c. Gudang digunakan sebagai tempat akumulasi dan menguatkan produk dalam kegiatan produksi dan pendistribusian. Gudang sebagai tempat penyimpanan
produk untuk memenuhi permintaan pelanggan secara cepat mempunyai beberapa fungsi di antara penerimaan dan pengiriman produk. Fungsi-fungsi
pokok gudang sebagai berikut: a. Receiving penerimaan dan shipping pengiriman
b. Identifying and sorting pengidentifikasian dan penyaringan c. Dispatching ke penyimpanan
d. Picking the order pemilihan pesanan e. Storing penyimpanan
f. Assembling the order perakitan pesanan g. Packaging pengepakan
h. Dispatching the shipment i. Maintaining record perawatan produk
3.7.1 Karakteristik Gudang
7
Umumnya, pada kebanyakan perusahaan gudang berada dalam ruangan. Pada suatu pabrik, kita dapat membedakan macam gudang menurut karakteristik
material yang akan disimpan, yaitu: 1. Penyimpanan Bahan Baku Gudang akan menyimpan setiap material yang
dibutuhkan atau digunakan untuk proses produksi. Lokasi gudang umumnya berada di dalam bangunan pabrik. Beberapa jenis barang tertentu bisa pula
7
John Warman. 2012. Manajemen Pergudangan. Jakarta : PT. Puka Sinar Harapan
Universitas Sumatera Utara
diletakkan di luar bangunan pabrik, sehingga perusahaan dapat menghemat biaya gudang karena tidak memerlukan bangunan khusus untuk itu. Gudang
demikian disebut pula stockroom karena fungsinya memang menyimpan stok untuk kebutuhan tertentu.
2. Penyimpanan Barang Setengah Jadi Dalam industri manufaktur, kita sering menemui bahwa benda kerja harus
melalui beberapa macam operasi dalam pengerjaannya. Prosedur demikian sering pula harus terhenti karena dari satu operasi ke operasi berikutnya
waktu pengerjaan yang dibutuhkan tidaklah sama. Akibatnya, barang atau material harus menunggu sampai mesin atau operator berikutnya siap
mengerjakannya. Ada dua macam barang setengah jadi work in process storage, yaitu: bahan berjumlah kecil dan barang berjumlah banyak.
3. Penyimpanan Produk Jadi Gudang demikian kadang-kadang disebut pula gudang dengan fungsi
menyimpan produk-produk yang telah selesai dikerjakan. Selain ketiga macam gudang di atas, ada pula beberapa macam gudang
lainnya yang perlu diketahui: 1. Penyimpanan bagi pemasok
Gudang penyimpanan barang nonproduktif dan akan digunakan untuk pengerjaan pengepakan, perawatan, dan penyimpanan barang kebutuhan
kantor.
Universitas Sumatera Utara
2. Penyimpanan komponen jadi Gudang untuk menyimpan komponen yang siap dirakit. Gudang demikian
biasa diletakkan berdekatan dengan area perakitan atau bisa pula ditempatkan secara terpisah di dalam penyimpanan barang setengah jadi.
3. Salvage Dalam sebagian proses produksi, ada kemungkinan beberapa benda kerja
akan salah dikerjakan. Akibatnya, barang memerlukan pengerjaan kembali untuk perbaikan, sehingga kualitas produksi diperbaiki. Oleh karena itu,
perusahaan memerlukan suatu area guna menyimpan benda kerja yang salah sebelum diproses kembali. Benda kerja yang tidak bisa diperbaiki akan
menjadi scrap atau buangan yang diletakkan di lokasi tersendiri. 4. Buangan dan limbah
Gudang digunakan untuk menyimpan material atau komponen yang salah dikerjakan dan sudah tidak bisa diperbaiki.
Gudang atau tempat penyimpanan pada umumnya memiliki fungsi yang cukup penting dalam menjaga kelancaran operasi produksi suatu pabrik. Tujuan
dan fungsi penyimpanan dari gudang adalah memaksimumkan utilitas sumber daya, kemudian memenuhi kebutuhan pelanggan atau memaksimumkan
pelayanan kepada pelanggan dengan memperhatikan kendala sumber daya. Di sini ada tiga tujuan utama yang berkaitan dengan pengadaan barang, yaitu:
Universitas Sumatera Utara
1. Pengawasan; yaitu sistem administrasi yang terjaga dengan baik untuk mengontrol keluar-masuknya material. Tugas demikian menyangkut pula
keamanan material, yaitu jangan sampai hilang. 2. Pemilihan; yaitu aktivitas pemeliharaan atau perawatan agar material yang
disimpan di dalam gudang tidak cepat rusak dalam penyimpanan. 3. Penimbunan atau penyimpanan; yaitu agar bila sewaktu-waktu diperlukan,
maka material yang dibutuhkan akan tetap tersedia sebelum dan selama proses produksi berlangsung.
Dalam memfasilitasi proses dan aktivitas pengelolaan barang, fungsi utama gudang adalah:
1. Penerimaan receiving; yaitu menerima material pesanan perusahaan, menjamin kuantitas material yang dikirim supplier, serta mendistribusikan
material ke lantai produksi. 2. Persediaan; yaitu menjamin agar permintaan dapat dipenuhi karena tujuan
perusahaan adalah memenuhi kepuasan pelanggan. 3. Penyisihan put away; yaitu menempatkan barang-barang dalam lokasi
penyimpanan. 4. Penyimpanan storage; yaitu bentuk fisik barang-barang yang disimpan
sebelum ada permintaan. 5. Pengambilan pesanan order picking; yaitu proses pengambilan barang dari
gudang sesuai permintaan. 6. Pengepakan packaging; yaitu langkah pilihan setelah proses pengambilan
picking.
Universitas Sumatera Utara
7. Penyortiran; yaitu pengambilan batch menjadi pesanan individu dan akumulasi pengambilan yang terdistribusi disebabkan variasi barang yang
besar. 8. Pengepakan dan pengiriman; yaitu pemeriksaan barang dalam kontainer
hingga pengiriman. Dalam penyimpanan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Hal-hal yang menjadi faktor utama dalam tata letak
penyimpanan adalah: a. Material mudah rusak; lingkungan tempat penyimpanan harus ideal.
b. Bentuk unik; hal ini akan menimbulkan masalah area dan pemindahan itemnya.
c. Item mudah hancur; perhatikan kelembaban dan metode. d. Material berbahaya; jenis demikian harus disimpan di lokasi tersendiri.
e. Keamanan material; hindari benturan saat ada pemindahan bahan. f. Compability, di mana item tipe kimiawi mudah bereaksi dengan zat kimia
lainnya. Penyimpanan barang atau produk dalam suatu gudang storage diatur dan
ditata sesuai dengan kebijakan perusahaan yang telah ditentukan. Pengaturan dan tata letak suatu gudang dapat dilihat dalam beberapa bentuk kebijakan
penyimpanan berikut, di mana metode terbaik yang akan diambil tergantung pada karakteristik item. Kebijakan-kebijakannya adalah:
1. Kebijakan Penyimpanan Acak Random Storage Policy; yaitu penyimpanan item yang datang di setiap lokasi yang tersedia, di mana setiap item
memunyai probabilitas sarana pada setiap lokasi.
Universitas Sumatera Utara
2. Kebijakan Penyimpanan Tetap Dedicated Storage Policy; Item disimpan pada lokasi tertentu tergantung tipe itemnya. Kebijakan demikian didesain
dengan luas penyimpanan setiap item sama dengan level maksimal persediaan, lalu hal demikian terjadi saat pengisian.
3. Cube Per-Order Index Policy. Rasio kebutuhan space penyimpanan item dengan jumlah transaksi SR untuk itemnya. Item dengan SR terbesar sedikit
dekat dengan titik IO. 4. Kebijakan Penyimpanan Berbasis Tertutup Closed Based Storage Policy;
Aplikasi efek pareto di mana 80 aktivitas SR oleh 20 item, 15 SR oleh 30, dan 5 SR oleh 50.
5. Kebijakan Penyimpanan Pangsa Shared Storage Policy; Kebijakan yang berada pada titik ekstrem random dan dedicated storage policy.
Dalam sebuah perencanaan, manajemen harus menentukan apakah pendirian sebuah pusat gudang atau beberapa fasilitas penyimpan di setiap tempat
yang digunakan dekat dengan stasiun kerja atau lintasan perakitan. Kemudian, yang terakhir adalah mendekati pemindahan bahan dan menghentikan
penumpukan produksi dalam pengiriman dari pusat gudang. Hal demikian berkaitan pula dengan pengawasan inventory. Dalam banyak waktu, setiap
fasilitas penyimpanan bisa pula dibangun untuk penggunaan, tetapi bukan untuk dimanfaatkan. Operasi pengawasan gudang antara lain adalah pengawasan
penyimpanan storage policies dan pengawasan order pilihan order picking policies.
Universitas Sumatera Utara
Operasi pengawasan terdiri atas pengawasan penyimpanan storage policies. Pada sebuah fasilitas penyimpanan, beberapa pengawasan memengaruhi
tata letak, lokasi sel-sel penyimpanan, dan tata letak item atas sel-sel. Berikut adalah uraian singkat bentuk pengawasan:
1. Physical similarity kemiripan fisik Pada item dengan kemiripan fisik, karakteristik dalam pengelompokannya
ditempatkan pada tempat yang sama. Sebagai contoh, item dengan ukuran besar disimpan dalam satu area, sedangkan item berukuran kecil di tempat
lainnya. Hal demikian diikuti oleh kemiripan penggunaan material handling, perlengkapan, dan kemiripan penempatan secara fisik untuk setiap area.
2. Functional similarity kemiripan fungsi Penyimpanan dilakukan atas dasar kemiripan fungsi yang disimpan pada
tempat yang sama. Sebagai contoh, alat-alat elektronik yang disimpan pada satu area.
3. Popularity popularitas Setiap gudang memunyai item yang diperoleh secara bersamaan dan jumlah
yang banyak. Pada sistem demikian, pergerakan cepat diperuntukkan bagi setiap item penyimpanan tertutup untuk area penerimaan dan pengiriman
serta item dengan pergerakan lambat di sistem yang lam. Bentuk pengawasan demikian bertujuan mempersiapkan jarak minimal pekerjaan gudang dan
dalam pemilihan pesanan. 4. Reserve stock separation penyimpanan dan pemisahan persediaan
Universitas Sumatera Utara
Beberapa keuntungan penyimpanan dan pemisahan persediaan dari pekerjaan penyimpanan adalah semua pekerjaan penyimpanan dapat diambil bersamaan
dalam kesamaan tempat dan rata-rata pemilihan dapat dilakukan dengan mudah.
5. Randomized storage penyimpanan acak Pada sistem proses informasi modern computerized inventory control
system, kemungkinan besar kemudahannya ada dalam penempatan tetap dan lokasi yang unik pada sebuah penyimpanan individu. Pertukaran dari
penyimpanan tetap dedicated storage yang tersedia ke penyimpanan acak randomized storage berbentuk hasil yang agak besar. Bentuk pengawasan
digunakan pada penyimpanan item dengan jarak yang didapat ketika dibutuhkan dan penyimpanan beberapa bentuk item yang penyimpanannya
tidak umum. 6. High security storage pengamanan penyimpanan
Bentuk pengawasan demikian dilakukan jika beberapa item terutama yang terpilih dan bentuk khas dibutuhkan sebagai kunci pengamatan dan
pengukuran. Beberapa faktor penting yang memengaruhi kenyamanan dalam tata letak
gudang adalah pengawasan yang diikuti bentuk pesanan, pengambilan pesanan pilihan, dan pengawasan. Faktor di atas digambarkan dalam batasan-batasan
berikut: 1. Sistem area;
Universitas Sumatera Utara
Penyimpanan item dalam gudang dengan bermacam logika; Dalam gudang, pergantian personel terus-menerus pada sebuah area mulai dari pemilihan
item yang telah direncanakan untuk pesanan sampai siap dikirim.
2. Sistem area dimodifikasi; Sistem dapat diterapkan di mana penyimpanan stock dilakukan secara
terpisah dalam pengerjaannya; Pemilihan order pesanan diikuti oleh sistem area ketika penambahan pegawai dimanfaatkan untuk menambah pengerjaan
stock penyimpanannya. 3. Sistem zona;
Pembagian wilayah-wilayah gudang dan pendistribusian pesanan di antara pemilihan pesanan, tiap unit merupakan pilihan dari daerah-daerah
penempatannya; 4. Sistem zona urutan;
Tiap pesanan dibagi dalam wilayah-wilayah pada sistem zona; Namun, pesanan melewati satu wilayah ke wilayah lainnya yang merupakan
perakitan. Beberapa pesanan bisa diproses serentak dan setiap hasilnya mulai dari satu wilayah ke wilayah berikutnya.
5. Sistem jadwal pesanan berganda multiple orders schedule system; Sebuah kelompok pesanan dapat dikumpulkan dan dianalisis untuk
menentukan total item yang dibutuhkan dari tiap wilayah atau zona. Dalam kemiripan kebiasaan pada sistem wilayah, item merupakan pilihan dari
Universitas Sumatera Utara
pembuatan satu trip langsung ke setiap wilayah pesanan yang dirakit mengikuti area untuk peningkatan pengiriman. Sedikit variasi dari operasi
demikian dijadwalkan serentak mengikuti komponen tiap wilayah yang dialokasikan dengan tiap order, kemudian diletakkan bersamaan untuk
pengiriman. Untuk penyimpanan individu atau item yang kecil, beberapa variasi
aksesori yang didapat seharusnya ada pada semua gudang. Kemudian, variasi yang digunakan adalah salah satu atau banyak dari beberapa pengembangan dan
pesanan fasilitas penyimpanan. Aksesorinya adalah bins peti atau bak, shelves papan atau palet, racks rak, stacking penumpukan, dan conveyor storage.
Shipping pengiriman berkaitan dengan persiapan-persiapan yang berkenaan dengan stocking produk jadi untuk memenuhi permintaan atau order;
pengepakan packaging; serta pemuatan ke dalam alat transportasi yang tersedia, kemudian dikirim ke konsumen yang memesannya. Aktivitas shipping dapat pula
disebut aktivitas receiving. Pada dasarnya, receiving, raw materials storage, warehousing, dan shipping akan memiliki kaitan erat dalam perencanaan tata
letaknya masing-masing. Seperti halnya receiving, lokasi departemennya harus berada sedekat mungkin dengan fasilitas transportasi yang menuju keluar pabrik.
Sementara itu, perencanaan luas area perlu mempertimbangkan beberapa faktor berikut:
1. Karakteristik produk yang dikelola 2. Jumlah pengiriman dan frekuensi pengiriman per periode
3. Metode pemindahan dan peralatan yang digunakan
Universitas Sumatera Utara
4. Lokasi area yang tersedia Kita perlu menggambarkan proses pokok di dalam fasilitas gudang sebagai
fungsi sistem penyimpanan. Receiving penerimaan merupakan departemen yang mempunyai aktivitas berkaitan dengan penerimaan material yang datang ke
pabrik. Setelah aktivitas inspeksi dilakukan, departemen receiving bertanggung jawab mengirimkannya ke gudang storage agar disimpan. Departemen
penerimaan bahan terutama bertanggung jawab terhadap hal-hal seperti: 1. Membongkar atau menurunkan material dari truk yang membahayakan.
2. Membongkar kotak pembungkus material yang dikirim. 3. Identifikasi dan pengecekan material yang datang.
4. Pengecekan tanda terima barang dan menyesuaikannya dengan kartu pesanan. 5. Mencatat adanya kerusakan-kerusakan yang dijumpai dari material yang
datang dan menyiapkan laporan untuk klaim. 6. Menyimpan data material yang datang untuk digunakan bila sewaktu-waktu
dibutuhkan. 7. Mengirim material yang datang ke departemen lain yang membutuhkan
segera atau mengirimkannya ke gudang untuk disimpan. Departemen pengiriman barang bertanggung jawab terhadap pemeriksaan
awal kuantitas dan kualitas material yang datang. Oleh karena itu, departemen pengiriman akan memunyai hubungan erat dalam melaksanakan tugas ini dengan
departemen pengendalian kualitas. Selanjutnya, perusahaan perlu melakukan suatu analisis terhadap material yang menyangkut karakteristik, jumlah, frekuensi
datang, berat atau volume, dan lain-lain serta waktu yang dibutuhkan untuk proses
Universitas Sumatera Utara
unloading guna menentukan area luas yang diperlukan departemen penerimaan. Aktivitas penerimaan barang merupakan awal aliran bahan yang akan diproses.
Maka, bagian penerimaan seharusnya ditempatkan berdekatan dengan fasilitas- fasilitas transportasi yang menghubungkan pabrik dengan lingkungan luar, seperti
fasilitas jalan raya, jalan kereta api, maupun tepi sungai.
3.8. Manajemen Rantai Pemasok
