KEARSIPAN 1
19
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara. Dengan kata lain arsip merupakan suatu bukti pertanggungjawaban
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara sehingga arsip perlu di kelola dan dimanfaatkan dengan baik agar
keselamatan dan keamanan arsip tersebut bisa terjamin. Pemanfatan arsip yang opimal dapat dicapai melalui tahapan
manajemen arsip modern yaitu perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat serta pengawasan yang ketat. Mengingat pentingnya arsip dalam
suatu organisasi, maka pengelolaan arsip harus dilakukan dengan baik dan benar sesuai dengan prinsip serta tujuan manajemen kearsipan,yaitu dapat
menyediakan arsip dengan cepat, tepat, lengkap dan efisien apabila dibutuhkan.
Manajemen dibutuhkan oleh organisasi untuk mengelola arsip menjadi informasi yang tepat melalui kegiatan pengorganisasian pekerjaan. Oleh
karena itu, manajemen arsip merupakan salah satu fungsi penting dalam setiap kegiatan. Dikatakan lebih lanjut bahwa manajemen arsip dalam
masyarakat informasi merupakan salah satu bagian penting bagi fondasi kemasyarakatan, karena manajemen dijalankan berdasarkan sumber-
sumber kemasyarakatan yang ada termasuk perilaku persepsi yang ada di dalamnya.
Dari uraian di atas tujuan kearsipan dapat disimpulkan sebagai berikut: 1 Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2 Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat. 3 Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
4 Penghematan tempat penyimpanan. 5 Menjaga rahasia arsip.
6 Menjaga kelestarian arsip. 7 Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.
D. Rangkuman
Dalam kehidupan sehari-hari dikenal istilah arsip, dokumen, pustaka, warkat dan kliping. Istilah-istilah tersebut mempunyai pengertian yang berbeda-beda
tetapi mempunyai tujuan yang sama yaitu memberikan informasi untuk kepentingan pelaksanaan perbaikan kerja dikemudian hari.
Dalam pengelolaannya dibutuhkan seseorang yang mengerti tentang arsip pengelola itu di sebut arsiparis karena arsip yang dikelolanya itu akan
disimpan berdasarkan system yang diterapkan dan menurut asas-asas yang
KEARSIPAN 1
20
telah disepakati oleh pihak pimpinan organisasiinstansi baik pemerintah maupun swasta yang mengacu pada peraturan perundangan-undangan yang
berlaku.
E. Tugas
Buatlah kelompok sesuai dengan kebutuhan, setiap kelompok terdiri atas laki- laki dan perempuan, carilah informasi tentang pengertian arsip, dokumen,
dokumentasi, pustaka, warkat, kliping dari berbagai sumber referrensi kemudian diskusikan dalam kelompok dan masing-masing kelompok
mempresentasikan hasil diskusi kelompok didepan kelas serta kelompok lain mendengarkan dan memperikan komentar.
F. Tes Formatif
1 Banyak orang menyebut istilah arsip, coba Anda tuliskan pemahaman Anda tentang apa yang dimaksud dengan arsip?
2 Apa pula yang dimaksud dengan warkat? 3 Orang sering menyebut istilah filing tetapi belum tentu memahami arti yang
sebenarnya. Bagaimana dengan Anda? coba jelaskan 4 Istilah filing system sudah populer di dunia perkantoran, apa sebenarnya
yang dimaksud dengan filing system? 5 Apakah yang dimaksud dengan guide? Jelaskan jawaban Anda
6 Apakah yang dimaksud dengan tab? Jelaskan jawaban Anda 7 Apakah yang dimaksud dengan folder?
G.
Kunci Jawaban Tes Formatif
1 Yang dimaksud dengan arsip adalah kumpulan warkatsurat-surat yang disimpan secara teratur dan sistematis agar bila sewaktu-waktu diperlukan
dapat ditemukan kembali dengan cepat. 2 Yang dimaksud dengan warkat adalah setiap catatan tertulis atau
bergambar tentang sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk keperluan pengingatan. Termasuk dalam pengertian warkat ialah, surat-surat, naskah
kontrak, bon penjualan, kuitansi, dan sebagainya. 3 Yang dimaksud dengan filing adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha
yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga jika diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
4 Filing sistem adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila mana diperlukan
lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat. Sistem filing dapat dibedakan menjadi 5 macam, yaitu sistem Wilayah, sistem nomor,
sistem tanggal, sistem pokok soal, sistem wilayah. 5 Yang dimaksud dengan guide adalah sekat yang menunjukan tempat atau
posisi surat disimpan. 6 Tab adalah sekat pemisah antara kelompok surat yang satu dengan
kelompok surat yang lain. 7 Folder adalah map yang berfungsi untuk menyimpan surat.
