Jenis-jenis arsip Persamaan dan Perbedaan Arsip, Dokumen serta Pustaka

KEARSIPAN 1 14 sebagai pertanggungjawaban dan untuk bahan penelitian saja bukti historis. Biasanya arsip statis berfungsi sebagai bahan informasi dan tersimpan di arsip Nasional. Persentase Tata Kearsipan : Untuk negara maju, 20 arsip aktif, 30-35 arsip inaktif, 35 dimusnahkan, 10 dalam proses pemusnahan. Untuk Indonesia hampir 100 = dianggap arsip aktif sehingga menumpuk banyak 2 Berdasarkan Nilai Guna Arsip Ditinjau dari penggunaannya arsip dapat dibedakan atas: a Nilai Guna Primer Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan instansipencipta atau yang menghasilkan arsip, nilai guna primer meliputi: 1 Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas fungsi lembagainstansi pencipta arsip 2 Nilai guna hukum, yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban negara serta pemerintah 3 Nilai guna keuangan, yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan 4 Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibata atau hasil dari penelitian murni atau terapan. b Nilai Guna Sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembagainstansi lain dan atau kepentingan umum diluar instansi pencipta arsip serta kegunaannya sebagai bukti pertanggungjawaban kepada masyarakatnasional, nilai guna skunder meliputi: 1 Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembagainstansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan serta akibat dari kegiatan tersebut 2 Nilai guna informasi, arsip yang mengandung informasi bagi penggunaan berbagai kepentingan penelitian sejarah tanpa dikaitkan dengan lembagainstansi pencipta 3 Berdasarkan Sifat Berdasarkan sifatnya arsip dapat dibedakan : a. Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasiaan surat. KEARSIPAN 1 15 b. Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua orang berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. Menurut tingkap penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip di bagi atas : Arsip sentral, yaitu arsip yang disiman di suatu pusat arsip depo arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus, ada yang disimpan secara khusus di jakarta pada arsip nasional pusat yang disingkat ANRI Arsip Nasional Republik Indonesia Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan disetiap bagianunit dalam suatu organisasi, arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada diunit bersangkutan 4 Berdasarkan keasliannya, arsip dibedakan atas arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, arsip petikan 5 Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pendidikan, arsip pemasaran, arsip penjualan dan sebagainya 6 Berdasarkan bentuk dan judulnya, arsip terdiri atas berbagai macam surat arsip korespondensi yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi 7 Berdasarkan sifat dan kepentingannya, arsip dibagi 2 dua yaitu: a. arsip penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan sebagainya dan b. arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanent disimpan untuk selama- lamanya, misalnya : akte, ijazah, dan sebagainya.

4. Fungsi Arsip

Adapun fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu: Aktifitas kantororganisasi akan berjalan dengan lancar. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis Dapat dijadikan bahan dokumentasi Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya Sebagai alat pengingat Sebagai alat penyimpanan warkat Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan oleh organisasiinstansi adalah: Sebagai alat penyimpanan warkat. Sebagai alat bantuan perpustakaan. KEARSIPAN 1 16 Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan. Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan. Pada dasarnya ada beberapa asas dalam pengelolahan surat baik surat masuk maupun surat keluar yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi atau gabungan antara kedua tersebut. Untuk penentuan asas tersebut ada beberapa pertimbangan misalnya lokasi dari setiap unit kerja apa berada dalam satu atap atau tidak, volume surat yang besar, jumlah pegawai dan pertimbangan lainnya. Asas-asas tersebut adalah: a. Asas Sentralisasi Secara umum asas yang digunakan oerganisasi adalah asas sentralisasi dalam arti bahwa semua surat masuk dan surat keluar melalui satu unit kerja secara terpusat sentral. Asas ini disebut juga asas satu pintu atau one doorgate policy. Dengan asas sentralisasi ini akan lebih mudah dalam pengendalian dan penelusurannya, karena pencatatan, penyampaian, dan pengiriman dilakukan secara terpusat juga dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatannya. Dengan kata lain bahwa dengan asas ini maka: Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendalian, dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kersipan. Surat masuk yang diterima langsung oleh unit pengelola harus disampaikan informasi terlebih dahulu ke unit kearsipan sehingga surat masuk tersebut teregister di unit yang berwenang. Pengunaan sarana pencatatan surat menjadi lebih efisien. Dengan melihat kondisi seperti ini maka asas sentralisasi sesuai untuk organisasi yang lingkup kerjanya berada dalam satu gedung atau satu atap dengan volume surat yang ditangani relatif kecil. b. Asas Desentralisasi Adalah kegiatan pengelolahan surat baik surat masuk maupun keluar sepenuhnya dilakukan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Unit kerja bertanggung jawab dalam melakukan penerimaan surat, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat. Dalam asas ini bagi organisasi yang unitnya terpencar atau mempunyai kantor perwakilan atau kantor cabang pada beberapa tempat akan lebih mudah dan efisien jika dilakukan secara desentralisasi dimana masing- masing unit organisasi melakukan kegiatan pengelolaan surat dinasnya. Kalau hal ini yang terjadi maka yang perlu dicermati adalah harus adanya pembakuan sistem dan prosedur serta sarana pencatatan yang standar