KEARSIPAN 1
18
2 Selalu mengikuti perkembangan dibidang pekerjaan, seperti : mengetahui peralatan-peralatan yang lebih canggih yang akan membantu tugasnya
3 Mengenal seluk beluk organisasiinstansi dengan tugas-tugas dan jabatan- jabatan
4 Memiliki keterampilan dalam bidangnya dan kepribadian yang baik Dari 2 dua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa petugas arsiparis
harus memiliki syarat sbb: 1 Pengetahuan dan keterampilan tentang arsip surat menyurat, seluk beluk
tentang organisasiinstansi dan tata kearsipan atau sistem kearsipan 2 Pendidikan minimal sekolah menengah kejuruan
3 Tekun, teliti, rapih, cermat, dan sabar dalam menyelesaikan pekerjaan 4 Cekatan, cerdas, dan kreatif dalam menjalankan pekerjaan
5 Disiplin, jujur, dan tanggung jawab 6 Ramah dan sopan dalam melayani permintaan arsip
7 Loyal dan dapat menyimpan rahasia 8 Sehat rohani dan jasmani
9 Bekerja secara profesional
6. Undang-Undang 43 Tentang Kearsipan
Lebih dari 38 tahun sejak diberlakukannya Undang-undang Nomor 7 tahun 1971, dunia kearsipan telah memiliki rel untuk berjalan sesuai aturan.
Kurun waktu antara tahun 1971 sampai dengan 2009 bukan merupakan waktu yang pendek, selama kurun waktu tersebut banyak perubahan yang terjadi,
baik di lingkup nasional maupun di lingkup yang lebih sempit, terutama moment reformasi yang telah membawa pengaruh dalam tata kehidupan berbangsa dan
bernegara. Selain hal tersebut otonomi daerah juga telah menimbulkan konsekuensi dalam tata pemerintahan. Pelimpahan kewenangan dari
pemerintah pusat ke pemerintah daerah menambah keragaman kegiatan yang menjadi kewenangan daerah.
Semangat reformasi yang sudah dicanangkan sebelumnya diharapkan terus ada dan mengubah segala sesuatu yang perlu diperbaiki. Seperti halnya
di bidang kearsipan, pertama menanggapi tuntutan situasi dan kondisi dalam menghadapi era keterbukaan. Kedua dengan berlakunya Undang-undang
Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, ada beberapa hal prinsip yang berbeda yang perlu dihadapi sebagai konsekuensi. Oleh karena itu
lahirnya Undang- undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan telah memberikan harapan baru bagi dunia kearsipan, karena telah dicamtumkannya
beberapa materi baru yang akan memperjelas pelaksanaan tugas–tugas kearsipan dimasa yang akan datang.
7. Fungsi Kearsipan dalam organisasiinstansi
Menurut Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
KEARSIPAN 1
19
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara. Dengan kata lain arsip merupakan suatu bukti pertanggungjawaban
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara sehingga arsip perlu di kelola dan dimanfaatkan dengan baik agar
keselamatan dan keamanan arsip tersebut bisa terjamin. Pemanfatan arsip yang opimal dapat dicapai melalui tahapan
manajemen arsip modern yaitu perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat serta pengawasan yang ketat. Mengingat pentingnya arsip dalam
suatu organisasi, maka pengelolaan arsip harus dilakukan dengan baik dan benar sesuai dengan prinsip serta tujuan manajemen kearsipan,yaitu dapat
menyediakan arsip dengan cepat, tepat, lengkap dan efisien apabila dibutuhkan.
Manajemen dibutuhkan oleh organisasi untuk mengelola arsip menjadi informasi yang tepat melalui kegiatan pengorganisasian pekerjaan. Oleh
karena itu, manajemen arsip merupakan salah satu fungsi penting dalam setiap kegiatan. Dikatakan lebih lanjut bahwa manajemen arsip dalam
masyarakat informasi merupakan salah satu bagian penting bagi fondasi kemasyarakatan, karena manajemen dijalankan berdasarkan sumber-
sumber kemasyarakatan yang ada termasuk perilaku persepsi yang ada di dalamnya.
Dari uraian di atas tujuan kearsipan dapat disimpulkan sebagai berikut: 1 Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2 Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat. 3 Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
4 Penghematan tempat penyimpanan. 5 Menjaga rahasia arsip.
6 Menjaga kelestarian arsip. 7 Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.
D. Rangkuman
Dalam kehidupan sehari-hari dikenal istilah arsip, dokumen, pustaka, warkat dan kliping. Istilah-istilah tersebut mempunyai pengertian yang berbeda-beda
tetapi mempunyai tujuan yang sama yaitu memberikan informasi untuk kepentingan pelaksanaan perbaikan kerja dikemudian hari.
Dalam pengelolaannya dibutuhkan seseorang yang mengerti tentang arsip pengelola itu di sebut arsiparis karena arsip yang dikelolanya itu akan
disimpan berdasarkan system yang diterapkan dan menurut asas-asas yang
