Undang-Undang 43 Tentang Kearsipan Persamaan dan Perbedaan Arsip, Dokumen serta Pustaka
KEARSIPAN 1
19
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara. Dengan kata lain arsip merupakan suatu bukti pertanggungjawaban
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara sehingga arsip perlu di kelola dan dimanfaatkan dengan baik agar
keselamatan dan keamanan arsip tersebut bisa terjamin. Pemanfatan arsip yang opimal dapat dicapai melalui tahapan
manajemen arsip modern yaitu perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat serta pengawasan yang ketat. Mengingat pentingnya arsip dalam
suatu organisasi, maka pengelolaan arsip harus dilakukan dengan baik dan benar sesuai dengan prinsip serta tujuan manajemen kearsipan,yaitu dapat
menyediakan arsip dengan cepat, tepat, lengkap dan efisien apabila dibutuhkan.
Manajemen dibutuhkan oleh organisasi untuk mengelola arsip menjadi informasi yang tepat melalui kegiatan pengorganisasian pekerjaan. Oleh
karena itu, manajemen arsip merupakan salah satu fungsi penting dalam setiap kegiatan. Dikatakan lebih lanjut bahwa manajemen arsip dalam
masyarakat informasi merupakan salah satu bagian penting bagi fondasi kemasyarakatan, karena manajemen dijalankan berdasarkan sumber-
sumber kemasyarakatan yang ada termasuk perilaku persepsi yang ada di dalamnya.
Dari uraian di atas tujuan kearsipan dapat disimpulkan sebagai berikut: 1 Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2 Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat. 3 Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
4 Penghematan tempat penyimpanan. 5 Menjaga rahasia arsip.
6 Menjaga kelestarian arsip. 7 Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.