KEARSIPAN 1
218
5. Sistem penyimpanan yang proses penyimpanannya menekankan pada
daerah asal surat disebut …. A.
Sistem Wilayah B.
Sistem tanggal C.
Sistem pokok masalah D.
Sistem nomor E.
Sistem wilayah 6.
Kelompok yang berfungsi sebagai petunjuk tempat arsip disimpan, adalah … A.
Folder B.
Guide C.
Tab D.
Indeks E.
Laci 7.
Surat-surat diletakkan dalam …., setelah itu disimpan pada lacifiling kabinet A.
Folder B.
Guide C.
Tab D.
Indeks E.
File 8.
Suatu alat bantu yang dapat digunakan untuk mempermudah penemuan arsip adalah ….
A. Kartu pinjam
B. Kartu indeks
C. Kartu serba guna
D. Kartu tunjuk silang
E. Filing cabinet
9. Ukuran guide adalah ….
A. Panjang 30 – 32 cm, Lebar 20 – 22 cm
B. Panjang 32 – 33 cm, Lebar 22 – 24 cm
C. Panjang 33 – 35 cm, Lebar 23 – 24 cm
D. Panjang 35 – 37 cm, Lebar 25 – 27 cm
E. Panjang 37 – 38 cm, Lebar 27 – 28 cm
10. Untuk memberi batas antara kelompok arsip dengan kelompok arsip yang lain diperlukan ….
A. Folder
B. Guide
C. Tab
D. Kartu indeks
E. Tanda khusus
KEARSIPAN 1
219
B. SOAL ESSAY
Jawablah pertanyaan dengan singkat dan benar 1. Sebutkan peralatan yang diperlukan dalam filing sistem abjad
2. Sebutkan dan beri contoh macam-macam gelar dalam mengindeks filing sistem abjad
3. Sebutkan dan jelaskan prosedur penemuan kembali arsip dalam filing sistem abjad
4. Sebutkan keuntungan menggunakan filing sistem abjad 5. Sebutkan kerugian menggunakan filing sistem abjad
6 Susunlah Indeks nama orang yang disertai dengan gelar menurut klasifikasi abjad di bawah ini
NAMA UNIT 1
UNIT 2 UNIT 3
KODE Jend. Wijaya Kusuma
Ir. Sinom Robyong KH. Sempono
R.A. Tilamsari Ny. Sombro
7. Uraikan singkat pengertian filing sistem tanggal
8. Uraikan singkat jenis-jenis perlengkapan yang diperlukan dalam filing sistem
tanggal 9.
Uraikan secara singkat langkah-langkah peminjaman arsip per lembar 10. Uraikan singkat langkah-langkah pengembalian arsip per lembar
11. Uraikan singkat langkah-langkah peminjaman arsip per berkas 12. Uraikan singkat langkah-langkah pengembalian arsip per berkas
13. Bagaimanakah jika ada perpanjangan peminjaman arsip? 14. Bagaimanakah bila bon peminjaman lembar III hilang?
C. SOAL PRAKTIK
1. Tuliskan kode penyimpanan arsip pada surat berikut sesuai dengan
klasifikasi masalah 2.
Buatlah kartu indeks surat tersebut.
KEARSIPAN 1
220
Hal : Lamaran Kerja
10 Agustus 2013 Lamp. : 1 berkas
Yth. Direktur Bayu Adhi Jl. Merdeka 1011
Jakarta Selatan Memperhatikan iklan lowongan pegawai perusahaan Bapak di harian
Kompas 5 Agustus 2013 bersama ini saya sampai lamaran untuk jabatan staf pembukuan di perusahaan Bapak. Adapun identitas saya adalah
sebagai berikut: Nama
: Kiki Herwanti TempatTgl. Lahir
: Yogyakarta, 10 Juni 86 Pendidikan
: Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi UGM Alamat
: Sarua Permai C1011 Jl. Lempar Lembing Pamulang, Tangsel
Sebagai bahan pertimbangan bersama ini dilampirkan: 1.
Daftar Riwayat Hidup 2.
Copy ijazah terakhir 3.
Surat Keterangan Kelakuan Baik 4.
Surat Keterangan kesehatan dari dokter Atas terkabulnya lamaran ini saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya Kiki Herwanti
Evaluasi Subyek 2 a. Simpanlah 2 surat berikut dengan menggunakan sistem pokok
masalahsubyek b. Temukan kembali arsip atas nama Adhityo Yudanto, perihal lamaran kerja
c. Surat tersebut disimpan dan ditemukan kembali dari filing cabinet yang dipakai latihan sebelumnya.
Penyimpanan: Suratnya diberi kode penyimpanan di sebelah kanan atas
Membuatkan kartu indeks Menyimpan arsip dalam filing cabinet laci KP
Menyimpan kartu indeks di kotak kartu indeks Penemuan:
Mengenali identitas arsip yang dicari Mencari kartu indeksnya arsip yang dicari
Mengambil arsip dari filing cabinet laci KP
