KEARSIPAN 1
141
KP 20.1
KP 20.2
KP 20.3
KP 20.4
KP 30.1
KP 30.2
KP 30.3
KP 30.4
KP 30.5
KP 30.6
KP 40.1
KP 40.2
KP 40.3
KP 40.4
KP 40.5
KP 40.6
KP 40.7
KP 40.8
KP 50
KP 60.1
KP 60.2
KP 60.3
7. Masukkan dan gantungkan hanging map tersebut dalam laci berkode KP yang telah diisi 7 tab sebelumnya, caranya sebagai berikut.
Hanging map KP 00.1 sd KP 00.3 diletakkan urut di belakang tab KP 00
Hanging map KP 10.1 dan KP 10.2 diletakkan urut di belakang tab KP 10
KEARSIPAN 1
142
Hanging map KP 20.1 sd KP 20.4 diletakkan urut di belakang tab KP 20
Hanging map KP 30.1 sd KP 30.6 diletakkan urut di belakang tab KP 30
Hanging map KP 40.1 sd KP 40.8 diletakkan urut di belakang tab KP 40
Hanging map KP 50 diletakkan dibelakan tab KP 50 Hanging map KP 60.1 sd KP 60.3 diletakkan urut di belakang tab
KP 60 8. Berilah kode klasifikasi surat yang akan disimpan dengan dengan
menggunakan kode klasifikasi masalah kepegawaian. Kode klasifikasi masalah kepegawaian ada di lembar informasi. Penulisan kode
penyimpanan pada surat terletak di sebelah kanan atas surat. 9. Tuliskan setiap identitas surat pada kartu indeks. Setiap satu surat
dibuatkan satu kartu indeks. Kolom titik-titik di sebelah kanan atas kartu indeks diisi nama orangorganisasi yang telah diindeks, penulisannya
cukup ditulis dengan kode nama orangorganisasi yang telah diindeks. Oleh karena itu Anda harus lebih dahulu mempelajari peraturan
mengindeks di modul. 10. Simpan arsip tersebut ke dalam hanging map yang ada dalam laci
kepegawaian. Perhatikan kesesuaian antara kode yang ada di hanging map dengan kode penyimpanan pada suratarsip yang akan disimpan,
keduanya harus cocok. 11. Simpan kartu indeks sesuai dengan indeks nama orangorganisasi.
Langkah-langkah penemuan kembali arsip: 1. Kenali identitas arsip yang diperlukan dari nama orangorganisasi atau
dari masalahnya. 2. Telusuri dengan menggunakan kartu indeks. Dari kartu indeks diperoleh
informasi kode tempat arsip disimpan 3. Ambil arsip yang dicari pada laci penyimpanan sesuai informasi yang
diberikan dari kartu indeksnya. Kalau arsip yang diambil akan segera dikembalikan maka tidak perlu
diletakkan out slip tanda arsip keluar pada tempat arsip yang diambil sebagai pengganti arsipbukti kalau arsipnya sedang digunakan.
KEARSIPAN 1
143
A. Tujuan Kegiatan Belajar
Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang penyimpanan dokumen sistem wilayah, peserta didik diharapkan dapat:
1. Dapat membuat daftar klasifikasi wilayah penyimpanan arsip dokumen dan surat dengan sistem wilayah;
2. Dapat membuat tab atau guide penunjuk penyimpanan arsip dokumen dan surat dengan sistem wilayah;
3. Dapat mengindeks dan menentukan kode penyimpanan arsip dokumen dan surat dengan sistem wilayah.
4. Dapat melaksanakan prosedur menyimpan surat dengan sistem wilayah. 5. Dapat menemukan kembali surat dengan sistem wilayah.
B. Uraian Materi
1. Pengertian Pengelolaan Dokumen Sistem Wilayah Yang dimaksud dengan pengelolaan dokumen sistem wilayah adalah
sistem penyimpanan dokumen, berkas danatau arsip yang dijadikan pedoman untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan berdasarkan wilayah dari
pengirim surat atau wilayah mengirimi surat. Jika ada surat masuk dan sudah diproses dengan benar, maka arsipnya
disimpan berdasarkan wilayah asal surat, sedangkan untuk surat keluar, arsipnya disimpan berdasarkan wilayah pihak yang dikirimi surat. Penyimpanan berkasarsip
yang dipergunakan dalam sistem wilayah adalah serangkaian pembagian wilayah yang disesuaikan dengan kegiatan badan usaha atau jasa di wilayah yang
dipergunakan. Badan usaha atau bidang jasa lain yang akan mempergunakan
penyimpanan arsip dengan sistem wilayah harus mengumpulkan seluruh berkasarsip yang ada, kemudian menyortir atau memisahkan berkas atau arsip
yang ada berdasarkan pembagian wilayah yang telah ditetapkan, seperti wilayah Provinsi, kabupaten, kecamatan, kelurahan hingga RW, maupun RT. Sebagai
contoh, suatu badan usaha yang bergerak di bidang penjualan mengatur kegiatan usahanya dikaitkan dengan domisili pembelinya, oleh karena itu penataan
berkasnya yang antara lain berupa surat pesanan maupun faktur penjualan ditata dengan menggunakan sistem penyimpanan wilayah.
KEARSIPAN 1
144
Sebetulnya sistem wilayah ini timbul karena adanya kenyataan bahwa dokumensurat tertentu lebih mudah dikelompokkan menurut tempat asal
pengirimnya atau nama tempat tujuan dibandingkan dengan nama badan usaha, nama individu, ataupun isi dokumensurat bersangkutan. Sistem wilayah disebut
juga sistem lokasi atau sistem nama tempat.
2. Keuntungan dan Kerugian Sistem Wilayah Sistem penyimpanan arsip menurut wilayah memiliki keuntungan sebagai
berikut : a. Pemberkasan langsung dapat dilakukan tanpa rujukan ke indeks.
b. Penentuan tempat berkas secara cepat dilakukan apabila orang yang memerlukannya mengetahui subyek yang dibahas.
c. Dapat diketahui dan diperoleh informasi untuk masing-masing daerah berdasarkan berkas yang disusun.
d. Perkiraan aktivitas berkas dapat segera diketahui apabila berkas dapat ditambah, dikurangi, atau disusun kembali dengan mudah.
Sedangkan kerugian-kerugian penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem wilayah, yaitu:
a. Perlu kerja tambahan karena pemakai harus menyusun dua berkas, yaitu berkas berdasarkan wilayah dan berkas untuk indeks.
b. Bila badan perorangan atau badan memiliki dua alamat, maka manajer arsip harus menyusun berkas kedua alamat tersebut.
c. Salah pemberkasan dapat terjadi karena ada dua nama yang sama atau nama jalan yang sama yang terletak di satu daerah atau beberapa
daerah tertentu. 3. Daftar Klasifikasi Wilayah
Penerapan sistem penyimpanan wilayah bergantung pada pembagian wilayah yang ada di daerah tersebut. Oleh karena itu sebelum menyortir surat-
surat, terlebih dahulu dibuat daftar klasifikasi wilayah. Susunan arsip sistem wilayah bersifat tidak langsung, artinya pengarsipan dimulai dengan kelompok
besar, misalnya Provinsi, kemudian daerah yang termasuk di dalamnya disusun menurut wilayah, seterusnya sampai pembagian wilayah yang lebih
kecil. Untuk mempermudah pemahaman dalam membuat klasifikasi wilayah, sebagai contoh perhatikan pembuatan daftar klasifikasi wilayah yang ada di
Provinsi Jawa Timur. Penyusunan Daftar Klasifikasi Untuk Provinsi
Contoh: Provinsi JAWA TIMUR a Subjek Utama
1 Kota Banyuwangi 2 Kota Gresik
3 Kota Jember
