Arsip . Pengertiannya dapat dilihat dari 2 dua segi, yaitu :

KEARSIPAN 1 7 dalam bahasa latinnya berbunyi “Archivium”. Pengantar Kearsipan Sebagai Sistem, Arsip Nasional RI, hal 2 2 Pendapat Para Ahli rsiparis Belanda, S. Muller 1848-1922, J.A. Feith 1858-1913 dan R. Fruin 1857-1955 dalam bukunya yang berjudul Handleiding Voor het Ordenen en Beschrijven van Archiven diterbitkan tahun 1898 yang kemudian diterjemahkan dalam bahasa Inggris oleh arsiparis Amerika Arthur H. Leavitt dengan judul Manual for Arrangement and Description of Archives 1940. Kata ”Archief” diartikan segenap dokumen tertulis, gambar dan bahan cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu badan administratif atau oleh salah seorang pejabatnya dan sebegitu jauh dokumen-dokumen ini dimaksudkan untuk tetap berada dalam pemeliharaan badan-badan atau pejabat yang bersangkutan. elanjutnya Sir Hilary Jenkinson dalam bukunya A Manual of Orchives Administration Oxford 1922, Archives diartikan sebagai dokumen yang disusun atau digunakan selama transaksi administratif dan eksekutif pemerintah ataupun swasta yang membentuk sebagian, dan kemudian dipelihara di tempat pemeliharaan guna informasi mereka oleh orang-orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu dan penggantinya yang sah. rsiparis Italia, Eugenio Casanova 1867-1951 dalam bukunya Archivistica Seina 1928 Arsip sebagai penambahan secara tertib dokumen-dokumen yang diciptakan selama kegiatannya oleh suatu lembaga atau perorangan, dan dipelihara untuk pelaksanaan tujuan politik, hukum, atau budaya oleh lembaga perorangan tersebut. rsiparis Jerman, Adolf Brenneke 1875-1946 dalam bukunya Arshivkunde Leipzig 1953, Arsip sebagai segala kertas-kertas dan dokumen-dokumen yang tumbuh dari kegiatan legal atau niaga dari suatu badan atau badan hukum yang dimaksudkan untuk pemeliharaan kekal di tempat tertentu sebagai sumber-sumber dan bukti masa lampau. rof. Prajudi Atmosudirdjo membedakan istilah file dan records walau dalam bahasa Indonesianya diartikan arsip. File berarti: Wadah, tempat, map, ordner, doos, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, dan bahan- bahan tertulis, piagam, surat, keputusan, daftar, dokumen, dan peta. enurut The Liang Gie , Dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat- warkat penting mengenai kemajuan organisasi. Menurut UU No. 7 tahun A S A A P M KEARSIPAN 1 8 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan pasal 1 yang dimaksud arsip dalam undang-undang ini adalah : 1 Naskah-naskah yang dibuat dan diterima lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan 2 Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Dari pendapat yang telah dipaparkan menyatakan bahwa arsip merupakan dokumen yang merekam informasi baik yang berbentuk tunggal maupun kelompok berjilid dan dokumen tersebut merupakan hasil dari kegiatan suatu lembaga atau kantor baik pemerintah maupun swasta dan digunakan sebagai rujukan dan bukti sejarah masa lampau. Kemudian dari peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dari peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, dapat disimpulkan bahwa arsip tidak hanya berupa dokumen berbentuk kertas yang tunggal maupun kelompok berjilid tapi arsip juga berupa rekaman informasi dalam berbagai media sesuai dengan perkembangan zaman, contoh dari arsip tersebut dapat berupa kaset, CDDVD, atau media lainnya sesuai dengan perkembangan zamannya. Dan untuk penyerahan arsip itu sendiri tidak harus dari suatu badan atau organisasi baik pemerintah maupun swasta tapi bisa juga dari perorangan. Di dalam bahasa Indonesia dikenal juga kata “arsip” “file” dan “Record” yang banyak digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari. Masing- masing mempunyai pengertian sebagai berikut : 1. File adalah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara aktif jadi masih secara langsung di gunakan. 2. Record adalah arsip in aktif yang oleh unit kerja setelah diadakan seleksi dan diserahkan penyimpanannya ke unit kearsipan pada unit kearsipan pada instansi bersangkutan. Arsip in aktif ini sudah menurun nilai kegunaannya dalam proses administrasi sehari-hari. KEARSIPAN 1 9 3. Archive adalah arsip statis yang terdapat di Arsip Nasional RI pusat atau daerah. Jadi jelasnya bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang tidak secara langsung digunakan dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang. Hal yang paling utama dari definisi arsip yang dikemukakan oleh para ahli adalah: Pertama arsip harus merupakan bukti evidence dari suatu kejadian, tetapi bukti tersebut merupakan bukti dari lebih satu orang. Dengan kata lain, suatu arsip harus berisi data yang mempunyai arti sosial. Kedua, arsip harus disimpan didalam bentuk yang nyata. Tiga media arsip secara umum terdiri dari kertas paper, film dan magnetic media. Arsip berbasis kertas merupakan data, gambar atau teks yang disimpan pada sesuatu yang terkomposisi secara kimiawi tanpa melihat ukuran, warna atau berat kertas. F.W. Chesire, 1956 Untuk arsip media magnetic merupakan data, gambar atau teks yang disimpan dan ditemukan kembali melalui penulisan kode secara magnetik dan khusus berkaitan dengan komputer. Ketiga, arsip harus dapat ditemukan kembali secara fisik maupun informasinya. Arsip dapat dibedakan dengan non arsip non record, karena non arsip merupakan keseluruhan informasi dalam bentuk yang tidak nyata. Satu contoh dari non arsip adalah percakapan biasa. Non arsip ini dalam kondisi lingkungan tertentu dapat menjadi arsip. Dari hal tersebut di atas secara umum Arsip dapat didefinisikan sebagai rekaman informasi dari aktivitas dan kegiatan suatu organisasi. Rekaman informasi arsip dapat digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan kegiatan suatu organisasi. Kesadaran mengenai pentingnya arsip diketahui seluruh pihak dalam organisasi baik dari lini atasan hingga bawahan. Apa yang akan terjadi apabila dalam suatu organisasi tidak ada perhatian pada masalah arsip. Jika arsip dibiarkan maka akan menimbulkan permasalahan baru yaitu akan dikemanakan arsip tersebut dan tentunya akan kesulitan dalam pencarian suatu dokumen yang diperlukan, yang lebih berbahaya apabila surat atau dokumen tersebut tersebut hilang atau jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggungjawab. Arsip dapat dikategorikan menjadi 2 dua yaitu arsip aktif dan inaktif. Untuk kategori arsip aktif sebaiknya arsip tersebut disimpan dekat tempat bekerja hal ini akan memudahkan penggunaannya selain itu penyimpanan arsip harus berdasarkan prinsip kearsipan, yaitu cepat ditemukan kembali apabila diperlukan, dengan cara mengklasifikasi berdasarkan abjad, subyek, numeric, dan kode klasifikasi. KEARSIPAN 1 10 Arsip aktif merupakan bagian penting dalam mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan, dan juga mendukung proses pengambilan keputusan, untuk itu arsip aktif harus selalu tersedia pada saat diperlukan maka disimpan ditempat yang mudah untuk diambil. Arsip inaktif adalah arsip aktif yang telah selesai diproses dan telah menurun frekuensi pemakaiannya, dan jika dibiarkan akan memenuhi meja dan ruang kerja, untuk itu penyimpanannya diserahkan pada unit kearsipan dalam organisasi atau dapat dimusnahkan dengan memperhatikan karakteristik dan nilai guna dari arsip tersebut. Untuk melakukan penyimpanan arsip maupun data dalam organisasi akan diperlukan sebuah kerangka system disentralisasi atau sentralisasi. Secara teoritis, bahwa setiap organisasi akan menghasilkan arsip. Arsip yang tercipta akan membutuhkan pengelolaan, maka diperlukan sistem dan organisasi kearsipan. Setiap organisasi atau instansi sudah seharusnya terbentuk secara alamiah apa yang disebut sebagai unit-unit pengolah dan unit kearsipan. Hubungan antara unit kearsipan dan unit-unit pengolah tersebut yang harus diwujudkan untuk saling bersinergi.

b. Dokumen

Dokumen menurut bahasa Inggris adalah “Documentation” dan menurut bahasa latin “Documentum”. Banyak pengertian dokumen di antaranya dalam Wikipedia Bahasa Indonesia yang dimaksud dokumen adalah sebuah tulisan yang memuat informasi, biasanya, dokumen ditulis di kertas dan informasinya ditulis memakai tinta baik memakai tangan atau memakai media elektronik seperti printer. Menurut kamus kepegawaian yang dimaksud dengan dokumen adalah semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan di pilah untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau disebarkan. Menurut Kamus Bahasa InggrisWebster Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan melengkapi keterangan dengan fakta-fakta, seperti surat keterangan, surat pernyataan, lampiran, dll. Dokumen adalah surat berharga yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan. Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa dokumen adalah suatu yang tertulis dan tercetak yang dapat digunakan untuk bukti atau keterangan. Dokumen-dokumen itu perlu didokumentasikan, dokumentasi merupakan usaha untuk melakukan pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dari berbagai bidang atau pemberian atau juga pengumpulan bukti dan keterangan-keterangan seperti gambar, kutipan, guntingan koran, bahan referensi, dan lain-lain. KEARSIPAN 1 11

c. Pustaka

Menurut W.J.S. Poerwadarminta dalam kamus Umum Bahasa Indonesia yang dimaksud dengan pustaka adalah kitab, buku, kitab primbon, tempat persediaan buku-buku untuk dibaca, kumpulan buku-buku bacaan dsb.

d. Warkat

Menurut W.J.S. Poerwadarminta dalam kamus Umum Bahasa Indonesia yang dimaksud dengan warkat adalah surat, isi surat; pos, lembaran surat pos yang boleh dilipat sebagai surat tertutup, Pengertian warkat dapat dilihat dari 2 segi, yaitu : 1 Pengertian Secara Sempit Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia KBBI, warkat dapat berarti surat atau isi surat. 2 Pengertian Secara Luas Warkat adalah setiap informasi tertulis, tercetak atau bergambar surat- surat, catatan-catatan, perhitungan-perhitungan, grafis-grafis, atau gambar- gambar yang masih memiliki kegunaan sebagai bahan informasi dan ingatan bagi organisasi. Berdasarkan pengertian tersebut berarti tidak semua catatan, grafik, gambar, dan sebagainya itu disebut warkat. Apabila catatan-catatan, grafik, dan gambar-gambar tersebut masih memiliki kegunaan sebagai informasi dan ingatan organisasi maka layaklah bila disebut warkat. Dengan demikian, catatan-catatan, grafik-grafik, dan gambar-gambar yang sudah tidak memiliki kegunaan sebagai bahan informasi dan ingatan bagi organisasi, tidak dapat disebut sebagai warkat. Mengingat warkat masih memiliki kegunaan, maka warkat-warkat tersebut perlu dihimpun, ditata, disimpan, dan dipelihara. Dalam kehidupan sehari-hari, warkat yang sering kita jumpai adalah warkat dalam bentuk surat. Aneka surat yang termasuk dalam pengertian warkat, misalnya surat kuasa, surat pemberitahuan, surat undangan, surat keterangan, surat referensi, surat rekomendasi, surat pernyataan, memo atau nota, surat pengantar, surat pesanan jasa atau surat tempahan, surat penugasan, surat permohonan, surat ucatan, surat perkenalan, surat penawaran, surat permintaan penawaran, surat pesanan, surat penerimaan pesanan, surat konfirmasi pesanan, surat penolakan pesanan, surat referensi bank, surat referensi dagang, surat pengiriman barang, surat tanda bukti, faktur, daftar rincian barang, surat pengantar barang, telegram, surat penagihan, surat perjanjian, surat penuntutan atau surat klaim, surat pengnagkatan atau surat keputusan, surat pernyatan, surat-surat fiskal, surat gugat atau somasi, surat izin, surat keterangan, surat akte pendirian perusahaan akte notaris, surat izin usaha perusahaan SIUP, surat asuransi, surat keterangan hak milik tanahgedung sertifikat, surat tanda terima uang kuitansi, catatan pembukuan nota keuangan, segenap bentuk beraturan perundang-undangan, dan surat-surat rutin lainnya.