KEARSIPAN 1
59
A. Tujuan Pembelajaran
Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang penyimpanan arsip sistem tanggal, peserta didik diharapkan:
1. Dapat membuat daftar klasifikasi tanggal penyimpanan arsip dokumen dan surat dengan sistem tanggal.
2. Dapat menentukan kode penyimpanan arsip dokumen dan surat dengan sistem tanggal.
3. Dapat melakukan penyimpanan dan penemuan kembali arsip dokumen dan surat dengan sistem tanggal
4. Menemukan kembali arsipdokumen yang telah disimpan dengan menggunakan sistem tanggal;
5. Mengembalikan arsipdokumen setelah dipinjam pada tempatnya dengan menggunakan sistem tanggal.
B. Uraian Materi
1. Pengertian Penyimpanan Berdasarkan Sistem Tanggal
Filing sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan atau tahun. Dalam sistem ini yang dijadikan
kode penyimpanan dan penemuan kembali adalah tanggal, bulan atau tahun pembuatan surat atau tanggal surat yang tercantum pada barisan tanggal yang
tercantum dalam arsip itu sendiri. Sistem tanggal merupakan sistem yang paling sederhana dan praktis
sehingga cocok diterapkan kepada perusahaan kecil yang kegiatannya masih sedikit dan masalahnya belum kompleks.
2. Merancang Klasifikasi Tanggal
Dalam sistem tanggal atau disebut sistem kronologis, pengelompokan tetap dilaksanakan atas sistem subjek, sub subjek, dan satuan sub subjek.
Yang dijadikan pengelompokan itu adalah tanggal, bulan, dan tahun yang tercantum pada barisan tanggal surat. Yang ditetapkan sebagai subjek adalah
tahun, sebagai sub subjek adalah bulan, dan sebagai satuan sub subjek adalah tanggal.
Prinsip klasifikasi seperti yang telah dilakukan pada filing sistem kearsipan yang lain sistem alpabet, sistem nomor, sistem wilayah, sistem
subjek mengarah pada susunan penataan arsip yaitu mengatur
KEARSIPAN 1
60
pengelompokan dan penyimpanan arsip pada unit-unit yang lebih kecil. Untuk menghemat tenaga, waktu tempat dan perlu dilakukan pemberian kode.
Dari uraian di atas dapat diambil suatu kesimpulan sebagai berikut: 1. Tahun ditetapkan sebagai judul laci.
2. Bulan ditetapkan sebagai judul guide. 3. Tanggal ditetapkan sebagai judul folder.
KODE TANGGAL SURAT
KODE LACI FILING CABINET
GUIDE BULAN FOLDER
15 Maret 2013 2013
Maret 15
1 April 2013 2013
April 1
5 Mei 2013 2013
Mei 5
17 Agustus 2013 2013
Agustus 17
20 Maret 2013 2013
Maret 20
1 Oktober 2013 2013
Oktober 1
18 November 2013 2013
November 18
22 Desember 2000 2000
Desember 22
14 November 2013 2013
November 14
Mengindeks dalam sistem tanggal adalah menetapkan tanggal, bulan, dan tahun yang ada pada surat tanggal surat dijadikan sebagai kode
penyimpanan. Klasifikasi sistem tanggal surat atau warkat yang bertahun sama disimpan dalam laci yang sama. Warkat atau surat yang bulannya sama
akan berada di belakang guide yang sama, serta surat atau warkat yang bertanggal sama akan terdapat dalam folder yang sama.
Contoh : Surat yang bertanggal 15 Maret 2013 diindeks sebagai berikut.
2013 = Unit 1 sebagai kode laci.
Maret = Unit 2 sebagai kode guide.
15 = Unit 3 sebagai kode folder.
3. Prosedur Penyimpanan Arsip Persiapan
Kegiatan yang penting sebelum melakukan penyimpanan arsip adalah persiapan peralatan yang akan digunakan dalam penyimpanan arsip
yang menggunakan filing sistem tanggal. Peralatan yang perlu disiapkan, yakni:
Kategori