KEARSIPAN 1
188
b. Sistem Pengarsipan Nomor langsung
Sistem pengarsipan nomor langsung Direct Number Filing System ini mempunyai bagian utama dengan penomoran ratusan 100, 200 dan seterusnya
yang ditandai dengan petunjuk pada posisi pertama dengan tanda merah. Sub bagiannya ditandai dengan petunjuk pada posisi kedua dengan tanda biru dan
petunjuk posisi ketiga dengan tanda kuning, semuanya dalam puluhan. Semua label petunjuk dapat disisipkan sehingga batas nomor-nomor bisa digunakan
sesuai dengan kebutuhan kantor. Masing–masing folder mempunyai tanda potongan yang menunjukkan nomor-nomor dan nama-nama.
c. Sistem Pengarsipan Setara
Sistem pengarsipan nomor setara Sequential Numerik Shelf Filing System mempunyai folder berwarna dengan nomor-nomor bercetak tebal yang berurutan.
Folder mudah dikenali dari warna dan nomor yang tercantum dalam tab-tab di posisi pertama dan ketiga. Penandaan tab-tab di tengahnya juga dapat dilakukan
dengan menggunakan sistem ini tetapi dengan kelompok warna yang berbeda. Folder-folder diurutkan dalam warna-warna yang diinginkan. Adapun
warna-warna yang digunakan adalah oranye, kuning, abu-abu, biru, merah, ungu, coklat kayu, dan hijau atau warna-warna yang direkomendasikan dapat mengenali
folder yang salah diarsipkan. Nomor awal folder merupakan nomor yang secara khusus disusun dengan nomor yang urut sebagai contoh, 2, 4, 6, atau 10, 20, 30,
40. Kotak-kotak warna ini terdiri atas 10 digit, 0 sampai 9, yang dicetak pada
label yang diletakkan di ujung folder, yaitu 1 = magenta, 2 = orange, 3 = merah, 4 = hijau muda, 5 = hijau gelap, 6 = biru, 7 = ungu, 8 = merah kayu, 9 = coklat, 0 =
merah muda. Warna yang terletak di dasarbawah di setiap folder berubah dari folder ke folder, sama seperti nomor yang berubah 6, 7, 8, 9, 0. Warna pada
kotak yang berada pada posisi kedua dari bawah akan berubah setiap 10 folder. Apabila terjadi kesalahan pada pengarsipan, warna dari kotak yang berwarna itu
tidak akan cocok, sehingga kesalahan dengan mudah dapat diketahui, yang secara otomatis menunjukkan file pada folder tidak sesuai. Penempatan sistem dengan
label-label berwarna untuk klien ini dilakukan setelah dikonsultasikan dan diketahui apa yang dibutuhkan oleh klien.
Langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum arsip ditempatkan dengan menggunakan sistem ini adalah: 1 Memberi nomor pada guide dan
folder, 2 MengNomorkan bermacam-macam seksi dengan guide dan folder, 3 MengNomorkan kartu, dan 4 Penambahan buku. Penjabaran langkah-langkah
tersebut adalah sebagai berikut: 1.
Memberi Nomor pada Guide dan Folder Lakukan penomoran arsip secara berurutan berdasarkan seri dalam guide
prima, nomor 100, 110, dan seterusnya atau sesuai dengan kebutuhan. 100- 109 merupakan folder, setiap folder diberi nama. Pada umumnya setiap
guide terdiri atas 5 sampai 10 folder. Pada setiap folder terdapat tab yang diberi nomor 1, 2, 3, 4, 5, dan seterusnya atau 100, 101, 102, 103, dan
seterusnya.
KEARSIPAN 1
189
2. Menomorkan Bermacam-macam Seksi dengan Guide dan Folder
Membuat nomor macam-macam seksi dilakukan dalam sistem nomor untuk menyimpan arsip-arsip korespondensi yang volumenya kecil. Banyak kantor
yang menggunakan penomoran individual yang foldernya tidak melebihi 5 surat pada satu korespondesi. Surat diberkaskan atas nama pelangganklien
dalam macam-macam seksi dengan menggunakan aturan yang sama dengan pemberkasan arsip secara alphabet. Seluruh seksi dari guide dan
folder ditempatkan dengan menggunakan penomoran yang berkelanjutan. Penempatan ini akan lebih baik jika dilakukan berdasarkan jenis seksi yang
tertulis di depan file. 3.
Menomorkan Kartu Kartu yang berisi arsip yang terdapat di guide atau folder disusun
berdasarkan Nomor dan masalah. 4.
Buku Arsip Setiap arsip yang masuk dalam guide atau folder ditulis pada buku
berdasarkan nomormasalah sebagai pedoman dalam pencarian.
d. Prosedur Penyimpanan Sistem Nomor Seri
Langkah-langkah prosedur penyimpanan sistem nomor hampir sama dengan langkah prosedur penyimpanan sistem Nomor, yaitu memeriksa, mengindeks,
mengkode, menyortir dan menempatkan. Prosedur ini sama saja baik untuk penyimpanan surat maupun non-surat. Bedanya hanya pada peralatan, misalnya
pada penyimpanan surat diperlukan map sedangkan pada penyimpanan non surat misalnya kartu tidak memerlukan map. Pada penyimpanan yang mempergunakan
map niscaya map campuran untuk surat-surat yang jumlahnya belum lebih dari lima, dan kemudian memberikan map individu bagi koresponden yang jumlah
suratnya sudah lima. Hal ini tentu saja tidak diperlukan juga pada penyimpanan yang mempergunakan map ordner, misalnya pada penyimpanan kuintansi.
1. Memeriksa. Langkah ini dilakukan agar yang disimpan itu adalah surat yang sudah benar-
benar harus disimpan, sebab adakalanya surat masih harus beredar dulu dari unit kerja ke unit pemeriksaan dilakukan dengan cara melihat tanda perintah
“simpan” atau file yang lazim juga disebut release mark pada surat atau slip disposisi yang ditempelkan pada surat. Bila petugas yakin bahwa surat sudah
selesai diproses, barulah surat dapat disimpan.
ASTRA MOTOR
FILE
Kategori