Sistem Pengarsipan Nomor langsung

KEARSIPAN 1 189 2. Menomorkan Bermacam-macam Seksi dengan Guide dan Folder Membuat nomor macam-macam seksi dilakukan dalam sistem nomor untuk menyimpan arsip-arsip korespondensi yang volumenya kecil. Banyak kantor yang menggunakan penomoran individual yang foldernya tidak melebihi 5 surat pada satu korespondesi. Surat diberkaskan atas nama pelangganklien dalam macam-macam seksi dengan menggunakan aturan yang sama dengan pemberkasan arsip secara alphabet. Seluruh seksi dari guide dan folder ditempatkan dengan menggunakan penomoran yang berkelanjutan. Penempatan ini akan lebih baik jika dilakukan berdasarkan jenis seksi yang tertulis di depan file. 3. Menomorkan Kartu Kartu yang berisi arsip yang terdapat di guide atau folder disusun berdasarkan Nomor dan masalah. 4. Buku Arsip Setiap arsip yang masuk dalam guide atau folder ditulis pada buku berdasarkan nomormasalah sebagai pedoman dalam pencarian.

d. Prosedur Penyimpanan Sistem Nomor Seri

Langkah-langkah prosedur penyimpanan sistem nomor hampir sama dengan langkah prosedur penyimpanan sistem Nomor, yaitu memeriksa, mengindeks, mengkode, menyortir dan menempatkan. Prosedur ini sama saja baik untuk penyimpanan surat maupun non-surat. Bedanya hanya pada peralatan, misalnya pada penyimpanan surat diperlukan map sedangkan pada penyimpanan non surat misalnya kartu tidak memerlukan map. Pada penyimpanan yang mempergunakan map niscaya map campuran untuk surat-surat yang jumlahnya belum lebih dari lima, dan kemudian memberikan map individu bagi koresponden yang jumlah suratnya sudah lima. Hal ini tentu saja tidak diperlukan juga pada penyimpanan yang mempergunakan map ordner, misalnya pada penyimpanan kuintansi. 1. Memeriksa. Langkah ini dilakukan agar yang disimpan itu adalah surat yang sudah benar- benar harus disimpan, sebab adakalanya surat masih harus beredar dulu dari unit kerja ke unit pemeriksaan dilakukan dengan cara melihat tanda perintah “simpan” atau file yang lazim juga disebut release mark pada surat atau slip disposisi yang ditempelkan pada surat. Bila petugas yakin bahwa surat sudah selesai diproses, barulah surat dapat disimpan. ASTRA MOTOR FILE