Tujuan Kegiatan Belajar Kelas 10 SMK Kearsipan 1

KEARSIPAN 1 144 Sebetulnya sistem wilayah ini timbul karena adanya kenyataan bahwa dokumensurat tertentu lebih mudah dikelompokkan menurut tempat asal pengirimnya atau nama tempat tujuan dibandingkan dengan nama badan usaha, nama individu, ataupun isi dokumensurat bersangkutan. Sistem wilayah disebut juga sistem lokasi atau sistem nama tempat. 2. Keuntungan dan Kerugian Sistem Wilayah Sistem penyimpanan arsip menurut wilayah memiliki keuntungan sebagai berikut : a. Pemberkasan langsung dapat dilakukan tanpa rujukan ke indeks. b. Penentuan tempat berkas secara cepat dilakukan apabila orang yang memerlukannya mengetahui subyek yang dibahas. c. Dapat diketahui dan diperoleh informasi untuk masing-masing daerah berdasarkan berkas yang disusun. d. Perkiraan aktivitas berkas dapat segera diketahui apabila berkas dapat ditambah, dikurangi, atau disusun kembali dengan mudah. Sedangkan kerugian-kerugian penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem wilayah, yaitu: a. Perlu kerja tambahan karena pemakai harus menyusun dua berkas, yaitu berkas berdasarkan wilayah dan berkas untuk indeks. b. Bila badan perorangan atau badan memiliki dua alamat, maka manajer arsip harus menyusun berkas kedua alamat tersebut. c. Salah pemberkasan dapat terjadi karena ada dua nama yang sama atau nama jalan yang sama yang terletak di satu daerah atau beberapa daerah tertentu. 3. Daftar Klasifikasi Wilayah Penerapan sistem penyimpanan wilayah bergantung pada pembagian wilayah yang ada di daerah tersebut. Oleh karena itu sebelum menyortir surat- surat, terlebih dahulu dibuat daftar klasifikasi wilayah. Susunan arsip sistem wilayah bersifat tidak langsung, artinya pengarsipan dimulai dengan kelompok besar, misalnya Provinsi, kemudian daerah yang termasuk di dalamnya disusun menurut wilayah, seterusnya sampai pembagian wilayah yang lebih kecil. Untuk mempermudah pemahaman dalam membuat klasifikasi wilayah, sebagai contoh perhatikan pembuatan daftar klasifikasi wilayah yang ada di Provinsi Jawa Timur. Penyusunan Daftar Klasifikasi Untuk Provinsi Contoh: Provinsi JAWA TIMUR a Subjek Utama 1 Kota Banyuwangi 2 Kota Gresik 3 Kota Jember