2. Surat tersebut masih mempunyai nilai kepentingan dan disimpan dengan
mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
Pengertian arsip di Indonesia diatur dalam undang-undang No.7 tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok kearsipan” pada Bab I pasal I berbunyi sebagai berikut:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan badan-
badan Pemerintahan dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan Swasta danatau
perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dari definisi diatas jelaslah bahwa Arsip merupakan sumber informasi dan pusat ingatan bagi seluruh kegiatan organisasi, dimana suratwarkat yang diproses
berdasarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan, dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan.
Yang dimaksud dengan Arsip menurut Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah naskah yang dibuat dan diterima oleh
perusahaan dalam bentuk corak apapun, baik tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi perusahaan.
B. Peranan Arsip
Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu meningkatkan petugas yang
Universitas Sumatera Utara
lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil
keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip Serdamayanti, 2003:19 adalah sebagai
berikut : 1.
Alat utama ingatan organisasi 2.
Bahan atau alat pembuktian bukti otentik 3.
Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan 4.
Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
C. Maksud dan Tujuan Kearsipan
Pekerjaan menyimpan surat atau dokumen-dokumen disebut administrasi kearsipan. Kearsipan merupakan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan
penerimaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan surat atau berbagai macam warkat lainnya. Kearsipan ini merupakan
salah satu bidang kerja ketatausahaan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mengolah berbagai informasi bagi perkembangan dan
kemajuan organisasi tersebut.
Universitas Sumatera Utara
Maksud Kearsipan
Maksud kearsipan adalah agar tercipta suatu pengertian atau pemahaman tata cara yang seragam dalam penyelenggaraan arsip di lingkungan perusahaan.
Tujuan Kearsipan Sedarmayanti, 2003 :19
1. Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika
dibutuhkan. Keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet dan aman. Jika arsip selamat, tidak ada yang rusak, tidak ada yang hilang maka
tentunya arsip dapat disediakan kembali bilamana dibutuhkan. 2.
Sebagai bahan pertanggungjawaban perusahaan tentang rencana, pelaksanaan dan pengelolaan kegiatan perusahaan.
D. Fungsi Arsip
Arsip adalah warkat atau catatan mengenai peristiwa atau hal. Dalam pengertian ini dapat dipahami bahwa didalam arsip terdapat data ataupun
informasi yang dibutuhkan oleh setiap orang atau pun sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi, dan pekerjaan didalam
organisasi dan kebutuhan individual Surojo, 2006 : 37. Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-undang No.7 tahun 1971 dibedakan
menjadi 2 dua yaitu : 1.
Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
Universitas Sumatera Utara
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi :
a. Arsip Aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi
kelangsungan kerja. b.
Arsip Semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan arsip inaktif.
c. Arsip Inaktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali
dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. 2.
Arsip Statis Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya
penting untuk generasi yang akan datang.
E. Nilai Guna Arsip
