3. unit penyortir membuka surat dan meneruskan kepada pencatatan kedalam
buku agenda 4.
unit pencatat menyiapkan kartu kendali dan mengisi kolom-kolomnya berdasarkan data-data yang ada pada surat atau warkat tersebut. Unit pencatat
kemudian meneruskan kepada unit pengarah dengan dilampiri kartu kendali yang telah diisi beserta lembar disposisinya
5. unit pengarah meneruskan surat tersebut kepada unit pengolah kartu kendali
6. unit pengolah menerima dan memproses lebih lanjut surat atau warkat tersebut.
Setiap surat atau warkat yang masuk atau dikirim kepada pihak luar terlebih dahulu dicatat ke dalam buku agenda di sekretariat Dekan sebelum didistribusikan
ke tempat tujuan yang ditentukan sebelumnya. Surat atau warkat yang masih digarap tindak lanjutnya, atau yang telah dilakukan tindak lanjutnya, tetapi belum
dianggap tuntas sehingga sewaktu-waktu dalam waktu yang tidak lama diperlukan lagi, selama itu pula file oleh sekretaris Dekan menggarap atau
bertanggungjawab atas tindak lanjut surat atau warkat yang bersangkutan.
3. Penggunaan atau Pengelolahan Arsip
Pada tahap ini arsip mulai aktif dipergunakan sebagai berkas kerja. Data dan informasi yang terkandung didalamnya diperlukan untuk memperlancar roda
organisasi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Agar dapat digunakan arsip harus diorganisir, disimpan secara sistematis dengan berbagai system filling
sistem pemberkasan sesuai dengan jenis dan tipe yang ada Martono, 1994:17. Warkat yang telah selesai dibuat kemudian disampaikan atau dikirimkan kepada
orang atau organisasi yang menjadi sasarannya. Sedangkan naskah yang
Universitas Sumatera Utara
digunakan untuk arsip kemudian diproses untuk disimpan. Warkat yang telah diterima dapat digunakan untuk keperluan tertentu seperti dalam pelaksanaan
operasional atau dasar tindakan tertentu, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, sebagai alat pembuktian atau dokumentasi, sebagai bahan
pertimbangan untuk menjawab permasalahan atau memberikan tanggapan, sebagai referensi dan untuk keperluan legal tertentu.
Warkat-warkat di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara membantu kegiatan akademik Fakultas, pelaksanaan fungsi dan peran-peran
manajerial, sebagai alat pembuktian bila terjadi kesalahan, dokumentasi, dan sebagai bahan pertimbangan untuk menjawab permasalahan dan untuk
memberikan tanggapan sumber : Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU.
4. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Pemeliharaan, pengamanan atau perlindungan arsip merupakan kegiatan kearsipan yang penting dalam rangka mencapai tujuan kearsipan yang optimal,
yaitu menjamin keselamatan arsip, agar bilamana diperlukan sewaktu-waktu arsip masih dapat disediakan untuk membantu memberikan data dan informasi bagi
pelaksanaan fungsi-fungsi dan peran-peran manajerial, operasional, dan penyelenggaraan kehidupan organisasi atau perusahaan baik lembaga-lembaga
dan badan-badan pemerintah maupun swastaperorangan. a.
Pemeliharaan Arsip Pemeliharaan arsip adalah suatu perbuatan untuk melindungi, menjaga arsip
yang dihasilkan, dan yang diterima oleh suatu organisasi agar arsip-arsip itu aman. Melindungi arsip berarti menjaga arsip-arsip supaya selamat, meluputkan
Universitas Sumatera Utara
arsip dari bahaya, bencana, kerusakan, dan pencurian oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab.
Kesimpulan dari penjelasan diatas bahwa yang dimaksud dengan perlindungan atau pemeliharaan arsip adalah usaha untuk melindungi arsip dari
berbagai kemungkinan yang terjadi sehingga arsip tidak hilang aman, tidak rusak, dan sebagainya.
Dalam pelaksanaannya banyak dijimpai arsip terutama arsip inaktif ditumpuk digudang bersama dengan peralatan yang tidak terpakai lagi.
Pengamanan pun jarang diperhatikan sehingga mengakibatkan banyak arsip-arsip dicuri dan diperjualbelikan untuk dijadikan kertas pembungkus. Akibatnya
kelestarian informasi yang terkandung di dalamnya tidak akan terjamin. Berdasarkan kejadian tersebut, maka pemeliharaan, perawatan, dan
pengamanan arsip mutlak dilakukan untuk menjamin kelestarian informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut.
Pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara-cara Mulyono dkk., 2000 : 48-50 sebagai berikut :
1 Pengaturan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip harus terjaga agar tetap kering tidak terlalu lembab, terang sinar matahari tidak terkena langsung. Memiliki ventilasi
yang memadai, sehingga sirkulasi udara dapat terjaga dan dapat terhindar dari serangan api, air, maupun serangga pemakan kertas.
Universitas Sumatera Utara
2 Pemeliharaan tempat penyimpanan
Sebaiknya arsip disimpan ditempat-tempat yang terbuka, misalnya dengan menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan ditempat tertutup seperti
lemari, maka lemari tersebut harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembapan. Penataan arsip harus renggang agar ada udara diantara arsip-arsip
tersebut. Tingkat kelembapan yang tinggidapat menyebabkan timbulnya jamur dan sejenisnya yang akan merusak arsip yang disimpan.
3 Penggunaan bahan-bahan pencegah
Untuk menjaga keutuhan arsip agar tetap baik dapat dilakukan secara preventif, yaitu dengan cara memberikan bahan pencegah kerusakan seperti confer kapur
barus untuk mencegah serangga-serangga maupun kemungkinan yang lain. 4
Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa, supaya tetap terjamin
keutuhan, keamanan, kebersihan, kerapian, dan sebagainya. Untuk itu, perlu dibuat peraturan untuk menjaganya, misalnya petugas atau siapapun dilarang
membawa arsip pulang ke rumah, jika dilanggar akan dikenakan sanksi walaupun dilakukan sekali saja.
5 Kebersihan
Ruangan arsip hendaknya senantiasa bersih dari debu. Untuk membersihkan ruangan dan arsip dari debu yang melekat sebaiknya digunakan alat penyedot
debu vacuum cleaner. Selain itu juga, untuk mencegah timbulnya noda karat di kertas sebaiknya digunakan klip dari bahan plastik yang tidak menimbulkan
karat.
Universitas Sumatera Utara
b. Pengamanan Arsip
Secara umum dikatakan pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Pengamanan arsip menyangkut pengamanan
arsip dari segi informasinya dan segi fisiknya. 1
Pengamanan dari segi Informasinya Pengaman arsip dari segi informasinya terdapat dalam pasal 11 Undang-
undang No. 7 tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kerasipan” yang berbunyi sebagai berikut :
1. Barang siapa yang sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip
sebagaimana dimaksud Pasal 1 UU No.7 tahun 1971 ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun.
2. Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 1 UU No.7 tahun 1971 ini dengan memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak
mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana seumur hidup.
2 Pengamanan dari segi fisiknya
Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan arsip dari kerusakan. Kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor internal dan
eksternal Mulyono dkk., 2000 :46-48. Kerusakan arsip dari segi faktor internal antara lain :
a Kualitas kertas
b Tinta
Universitas Sumatera Utara
c Bahan perekat
Kerusakan arsip dari segi faktor eksternal antara lain : a
Lingkungan b
Sinar matahari c
Debu d
Serangga dan kutu e
Jamur dan sebagainya Pemeliharaan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1
Pengaturan ruangan Ruangan penyimpanan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mempunyai ventilasi yang memadai, sinar matahari tidak terkena langsung, dan kelembapan ruangan yang terjaga.
2 Pemeliharaan tempat penyimpanan
Arsip-arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara disimpan didalam lemari arsip yang terbuat dari besimetal dengan
dua pintu. 3
Penggunaan bahan-bahan pencegah Untuk menjaga keutuhan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara digunakan confer kapur barus di setiap lemari arsip.
Universitas Sumatera Utara
4 Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
Arsip tidak boleh dipinjam oleh sembarang orang, harus meminta persetujuan dari sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara. 5
Kebersihan Ruangan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dibersihkan setiap hari. Tidak berserakan dan tertata rapi.
5. Penyimpanan Arsip
