umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi :
a. Arsip Aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi
kelangsungan kerja. b.
Arsip Semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan arsip inaktif.
c. Arsip Inaktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali
dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. 2.
Arsip Statis Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya
penting untuk generasi yang akan datang.
E. Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan penggunaan arsip. Menurut Serdamayanti 2003:104 nilai guna
arsip dapat dibedakan atas :
Universitas Sumatera Utara
1. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi
penciptaan arsip itu sendiri, meliputi : a.
Nilai guna administrasi Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang
mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi.
b. Nilai guna keuangan
Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
c. Nilai guna hukum
Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan
pembuktian dibidang hukum. d.
Nilai guna ilmiah dan teknologi Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari
penelitian terapan. 2.
Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta
arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban, meliputi : a.
Nilai guna kebuktian Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk
menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya.
Universitas Sumatera Utara
b. Nilai guna Informasional
Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah.
F. Ciri – ciri Sistem Kearsipan yang Baik
Pasal 3 Undang-undang No.7 tahun 1971 mengatakan bahwa tujuan kearsipan ialah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional
tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintah.
Untuk mencapai tujuan setiap instansi baik pemerintah maupun swasta harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Sistem kearsipan
yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai cirri-ciri Wursanto, 1997:32-32 sebagai berikut:
1. Mudah dilaksanakan
Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam pengembalian
arsip – arsip. 2.
Mudah dimengerti Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan
sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya.
Universitas Sumatera Utara
3. MurahEkonomis
Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus mudahekonomis baik dalam pengeluaran danabiaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau
perlengkapan arsip. 4.
Tidak memakan tempat Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gudang gedung
arsip, rak arsip, lemari dan sebagainya terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan pada dasarnya.
5. Mudah dicapai
Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi
suatu organisasi belum tentu baik atau cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.
6. Fleksibel atau luwes
Fleksibel atau luwes artinya sistem filling yang digunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi.
Organisasi pada umunya bersifat dinamis berkembang, jadi jangan sampai filling yang dilaksanakan setiap saat berubah karena perkembangan organisasi.
7. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip
Salah satu tujuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Arsip-arsip harus
terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap, dan kelembapan udara.
Universitas Sumatera Utara
8. Mempermudah pengawasan
Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan akan dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam
perlengkapanperalatan misalnya, Kartu Indeks, Lembar Pengantar, Lembar Tunjuk Silang, Kartu Pinjaman Arsip atau Out slip dan sebagainya.
Adapun pokok-pokok sistem kearsipan yang baik adalah : a.
Kepadatan Tidak terlalu banyak menggunakan tempat, khususnya ruang lantai
b. Hal dapat didekati
Lemari surat harus ditempatkan sedemikian rupa, sehingga surat-surat mudah menyimpan atau mengambilnya
c. Kesederhanaan
Sistem khususnya sistem klasifikasi harus mudah dimengerti dan dilaksanakan
d. Keamanan
Kepada dokumen-dokumen harus diberikan tingkat keamanan yang tepat sesuai dengan kepentingannya.
e. Kehematan
Sistem kearsipan harus hemat dalam biaya berupa uang dan dalam biaya dalam biaya tenaga kerja dan biaya tambahan
f. Fasilitas
Bilamana diperlukan sistem kearsipan harus dapat diperluas
Universitas Sumatera Utara
g. Arsip harus dapat diketemukan kembali dengan penangguhan yang
seminimum-minimumnya. h.
Referensi yang banyak harus diberikan bila diperlukan, sehingga sebuah dokumen dapat diketemukan melalui bermacam-macam kepala
heading i.
Surat-surat harus selalu disimpan secara up to date, meskipun hal ini dapat tergantung kepada penyusunan tenaga kerja dan pengawasan
j. Beberapa sistem yang menggunakan petunjuk ke luar harus menunjukkan
dokumen-dokumen mana yang telah dipindahkan, bilamana, dan oleh siapa.
k. Harus dipergunakan sistem klasifikasi yang paling tepat.
G. Peralatan Kearsipan
