Penciptaan Arsip Pendistribusian Arsip

1. Penciptaan Arsip

Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat records creation, yaitu penulisan surat, memo, formulir, laporan, gambar, rekaman, dan lain-lain. Tahap ini disebut juga tahap dari korespondensi management. Kegiatan penciptaan warkat di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera terdiri dari kegiatan penulisan surat, memo, petunjuk atau instruksi dari Dekan, laporan, dan pemberitahuan-pemberitahuan lainnya. Warkat- warkat yang telah dibuat atau diterima dari pihak luar disimpan dan diarsipkan.

2. Pendistribusian Arsip

Pendistribusian warkat merupakan kegiatan kedua setelah penciptaan warkat. Pendistribusian warkat adalah rangkaian kegiatan-kegiatan penyampaian atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan warkat yang masih tergolong aktif. Semua proses pengurusan surat atau naskah di dalam suatu organisasi ditangani oleh Sekretariat atau Biro, persisnya di Unit Kearsipan. Jadi, di Unit Kearsipan atau Unit Ketatausahaan setiap unit kerja organisasi dilakukanlah kegiatan pendistribusian warkat. Dalam buku Kearsipan 2 Sedarmayanti, 2003:21 memberikan penjelasan tentang Penerapan asas pengorganisasian pengurusan arsip di dalam organisasi mempunyai konsekuensi yang berbeda-beda terhadap kegiatan pendistribusian warkat yaitu : Universitas Sumatera Utara a. suatu organisasi memilih menerapkan asas sentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat ditangani oleh hanya satu Unit Kearsipan. Kebijakan maupun implementasi operasionalnya dilakukan di Unit kearsipan. b. suatu organisasi memilih menerapkan asas desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat diurusi oleh setiap Unit Pengolah Unit Kerja. Kebijakan maupun implementasi operasionalnya dilakukan di Unit Tata Usaha setiap Unit Pengolah Unit Kerja. c. suatu organisasi memilih menerapkan asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat dilakukan oleh Pusat Unit Kearsipan. Dan Unit Tata usaha di setiap Unit Kerja bertanggung jawab terhadap imlementasi operasional kebijakan kearsipan untuk unit kerjanya, selain menyimpan dan memelihara arsip aktifnya masing-masing. Pendistribusian arsip di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menerapkan asas gabungan antara sentralisasi dengan desentralisasi, yakni setiap bagian atau departemen di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki arsip masing-masing dan sebagai pusat Unit Kearsipan berada di sekretariat Dekan. Dengan menerapkan sistem ini, sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berperan sebagai penentu kebijakan kearsipan dan mengola arsip inaktif dan statis. Pendistribusian arsip di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan melalui proses berikut : 1. semua surat atau warkat yang masuk diterima oleh unit penerima 2. unit penerima meneruskan kepada unit penyortir Universitas Sumatera Utara 3. unit penyortir membuka surat dan meneruskan kepada pencatatan kedalam buku agenda 4. unit pencatat menyiapkan kartu kendali dan mengisi kolom-kolomnya berdasarkan data-data yang ada pada surat atau warkat tersebut. Unit pencatat kemudian meneruskan kepada unit pengarah dengan dilampiri kartu kendali yang telah diisi beserta lembar disposisinya 5. unit pengarah meneruskan surat tersebut kepada unit pengolah kartu kendali 6. unit pengolah menerima dan memproses lebih lanjut surat atau warkat tersebut. Setiap surat atau warkat yang masuk atau dikirim kepada pihak luar terlebih dahulu dicatat ke dalam buku agenda di sekretariat Dekan sebelum didistribusikan ke tempat tujuan yang ditentukan sebelumnya. Surat atau warkat yang masih digarap tindak lanjutnya, atau yang telah dilakukan tindak lanjutnya, tetapi belum dianggap tuntas sehingga sewaktu-waktu dalam waktu yang tidak lama diperlukan lagi, selama itu pula file oleh sekretaris Dekan menggarap atau bertanggungjawab atas tindak lanjut surat atau warkat yang bersangkutan.

3. Penggunaan atau Pengelolahan Arsip