4 Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
Arsip tidak boleh dipinjam oleh sembarang orang, harus meminta persetujuan dari sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara. 5
Kebersihan Ruangan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dibersihkan setiap hari. Tidak berserakan dan tertata rapi.
5. Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip adalah kegiatan menaruh atau menyusun warkat-warkat secara sistematis, dengan menggunakan berbagai cara dan alat di tempat tertentu
yang aman dan dapat diketemukan kembali dengan cepat bilamana dibutuhkan. Penyusunan warkat secara sistematis berarti bahwa ketika melakukan
penyimpanan arsip, pegawai menaruh warkat-warkat dengan menggunakan prosedur, cara, alat, memperhatikan arsip dan kodenya serta urutan kejadian
warkat. Berikut adalah 5 lima macam sistem penyimpanan arsip pada umumnya
Serdamayanti, 2003:71-76 : a.
Sistem Abjad Alphabetical Filing System Sistem abjad adalah salah satu system penataan berkas yang
umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.
Universitas Sumatera Utara
Contoh : Nama perusahaan diindeks nama badan usahaperusahaannya terlebih
dahulu, kemudian disusul badan hukumnya. Badan hukum suatu badan usaha ada beberapa macam, misalnya : PN, Perum, CV, NV, Fa, dan Koperasi.
Nama Perusahaan Diarsipkan menjadi
Perum Askes Asuransi Kesehatan, Perusahaan umum
Koperasi Maju Maju, Koperasi
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad ini dapat dipakai pula oleh sistem penyimpanan arsip lainnya. Misalnya meskipun sistem
penyimpanan utama berdasarkan wilayah, maka untuk mempermudah menemukan arsip yang memuat wilayah tertentu harus disusun menurut
urutan abjad. Dengan demikian, sistem penyimpanan arsip menurut abjad ini meliputi 90 dari semua sitem penyimpanan arsip.
b. Sistem Masalah Perihal Subjek Filing System
Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah
yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah,
maka harus ditentukan dahulu maslah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-surat setiap harinya.
Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subyek yang disusun dalam suatu daftar yang bernama Indeks. Oleh sebab itu
dalam penataan arsip berdasarkan masalah, perlu dipersiapkan lebih
Universitas Sumatera Utara
dahulu daftar Indeks. Daftar Indeks yaitu suatu daftar yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat didalam kantororganisasi sebagai
pedoman penataan arsip berdasarkan masalah. Contoh : Masalah-masalah yang berkenaan dengan “kepegawaian”
misalnya, pengadaan, kedudukan, cuti, pemberhentian, dan sebagaianya dikelompokkan menjadi satu masalah pokok subyek didalam kelompok
masalah “kepegawaian”. c.
Sistem NomorNumerical Filing System Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas
berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.
Contoh : 000 UMUM
010 Urusan dalam 011 Gedung kantor
012 Rumah dinas 013 Listrik dan telepon
020 Peralatan 030 Penelitian
040 Perencanaan 100 KEPEGAWAIAN
110 Pengadaan 120 Mutasi
Universitas Sumatera Utara
d. Sistem tanggalUrutan WaktuChronological Filing System
Sistem tanggal adalah salah saru sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya
tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan di bagian
paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat tersebut. e.
Sistem Wilayah RegionalGeographical Filing System Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas
berdasarkan tempat lokasi, daerah atau wilayah tertentu. Setelah satuan daerah ditentukan kemudian disusun menurut urutan abjad agar
mempercepat penemuannya kembali. Sistem penyimpanan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas sumatera Utara menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan pokok masalahnyasubyeknya. Yang menjadi subyek atau pokok masalah di sekretariat
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu surat masuk Internal, surat masuk Eksternal, surat keluar Internal, surat masuk Eksternal, kendali,
Dekan, dan Internasional. Setiap pokok masalah tersebut disimpan didalam sebuah letter file dan disusun dengan rapi pada lemari arsip.
6. Penyusutan Arsip
