43 I
3
: “Kadang langsung ke rak mencari koleksinya, ya kalau tidak jumpa saya tanya sama pegawai di sini”
I
4
: “Saya pernah menggunakan katalog. Tapi saya tidak menemukan koleksi tersebut di rak. Padahal saya mencari koleksi tersebut
berdasarkan judul buku dan pengarang. Jika saya tidak menemukan maka saya langsung bertanya sama pegawai kemudian mencarinya kembali ke
rak” Berdasarkan kedua penjelasan informan tersebut maka dapat diketahui
bahwa Perpustakaan PTKI sudah memiliki sarana temu kembali berupa katalog berbentuk kartu namun pengguna perpustakaan jarang menggunakan karena
mereka tidak mengerti cara penggunaanya sehingga para pengguna perpustakaan kesulitan dalam menemukan informasi yang mereka butuhkan.
Ada baiknya pustakawan PTKI mengadakan sosialisasi kepada para pengguna agar mereka mengerti dan memahami fungsi katalog sebagai sarana
temu kembali informasi dan juga di dalam sistem baru nantinya harus menyediakan modul OPAC agar mempermudah para pengguna Perpustakaan
PTKI untuk menelusur koleksi baik itu berdasarkan nama pengarang ataupun judul buku yang dibutuhkan pengguna.
4.2.3 Kendala atau hambatan yang terdapat pada sistem manual
Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi kapan
saja diperlukan. Di dalam sebuah sistem tentu saja terdapat kelemahan dan
44 kelebihan dalam pengoperasiannya.. maka dari itu diperlukan adanya analisis
sistem untuk mengetahui permasalahan dan memperbaharui sistem yang lama tersebut guna mendapatkan pemecahan masalah solusi berupa sistem baru yang
lebih baik dan bermanfaat bagi perpustakaan. Hal ini sesuai dengan pernyataan I
1
dan I
2
I
1 :
“kendala sudah pasti ada. Misalnya saja dalam proses sirkulasi, pengadaan buku, pendataan anggota perpustakaan, pembuatan laporan,
pengatalogan dan sistem temu kembali informasi yang membutuhkan waktu yang lama dan proses yang lambat.”
I
2
: “Tentu saja ada. Namanya juga masih manual, semua masih serba mencatat walaupun ada juga beberapa kegiatan yang menggunakan Ms.
Word namun kami masih saja kesulitan mengelola dan mengolah perpustakaan ini sehingga dalam proses pengerjaan terlalu lambat dan
waktu yang dibutuhkan juga relatif lama.” Berdasarkan kedua pernyataan di atas dapat diketahui bahwa sistem yang
berjalan saat ini mengalami kendala dan hambatan. Maka dari itu dibutuhkan sistem baru yang sudah terautomasi untuk lebih memudahkan perpustakaan dalam
mengelola dan mengolah seluruh kegiatan yang ada di dalam perpustakaan. Hal ini sesuai dengan pernyataan I
1
berikut: I
1 :
“Sebenarnya dengan sistem yang sekarang ini kami masih bisa mengatasinya, namun jika memang dengan adanya sistem baru seperti
sistem yang sudah terautomasi kenapa tidak dicoba. Mungkin dengan
45 sistem yang baru kinerja perpustakaan lebih meningkat dan pustakawan
lebih mudah mengelola seluruh kegiatan yang ada di dalam perpustakaan.”
Dari pernyataan kedua informan di atas dapat disimpulkan bahwa dalam penggunaaan sistem manual yang ada terdapat kendala dan keluhan sehiungga
dalam mengelola dan mengolah perpustakaan PTKI membutuhkan waktu yang lama dan proses yang lambat.
4.3 Rekomendasi Kebutuhan Fungsional Sistem Perpustakaan PTKI
