41
Sumber: PT. Gemilang Indah Sentosa, 2013
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. Gemilang Indah Sentosa
4.1.3. Tugas Pokok dan Fungsi
Dari struktur organisasi tersebut, berikut ini adalah uraian tugas dari masing-masing fungsi adalah sebagai berikut:
1. Komisaris Utama
Komisaris Utama dalam hal ini bertugas dan bertanggungjawab penuh atas kegiatan perusahaan sebagai kekuasaan tertinggi dalam pelaksanaan tugas
operasional, berhak dan berkuasa penuh dalam mewakili perusahaan dimana Komisaris
Utama
Direktur Utama
Manajer Personalia
Manajer Operasional
Manajer Keuangan
Sekretaris
Staff HRD
Staff Bag. Umum
SPV
Staff Marketing
Staff Accounting
Staff Adm. Keuangan
Staff Pajak
Universitas Sumatera Utara
42 pun juga baik dalam perusahaan maupun di luar perusahaan. Selain sebagai
pimpinan tertinggi juga merupakan pemilik perusahaan. Tugas, wewenang dang tanggung jawabnya yaitu:
a Memimpin dan mengendalikan perusahaan
b Mengawasi setiap kegiatan dalam perusahaan dan mengawasi setiap
bagian yang ada pada perusahaan c
Memberikan pengarahan dan bimbingan terhadap para karyawan dan memberikan persetujuan atau kebijaksanaan yang dianggap perlu dalam
menunjang lancarnya kegiatan perusahaan d
Sebagai wakil perusahaan dalam hubungan dengan mitra bisnis e
Mengangkat dan memberhentikan karyawan serta menentukan besarnya gaji karyawan
f Melakukan persetujuan awal dengan mitra bisnis yang bekerja sama
dengan perusahaan. 2.
Direktur Utama Tugas, wewenang dan tanggung jawab Direktur Utama secara garis besar
yaitu: a
Membantu tugas Komisaris Utama b
Dapat mewakili perusahaan dalam melakukan hubungan dengan mitra bisnis
c Menjalankan kerjasama yang baik dengan mitra bisnis yang dapat
menguntungkan bagi perusahaan d
Menjalankan kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh perusahaan
Universitas Sumatera Utara
43 e
Membuat laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kerjasama dengan mitra bisnis
f Mempelajari dan menguasai situasi persaingan dengan perusahaan-
perusahaan jasa lain yang menjadi tanggung jawabnya. 3.
Manager Personalia Manajer personalia bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama atas
setiap tenaga kerjanya. Dalam melaksanakan tugas manager personalia membawahi Kepala Bagian Staf HRD dan staff Bagian Umum. Tugas
Manager Personalia adalah: a
Merencanakan perekrutan karyawan sesuai dengan kebutuhan masing – masing departemen
b Mengatur kegiatan yang berhubungan dengan karyawan dan menciptakan
suasana kerja yang nyaman dan berdisiplin c
Menampung dan mencari keluhan karyawan d
Mengatur dan merencanakan training untuk peningkatan keterampilan karyawan
e Bertanggung jawab terhadap disiplin kerja karyawan
Tugas dan wewenang lain dari manager personalia ada tiga bagian yaitu: a
Procuring 1
Memperoleh tenaga kerja 2
Membuat anggaran tenaga kerja 3
Menarik tenaga kerja 4
Membuat job analysis, job description, dan job specification
Universitas Sumatera Utara
44 5
Menetapkan dan menghubungi sumber – sumber tenaga kerja 6
Mengadakan seleksi terhadap calon tenaga kerja b
Developing 1
Memajukan atau mengembangkan tenaga kerja 2
Melatih dan mendidik tenaga kerja 3
Mempromosikan dan memindahkan tenaga kerja 4
Mengadakan penilaian kecakapan tenaga kerja c
Maintenance 1
Memanfaatkan tenaga kerja 2
Memberhentikan tenaga kerja 3
Memensiunkan tenaga kerja 4
Memberi kompensasi 5
Mengurus kesejahteraan karyawan termasuk pembayaran upah, rekreasi, pengobatan dan lain sebagainya.
4. Manager Operasional
Peran manager operasional dalam perusahaan memiliki tugas yang sangat penting, mengingat bahwa perusahaan dapat terus berkembang dan berjalan
dengan baik bergantung pada sistem manajemen yang ada di dalamnya. Hal ini menjadi tugas manager operasional untuk dapat menciptakan keberhasilan
sesuai yang diharapkan dan ditargetkan oleh perusahaan. Manager Operasional memiliki tugas dan tanggung jawab yang mutlak dalam
menentukan maju atau mundurnya perusahaan dan dalam tugasnya harus
Universitas Sumatera Utara
45 sesuai dengan kebijakan – kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen
dengan pengawasan penuh dari pihak manajemen dan Komisaris Utama. Tugas dan wewenang Manager Operasional adalah:
a Memimpin serta memonitor jalannya perusahaan
b Membuat kebijakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan
c Mengambil keputusan jika terjadi hal yang sifatnya strategis
d Mengevaluasi kinerja perusahaan tiap bulan
e Membuat laporan secara tertulis kepada Direktur Utama tiap bulannya
f Membuat rencana baik untuk perusahaan dalam jangka pendek atau dalam
jangka panjang 5.
Manager Keuangan Manager Keuangan mempunyai tanggung jawab yang besar terhadap apa
yang telah dilakukannya. Adapun keputusan keuangan yang menjadi tanggung jawab manager keuangan dikelompokkan ke dalam tiga 3 jenis:
a Mengambil keputusan investasi Investment Decision, menyangkut
masalah pemilihan investasi yang diinginkan dari sekelompok kesempatan yang ada, memilih satu atau lebih alternatif investasi yang dinilai paling
menguntungkan. b
Mengambil keputusan pembelanjaan Financing Decision, menyangkut masalah pemilihan berbagai bentuk sumber dana yang tersedia untuk
melakukan investasi, memilih satu atau lebih alternatif pembelanjaan yang menimbulkan biaya paling murah.
Universitas Sumatera Utara
46 c
Mengambil keputusan deviden Dividend Decision atau Dividend Policy, menyangkut masalah penentuan besarnya persentase dari laba yang akan
dibayarkan sebagai deviden tunai kepada para pemegang saham, stabilitas pembayaran deviden, pembagian saham deviden dan pembelian kembali
saham – saham. Keputusan – keputusan tersebut harus diambil dalam kerangka tujuan yang
seharusnya dipergunakan oleh perusahaan yaitu memaksimalkan nilai perusahaan. Nilai perusahaan adalah harga yang terbentuk seandainya perusahaan dijual.
Apabila perusahaan “Go Public” maka nilai perusahaan ini akan dicerminkan oleh harga saham perusahaan tersebut. Dengan meningkatnya nilai perusahaan, maka
pemilik perusahaan menjadi lebih makmur sehingga mereka menjadi lebih senang. Aktivitas perusahaan ditinjau dari sudut manajemen keuangan menjadi
tugas manager keuangan. Tugasnya antara lain adalah sebagai berikut: a
Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan
perusahaan secara akurat dan tepat waktu b
Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu,
dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku. c
Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan Cash flow, terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga
memastikan ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan
Universitas Sumatera Utara
47 d
Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan
penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan.
e Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan
prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib
dan teratur, serta mengurangi resiko keuangan f
Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinan
perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya.
g Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh perusahaan
untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan.
6. Sekretaris
Tugas sekretaris terhadap atasannya dapat berjalan dengan baik dan sempurna, maka seorang sekretaris harus mengetahui hal – hal berikut ini:
a Tahu sikap dan pribadi pimpinan
b Dapat mengetahui kondisi pimpinan
c Terjadinya hubungan kerja yang harmonis
d Memelihara wibawa atasannya
e Mencerminkan sikap dan kebijakan atasan dalam suatu sistem organisasi
Universitas Sumatera Utara
48 f
Menciptakan lingkungan kerja yang kondusif antara pimpinan dengan bawahan
g Memelihara sistem kontrol terhadap hubungan kerja dengan atasan
h Memberikan pemikiran positif terhadap penyelesaian masalah maupun
pada perencanaan pengembangan organisasi. Tugas Sekretaris antara lain adalah sebagai berikut:
a Pengetikan, making call, menerima tamu, Correspondence, Filling, surat
menyurat b
Penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule
c Pembuatan formulir telepon, dokumentasi, mengirim ucapan kepada klien,
mengatur ruang kantor pimpinan d
Mempersiapkan pidato, presentasi dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.
7. Staff HRD
Staff HRD bertanggung jawab atas pengelolaan SDM dalam sebuah perusahaan. Tugas – tugas yang dilakukan oleh staf HRD adalah sebagai
berikut: a
Membuka rekrutmen, ketika perusahaan membutuhkan tambahan karyawan baru, untuk tempat – tempat tertentu, maka tugas HRD
mengumumkan lowongan kerja di media masa atau bekerja sama dengan agen pencari tenaga kerja
Universitas Sumatera Utara
49 b
Menyusun soal – soal ujian, langkah selanjutnya adalah membuat soal ujian seleksi karyawan. Misalnya soal psikotes, logika dan soal umum.
Selain itu juga mengatur jadwal ujian seleksi karyawan c
Melaksanakan seleksi karyawan, tugas selanjutnya adalah melakukan seleksi calon karyawan yang memenuhi syarat untuk tahap wawancara
d Input data – data karyawan, tugas utama admin adalah mencatat nama –
nama karyawan secara lengkap untuk dijadikan arsip perusahaan. Termasuk juga prestasi karyawan, track record, jumlah besarnya gaji,
tunjangan dan bonus. Selain itu juga menyusun uraian tugas untuk semua sektor pekerjaan di perusahaan. Misalnya Job Description Marketing, Job
Description Manager Keuangan. Dan sebagainya e
Penilaian kinerja karyawan. Bersama manager melakukan penilaian terhadap semua kinerja karyawan. Apakah mereka bisa melakukan
mengaplikasikan job description dengan baik. Penilaian ini sebagai bahan evaluasi perusahaan terhadap karyawannya
f Membuat kontrak kerja. Tugas lain adalah merancang surat kontrak kerja
kepada karyawan baru. Surat ini berisi pasal – pasal hak dan kewajiban karyawan.
8. Staff Bagian Umum
Staff bagian umum mempunyai tugas melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan dalam bidang umum. Bagian umum ditugaskan untuk dapat
melengkapi setiap kebutuhan perusahaan sebagai berikut: a
Melakukan pendataan terhadap seragam dan atribut karyawan
Universitas Sumatera Utara
50 b
Melakukan pendataan terhadap barang masuk c
Melaksanakan dan mengkoordinasikan ketersediaan kendaraan untuk keperluan dan kepentingan perusahaan.
d Penyimpanan, pendistribusian, perawatan dan pemeliharaan sarana dan
prasarana yang ada di perusahaan. e
Melaksanakan pembinaan dalam kegiatan kebersihan kantor dan pekarangan lingkungan kantor
f Penyiapan dan penyediaan kebutuhan ATK yang diperlukan oleh
karyawan kantor g
Mengumpulkan bahan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis, penerimaan dan pengiriman sandi, telekomunikasi.
9. Staff Marketing
a Mengumpulkan informasi dan data yang menyusun daftar potensial mitra
bisnis sebagai target pemasaran b
Menyusun rencana aktivitas pemasaran secara reguler mingguan dan bulanan
c Melayani dan melakukan kontrak secara regular dengan mitra bisnis baik
secara formal maupun informal d
Melakukan kontakmengunjungi dan menawarkan produk jasa dengan calon – calon mitra bisnis
e Mewakili perusahaan hadir dalam acara yang diselenggarakan oleh pihak
mitra bisnis untuk membina hubungan baik
Universitas Sumatera Utara
51 f
Mengajukan usulan sponsorship kepada mitra bisnis agar secara aktif terlibat dalam kegiatan publik untuk membangun citra positif perusahaan
g Menyusun dan mengajukan permohonan pengadaan barang cetak dan
material lain yang dibutuhkan untuk kegiatan pemasaran produk jasa perusahaan
h Melakukan kontak dengan pihak – pihak eksternal untuk koordinasi
persiapan dan pelaksanaan program pemasaran dari perusahaan i
Menyusun laporan aktivitas dan evaluasi pencapaian target perusahaan secara reguler bulanan dan menyerahkan laporan ke manager untuk
diperiksa dan ditandatangani. 10.
Staff Accounting Staff accounting adalah untuk profesi staf akuntansi, tugas utama seorang
staf akuntansi adalah mengatur administrasi keuangan perusahaan. Staf akuntansi bertugas menyelenggarakan pencatatan dan pembukuan, ia
mencatat dan membukukan semua kejadian transaksi yang berpengaruh terhadap keuangan perusahaan. Misalnya mencatat pengeluaran biaya dan
pemasukan pendapatan, mencatat perubahan aset harta, hutang dan modal perusahaan. Hasil akhir pekerjaan staf akunting melaporkan keuangan yang
disusun pada akhir periode akuntansi misalnya akhir bulan, akhir tiga bulan atau akhir tahun sesuai dengan kebijakan perusahaan.
11. Staf Administrasi Keuangan
Staf keuangan bertugas melaksanakan kegiatan dalam membuat tagihan ke mitra bisnis dan membuat gaji karyawan setiap bulannya,
Universitas Sumatera Utara
52 administrasi keuangan juga melakukan kegiatan jurnal entry sampai dengan
arsip dokumen untuk menjamin kelancaran, keakuratan dan ketertiban administrasi keuangan perusahaan. Tanggung jawab sebagai staff keuangan
di perusahaan begitu banyak seperti: a
Menyiapkan anggaran, menyimpan uang kas, melaksanakan transaksi, mengelola, dan membagikan gaji
b Membuat, mencetak tagihan dan surat tagihan untuk memastikan tagihan
terkirim kepada mitra bisnis dengan benar dan tepat waktu. c
Menerima, memeriksa tagihan dari vendor dan membuat rekapnya untuk memastikan pembayaran terkirim tepat waktu.
d Memeriksa rangkuman kas kecil untuk memastikan penggunaan dan
ketersediaan kas kecil yang efektif. e
Menginput penerimaan pembayaran dari mitra bisnis dengan tepat waktu dan akurat untuk memastikan ketepatan waktu dan keakuratan penerimaan
maupun pembayaran. f
Mengarsipkan seluruh dokumen transaksi untuk menjaga ketertiban administrasi dan memudahkan penelusuran dokumen.
12. Staf Pajak
Tugas staf pajak yang ada di perusahaan ini melaksanakan setiap kegiatan perpajakan yang ada di perusahaan. Adapun tugas staf pajak adalah sebagi
berikut: a
Memberikan nomor faktur pajak untuk pembayaran pajak setiap bulannya
Universitas Sumatera Utara
53 b
Menghitung pembayaran pajak yang akan di bayarkan setiap bulannya dan melakukan pengoreksian terhadap pajak jika terjadi kesalahan pencatatan
dan perhitungan c
Menghitung Pph 21 karyawan sesuai dengan gaji yang diterima oleh karyawan tersebut
d Melaporkan kepada kantor pajak mengenai pembayaran pajak yang sudah
dibayarkan oleh perusahaan ataupun yang sudah dibayarkan oleh mitra bisnis
e Mengarsipkan seluruh dokumen pembayaran pajak untuk menjaga
ketertiban administrasi dan memudahkan pencarian dokumen jika diperlukan ke depannya.
4.2. Hasil Penelitian
Kategori