59 j.
Operator Telepon Kesan pertama menentukan segalanya, untuk PT. Gemilang Indah Sentosa
menyediakan Operator Telepon agar membantu para klien pada saat awal komunikasi telah dapat menjelaskan bentuk usaha dan disesuaikan dengan
Standar Operasional Prosedur mitra bisnis. k.
ReceptionistCustomer Service Penghubung atau mediator antara perusahaan dengan nasabah.
4.2.2. Unsur – Unsur Sistem Informasi Akuntansi Penggajian PT.
Gemilang Indah Sentosa
Unsur-unsur sistem akuntansi terdiri dari dokumen-dokumen, catatan-catatan, dan prosedur yang digunakan mengolah data untuk
menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Sistem akuntansi penggajian adalah koordinasi dari
dokumen-dokumen, catatan-catatan, serta prosedur-prosedur yang menghasilkan informasi yang dapat menentukan secara cepat dan tepat
tentang gaji setiap pegawai, yang meliputi gaji bruto, potongan-potongan, dan gaji bersih yang akan diterima pegawai.
Penggajian dilakukan secara bulanan, gaji dan upah yang diterima karyawan berbeda sesuai dengan kebijaksanaan dari perusahaan – perusahaan
tempat karyawan bekerja, namun harus tetap berdasarkan UMP upah minimum provinsi dengan standar minimum yang telah ditentukan oleh
pemerintah.
Universitas Sumatera Utara
60 Setiap perusahaan klien akan memberikan informasi kepada bagian
personalia tentang tingkat kehadiran karyawan yang bekerja pada perusahaan. Berdasarkan pada tingkat kehadiran ini, perusahaan klien akan
melakukan transfer sejumlah uang kepada PT Gemilang Indah Sentosa yang selanjutnya akan diteruskan kepada karyawan yang dilakukan melalui
payroll.
4.2.3. Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penggajian PT. Gemilang
Indah Sentosa
Prosedur yang membentuk sistem penggajian di PT. Gemilang Indah Sentosa Medan seperti berikut ini:
1. Aktivitas Bagian Personalia
Perusahaan telah menerapkan pencatatan waktu hadir dengan menggunakan mesin absensi. Mesin absensi diletakkan pada setiap perusahaan klien. Setiap
karyawan yang datang atau akan keluar harus melakukan cap pada mesin absensi. Terdapat petugas keamanan satpamsecurity yang mengawasi, hal
yang demikian sangat mudah terjadi kecurangan dalam hal untuk mencatat waktu hadir karyawan.
Berdasarkan kartu absen yang ada, selanjutnya klien akan melakukan rekapitulasi data tentang kehadiran karyawan yang bekerja. Setelah
rekapitulasi kehadiran diterima dan diperiksa sesuai dengan bukti kartu absen, maka selanjutnya bagian personalia mengirimkan lembar rangkap rekapitulasi
kehadiran kepada bagian keuangan untuk disusun daftar gaji karyawan.
Universitas Sumatera Utara
61 Untuk lebih jelasnya tentang prosedur aktivitas bagian personalia dapat
dilihat sebagai berikut: a.
Menerima daftar kehadiran karyawan dari seluruh perusahaan klien PT. Gemilang Indah Sentosa
b. Melakukan verifikasi daftar kehadiran karyawan dari setiap perusahaan
klien c.
Menyerahkan daftar kehadiran kepada bagian keuangan 2.
Aktivitas Bagian Keuangan Karyawan menerima imbalan jasa dalam bentuk gaji bulanan Perhitungan gaji
karyawan didasarkan atas data dari mesin absensi yang diketahui dari kartu absen setiap karyawan. Penghitungan gaji karyawan dilakukan oleh bagian
keuangan. Sebelum melakukan perhitungan gaji terhadap karyawan, bagian keuangan
menerima rekapitulasi kehadiran karyawan dari setiap perusahaan klien. Selanjutnya berdasarkan rekapitulasi kehadiran karyawan, maka bagian
keuangan melakukan perhitungan dan menyusun daftar gaji karyawan. Daftar gaji karyawan yang telah disusun selanjutnya diberikan kepada manajer
keuangan untuk mendapatkan persetujuan. Jika daftar gaji karyawan telah mendapatkan persetujuan dari manajer
keuangan, selanjutnya daftar gaji karyawan diberikan kepada Bank Rekanan perusahaan untuk memberikan gaji karyawan melalui rekening masing –
masing karyawan setiap awal bulan paling lambat tanggal 3 setiap bulan.
Universitas Sumatera Utara
62 Untuk mengetahui prosedur aktivitas dari bagian keuangan dapat dilihat
langkah – langkah sebagai berikut: a.
Menerima daftar kehadiran karyawan dari bagian personalia b.
Membuat daftar gaji karyawan sesuai dengan daftar kehadiran karyawan. c.
Meminta Manager Keuangan untuk melakukan otorisasi daftar gaji karyawan
d. Menyerahkan daftar gaji kepada bank untuk melakukan debit pada
rekening perusahaan e.
Menerima Nota Debit ND dari bank dan mengeceknya dengan dokumen-dokumen pembayaran
f. Mengarsipkan Nota debit ND
g. Menyerahkan daftar gaji, dan Nota Debet ke bagian akuntansi untuk
diposting 3.
Aktivitas Bagian Akuntansi Bagian akuntansi adalah bagian dari perusahaan yang khusus untuk
melakukan pencatatan setiap transaksi yang terjadi pada perusahaan. Termasuk transaksi pembayaran gaji kepada setiap dari yang bekerja. Baik
gaji untuk karyawan yang bekerja pada perusahaan klien, maupun pencatatan gaji untuk karyawan yang bekerja pada perusahaan sendiri.
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang prosedur tersebut, maka dapat dilihat seperti pada gambar berikut ini:
Universitas Sumatera Utara
63 Gambar IV.2
Prosedur Akuntansi Penggajian PT. Gemilang Indah Sentosa
Keterangan Transaksi Bagian Personalia
Bagian Keuangan Bagian Akuntansi
Mulai Menerima Daftar Kehadiran
Karyawan dari Perusahaan Klien untuk 25 hari kerja
Melakukan verifikasi Daftar Kehadiran dan membuat
Rekapitulasi Daftar Kehadiran Karyawan Dibuat
dalam 3 rangkap, rangkap 1 untuk bagian keuangan,
rangkap ke-2 untuk bagian akuntansi, dan rangkap ke-3
diarsipkan
Menerima Rekapitulasi Kehadiran rangkap 1
Membuat Daftar Gaji dan Slip Gaji untuk seluruh
karyawan sesuai dengan Rekapitulasi Kehadiran
Karyawan 2 rangkap. Rangkap 1 untuk bagian
akuntansi, rangkap 2 untuk diarsipkan
Daftar Gaji dan Slip Gaji
Rekapitulasi Kehadiran
Karyawan
Mulai
Daftar Kehadiran Karyawan
Rekapitulasi Kehadiran
Karyawan
Universitas Sumatera Utara
64
Keterangan Transaksi Bagian Personalia
Bagian Keuangan Bagian Akuntansi
Meminta otorisasi pengesahan dari manager
keuangan, selanjutnya mengirimkannya ke bagian
akuntansi
Mengirimkan Uang Gaji kepada Bank untuk
membayar kan gaji karyawan sesuai dengan Daftar Gaji
dan Slip diterima
oleh bank untuk
dibayarkan kepada
karyawan, Sekaligus
menerima Nota Debit
Melakukan mengarsipkan Daftar Gaji dan Slip Gaji
serta nota debit dari bank, dan mengirimkan rangkapnya
ke bagian Akuntansi Arsip
menurut Tanggal
Menerima Daftar Gaji dari bagian Keuangan
Berdasarkan pada Daftar Gaji, Slip Gaji dan Nota
Debit dicatat ke dalam Buku Besar
Selesai
Sumber: PT. Gemilang Indah Sentosa, 2013
Prosedur Akuntansi Penggajian PT. Gemilang Indah Sentosa lanjutan
4.3. Pembahasan
Pada bagian ini akan dilakukan pembahasan untuk mengetahui bagaimana sistem akuntansi penggajian yang diterapkan di PT. Gemilang Indah Sentosa
Medan dan apakah sudah dijalankan dengan baik dan efektif.
Daftar Gaji dan Slip Gaji
dan ND Daftar Gaji
dan Slip Gaji
Uang Rp
Daftar Gaji dan Slip Gaji dan
Nota Kredit
Buku Besar Selesai
Universitas Sumatera Utara
