28 Menurut Mulyadi 2001:389 menyatakan bahwa catatan akuntansi yang
digunakan dalam pencatatan gaji dan upah yaitu: 1.
Jurnal Umum Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk
mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam sistem departemen dalam perusahaan.
2. Kartu harga pokok produk
Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3. Kartu biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan.
Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah dalam bukti memorial.
4. Kartu penghasilan karyawan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu
penghasilan ini dipakai sebagai dasar perhitungan pph pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan.
2.1.3. Fungsi – Fungsi Prosedur Sistem Akuntansi, Gaji dan Upah
Sistem penggajian dan pengupahan pada perusahaan manufaktur melibatkan fungsi personalia, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Fungsi
personalia bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan,
menghentikan karyawan, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan. Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja
dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.
Ada berbagai fungsi yang tertarik dalam siklus jasa personel, menurut Mulyadi 2001:382 yang akan diuraikan sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
29 1.
Fungsi kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi
calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat Surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan.
2. Fungsi pencatat waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang
baik mensyaratkan pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan
upah
3. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang
menjadi bahan setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan
upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.
4. Fungsi akuntansi
Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam
hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun.
5. Fungsi keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai
tersebut kemudian dimasukkan kedalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
Pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh karyawan yang bekerja sebagai karyawan yang bekerja sebagai karyawan pelaksana, atau kepada karyawan yang
jasanya dibayar menurut jam satu hari kerja atau jumlah produk yang dihasilkan. Karena karyawan yang upahnya didasarkan kepada jam atau hari kerja di
perusahaan ada yang merupakan tenaga kerja langsung dalam hubungannya dengan produk yang dihasilkan, maka dalam sistem akuntansi pengupahan ini
diperlukan pencatatan waktu kerja untuk membebankan upah tenaga kerja langsung kepada produk. Menurut Mulyadi 2001:392 bagan alir sistem
informasi akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
30
Gambar II.1 Bagan alir sistem akuntansi penggajian
Bagian Pencatat Waktu Bagian Gaji dan Upah
8 1
Mulai
Kartu Penghasilan Karyawan
KJH 2
Mencatat jam Hadir Karyawan
1 Daftar Hadir
Karyawan 2
Bukti Kas Keluar
DG 3
Membuat Daftar Gaji
Kartu Jam Hadir
N Membuat
Daftar Hadir Membuat
Rekap Gaji
A T
KJH 2 SPG
Daftar Hadir Karyawan
RDG 1 2
Daftar Gaji 1 2
1 Keterangan:
KJH : Kartu Jam Hadir
RDG : Rekap Daftar Gaji
SPG : Surat Pernyataan Gaji
DG : Daftar Gaji
Kartu Penghasilan Karyawan
2 Sumber: Mulyadi 2001 :392
Universitas Sumatera Utara
31
bagian utang
Keterangan : KPK: Kartu Penghasilan Karyawan
Sistem akuntansi penggajian lanjutan
2
KPK SPG
2 RDG 1
2
Daftar gaji
7
RDG 2 DG 1
Buku kas 1 Keluar
7 KPK
SPG 2
RDG 1 2
DG 1 3
2 Buku kas 1
Keluar
4
Register bukti kas
keluar Mencatat
nomor cek pada register
bukti kas keluar
Membua t bukti
kas
Universitas Sumatera Utara
32 Sistem akuntansi penggajian lanjutan
6
4 KPK
KPK SPG
SPG RDG 2
RDG 2 DG 1
DG 1 Bukti kas 1
keluar 3
3 Bukti kas 1
keluar
Mengisi cek memintakan
tanda tangan atas cek
Menguangka n cek ke
bank memasukkan
uang
8 7
Membayarkan gaji kepada
karyawan meminta tanda
tangan atas kartu penghasilan
k Dimasukkan
kedalam amplop
gaji
bersama denagan
pemasukan uang gaji
Membubuhk an cap lunas
pada bukti dokumen
pendukungny
6
Universitas Sumatera Utara
33
Gambar II.2 Bagan alir sistem akuntansi pengupahan
2
Mu
lai
KP
9 1
KJH
Daftar hadir karyawan
Daftar upah 2
KJK
Mencata t jam
kerja Mu
lai
1
KJK
Membu at daftar
jam k j
Kartu jam kerja
Mencat at jam
hadir Bukti kas 3
keluar Daftar jam
kerja karyawan
Kartu jam hadir
Membu at daftar
hadir Membandingka
n daftar hadir dan daftar jam
kerja karyawan Kartu jam
karyawan
KJH
Daftar jam kerja
karyawan Membu
at daftar upah
Membuat rekap daftar upah dan
surat pernyataan
upah
T SPU 1
2
1
A 2
RDG 1
Keterangan
RDG : Rekap Daftar Gaji SPU : Surat Pernyataan Upah
KPK : Kartu Penghasilan Karyawan
Daftar upah
Kartu penghasila
n karyawan
Sumber: Mulyadi 2001:392
3
Universitas Sumatera Utara
34 Sistem akuntansi pengupahan lanjutan
6 7
3
KPK
4
KPK SPU 2
KPK RDU 2
SPU 1 RDU 2
2 DU 1
SPU 2
Bukti kas 1 Keluar
RDU 1 1
2
Daftar upah 1
RDU 2
1 Daftar gaji
RDU 1
Daftar upah
1 2
Bukti kas 1 keluar
3
Bukti kas 1 keluar
3
Membua t buku
kas
1
Mengisi cek meminta
tanda
t
angan atas
cek
KPK SP 1
Mencatat nomor cek
pada register bukti kas
2 RDU 1
8
Menguangkan cek ke bank
memasukkan uang ke
amplop upah
2 DU 1
3
Bukti kas 1 Keluar
2
Membayar upah kpd. Karyawan
meminta tanda tangan atas kartu
penghasilan karyawan
7 5
4
Dimasukkan kedalam
amplop gaji bersama
dengan pemasukan
uang upah Membubuhkan
cap lunas pada bukti dan
dokumen pendukungnya
Register bukti kas
keluar
6
Universitas Sumatera Utara
35 Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dimulai dari bagian
pencatatan waktu. Bagian pencatatan waktu membuat daftar hadir karyawan kemudian dikirimkan kebagian keuangan bagian gaji dan upah. Bagian ini
membuat daftar gaji karyawan yang dicatat ke kartu penghasilan karyawan. Bagian keuangan kemudian membuat bukti kas yang akan dikeluarkan untuk
membayar gaji dan upah karyawan. Bukti kas keluar ini lalu dikirimkan kebagian akuntansi bagian utang. Bagian akuntansi akan mencatat bukti kas keluar yang
telah dikeluarkan ke dalam buku besar dan bagian akuntansi ini juga mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar. Setelah bagian utang mencatat dan
membuat bukti kas keluar atas gaji dan upah, maka bagian keuangan membayarkan gaji dan upah karyawan yang dimasukkan ke dalam amplop gaji.
Dalam membayar gaji dan upah, bagian keuangan meminta tanda tangan atas kartu penghasilan karyawan serta membubuhkan cap lunas pada bukti dan
dokumen pendukungnya.
2.2. Kerangka Konseptual
PT. Gemilang Indah Sentosa merupakan perusahaan jasa yang mempekerjakan karyawan dalam jumlah yang besar tersebar hampir di seluruh
bagian Sumatera. Semua hal yang berkaitan dengan penggajian dilakukan oleh fungsi-fungsi yang terkait dengan menggunakan sistem informasi baik dari
karyawan atau komputerisasi dalam pemrosesannya, ditandai dengan data-data yang digunakan yang pada akhirnya membentuk suatu sistem informasi akuntansi
penggajian karyawan pada perusahaan. Pada sistem informasi akuntansi penggajian karyawan inilah akan dilakukan analysis untuk menilai apakah sistem
30
Universitas Sumatera Utara
