Investigasi Awal

4.1.1. Investigasi Awal

Penulis melakukan observasi pada objek penelitian. Observasi ini dilakukan untuk melihat dan mengetahui bagaimana kondisi rumah sakit saat ini, juga mengenai ada atau tidaknya permasalahan dalam sistem akuntansi yang sudah dijalankan terutama untuk sistem akuntansi penerimaan kasnya. Berikut ini beberapa penjabaran mengenai kondisi sistem akuntansi penerimaan kas di RS. KIA AMANAH yang ditemukan saat melakukan observasi. Dengan adanya observasi ini diharapkan agar penulis dapat mengambil kesimpulan yang tepat untuk dapat menjawab pertanyaan adakah permasalahan di dalam sistem akuntansi penerimaan kas RS. KIA AMANAH. Karena suatu permasalahan yang terdapat dalam sistem akuntansi penerimaan kas tidak terjadi dengan sendirinya melainkan ada penyebabnya, dan tentunya permasalahan tersebut memerlukan suatu solusi untuk mengurangi bahkan menghilangkan kerugian yang bisa saja terjadi.

4.1.1.1. Pengendalian dalam prosedur penerimaan kas di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH. Pencatatan penerimaan kas di rumah sakit dilakukan secara manual oleh bagian administrasi yang merupakan satu-satunya

bagian yang ada di rumah sakit. Artinya disini bagian administrasi adalah selaku pemegang tanggungjawab atas penerimaan kas, melakukan penginputan data ke dalam buku administrasi yang tidak menggunakan media record data otomatis contohnya dengan komputer dan pengecekan atas penerimaan kas. Data penerimaan kas ditulis tangan dalam buku administrasi. Penginputan data ini dilakukan oleh dua orang perawat yang ditunjuk sebagai penanggung jawab administrasi. Namun di dalam kenyataannya, penginputan data penerimaan kas ini sebenarnya bisa dilakukan oleh perawat mana saja yang bertugas. Tergantung pada jadwal shift yang telah ditentukan. Dari pernyataan awal tersebut teridentifikasi bahwa di RS. KIA AMANAH tidak terdapat karyawan yang secara khusus bertugas menangani penerimaan kas di bagian administrasi rumah sakit, sehingga terkadang ada suatu kejadian seperti perbedaan jumlah uang yang diterima dengan jumlah uang yang terdapat pada catatan penerimaan kas. Masalah tersebut kemudian menjadi titik awal bagi penulis dalam melakukan penelitian di RS. KIA AMANAH.

Penulis menemukan beberapa penyebab terjadinya kesalahan tersebut:

a. RS. KIA AMANAH tidak memiliki karyawan yang secara khusus bertugas pada bagian penerimaan kas dan pengarsipan serta bagian keuangan. Disamping itu pula karyawan tersebut tidak memiliki pengetahuan yang memadai mengenai bagaimana menangani suatu kegiatan manajemen rumah sakit yang seharusnya. Terutama manajemen keuangan rumah sakitnya.

b. Dalam sistem akuntansi penerimaan kas, RS. KIA AMANAH hanya memiliki satu bagian saja untuk melakukan seluruh kegiatan keuangan yang dijalankan yaitu bagian administrasi. Bagian administrasi ini melakukan seluruh fungsi penting yang ada di RS. KIA AMANAH. Bagian administrasi ini menjalankan fungsi penerimaan (bagian pendaftaran), fungsi penagihan dan pengarsipan (bagian administrasi), fungsi kas (bagian kasir) dan fungsi akuntansi (bagian keuangan). Sedangkan seharusnya manajemen keuangan rumah sakit yang baik adalah memisahkan bagian-bagian tersebut sesuai dengan fungsi dan b. Dalam sistem akuntansi penerimaan kas, RS. KIA AMANAH hanya memiliki satu bagian saja untuk melakukan seluruh kegiatan keuangan yang dijalankan yaitu bagian administrasi. Bagian administrasi ini melakukan seluruh fungsi penting yang ada di RS. KIA AMANAH. Bagian administrasi ini menjalankan fungsi penerimaan (bagian pendaftaran), fungsi penagihan dan pengarsipan (bagian administrasi), fungsi kas (bagian kasir) dan fungsi akuntansi (bagian keuangan). Sedangkan seharusnya manajemen keuangan rumah sakit yang baik adalah memisahkan bagian-bagian tersebut sesuai dengan fungsi dan

c. Direktur rumah sakit selaku pemegang kendali atas manajemen rumah sakit tidak melakukan fungsi dan tugasnya secara maksimal. Direktur yang seharusnya bertugas untuk memimpin, menyusun, mengkoordinasi dan mengawasi jalannya siklus penerimaan kas, tidak melakukan fungsi dan tugas tersebut sebagaimana mestinya. Contohnya saja dalam

pemegang wewenang penanggung jawab bagian administrasi masih kurang tegas, kemudian dalam hal otorisasi penerimaan kas, seharusnya direktur memiliki wewenang penuh terhadap hal tersebut, tapi pemilik rumah sakit dapat mengambil wewenang tersebut kapanpun. Dalam manajemen rumah sakit yang baik, pemilik yayasan tidak berhak untuk campur tangan penerimaan kas tersebut. Uang penerimaan yang seharusnya langsung disetor ke bank, oleh

penunjukkan

bagian administrasi diberikan kepada pemilik berikut catatan penerimaan kas. Disini direktur tidak berperan maksimal untuk mengatur penerimaan kas padahal itu adalah tugas direktur untuk mengatur pelaksanaan sistem akuntansi penerimaan kas rumah sakit.

d. Penumpukan dokumen-dokumen atau formulir- formulir catatan mengenai penerimaan kas di RS. KIA AMANAH, yang dimana dokumen-dokumen dan formulir-formulir tersebut tidak memiliki otorisasi oleh pihak yang bertanggungjawab diatasnya. Catatan mengenai penerimaan kas bisa dicatat di kertas manapun. Apabila tidak sempat menulisnya dalam buku administrasi, bisa ditulis dalam kertas apa saja yang tersedia. Kemudian jika perawat rumah sakit sudah mempunyai waktu untuk menanggani catatan administrasi tersebut barulah ditulis di dalam buku administrasi. Selain harus melakukan pencatatan berulang kali, yang berarti kita melakukan dua kali pekerjaan, sangat dimungkinkan sekali terjadi penyelewengan dana kas yang masuk. Apalagi catatan yang digunakan tidak ada otorirasi dari pihak yang berwenang.

Kemudian bagaimana data ini bisa digunakan untuk pengambilan keputusan yang tepat bagi manajemen. Tidak ada keterandalan terhadap data sehingga data sulit untuk dipercaya, dan mungkin jadi tidak tepat waktu untuk mengambil keputusan.

4.1.1.2. Pencatatan dan pelaporan penerimaan kas tidak memperhatikan nomor register yang telah dibuat di buku register dan nomor identitas pasien yang ditulis pada kartu pasien dan buku pendaftaran. Sistem pencatatan penerimaan kas di RS. KIA AMANAH sebenarnya menyediakan sebuah cara sederhana yaitu membuat sebuah pencatatan dalam bentuk kolom – kolom yang membentuk suatu tabel. Di salah satu kolom tersebut disediakan sebuah kolom khusus, disebut kolom nomor, yang seharusnya dapat digunakan sebagai sarana untuk memaksimalkan fungsi nomor register dan nomor identitas pasien (No. ID pasien) dalam buku penerimaan kas sebagai alat pengendalian yang sah.

Namun hal tersebut tidak dipergunakan secara maksimal dalam sistem pencatatan penerimaan kas. Dari kejadian ini ada beberapa penyebab terjadinya kesalahan tersebut, yaitu:

a. Pencatatan data administrasi pasien dan penerimaan kas masih bersifat manual, namun tidak rapi dalam

proses pelaksanaannya. Catatan mengenai rincian biaya yang harus dibayar oleh pasien terkadang tidak dicatat langsung pada buku penerimaan kas, tetapi di catat pada kertas-kertas kecil dan bahkan tanpa otorisasi. Apalagi saat ini nominal transaksi penerimaan kas yang terjadi di RS. KIA AMANAH cukup besar. Sungguh besar kemungkinan untuk bisa terjadi kesalahan apabila tidak berhati-hati saat penginputan data transaksi penerimaan kas. Karena pencatatan yang tidak memperhatikan no.register atau no. urut tercetak pada kartu pasien dan buku pendaftaran, hanya menggunakan data nama pasien, akan sangat besar kemungkinan terjadi pencatatan ganda.

b. Pencatatan dan pelaporan penerimaan kas dilakukan oleh seorang asisten dokter (perawat), yang sebenarnya dapat dikatakan tidak memiliki pengetahuan yang memadai mengenai bidang akuntansi khususnya dalam hal sistem akuntansi penerimaan kas. Bagian administrasi seharusnya dikerjakan oleh karyawan yang memiliki kemampuan yang memadai dan mengenal betul b. Pencatatan dan pelaporan penerimaan kas dilakukan oleh seorang asisten dokter (perawat), yang sebenarnya dapat dikatakan tidak memiliki pengetahuan yang memadai mengenai bidang akuntansi khususnya dalam hal sistem akuntansi penerimaan kas. Bagian administrasi seharusnya dikerjakan oleh karyawan yang memiliki kemampuan yang memadai dan mengenal betul

BAGIAN ADMINISTRASI

1.0 Mencatat Identitas Pasien

Data Pasien

Kartu Pasien

Kuitansi & 4.0 Rincian 2.0

Membuat KP, Biaya

Menagih Biaya

Rumah Sakit

KSP & Formulir Adm.

3.0 Membuat Rincian Biaya

Uang Menyetorkan

Kuitansi

& Uang Buku

Mencatat Pembayaran

Buku Administrasi

Buku Administrasi

Pemilik

Keterangan: KP

: Kartu Pasien

KSP

: Kartu Status Pasien Formulir Administrasi dapat berupa: Informed Consent : Surat Pernyataan Persetujuan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/ Tindakan Medik Lain PPTM : Pernyataan Persetujuan Tindakan Medik (Rawat Inap) PPA : Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi PPPDP : Perjalanan Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan RBP : Rincian Biaya Persalinan SKO : Surat Keterangan Opname RB : Rincian Biaya Pemakaian Obat-obatan dan Material

Gambar 4-1. Diagram Sistem Penerimaan Kas Pada Rumah Sakit Khusus Ibu

dan Anak AMANAH

(Untuk Pasien Rawat Inap maupun Pasien Rawat Jalan)