Desain Struktur Organisasi pada RS. KIA AMANAH
4.3.1. Desain Struktur Organisasi pada RS. KIA AMANAH
Sebelum memulai pada sistem penerimaan kasnya, hal pertama yang perlu diperbaiki adalah struktur organisasi yang ada pada RS. KIA AMANAH. Struktur organisasi ini perlu di desain ulang. Hal ini dilakukan agar permasalahan yang ditimbulkan karena adanya deskripsi tugas yang salah dapat diatasi. Adapun desain struktur RS. KIA AMANAH yang diusulkan adalah sebagai berikut:
Fungsi – fungsi yang melakukan pencatatan maupun penerimaan kas dipisah untuk menghindari terjadinya penyelewengan transaksi penerimaan uang dari pasien. Masing – masing bagian berdiri sendiri untuk melakukan tugas dan wewenangnya, meliputi:
a. Bagian pendaftaran bertugas layaknya bagian penjualan dalam perusahaan manufaktur. Yaitu mencatat pendaftaran pasien yang datang. Dengan mengidentifikasi identitas pasien tersebut menggunakan nomor urut tercetak.
b. Bagian administrasi bertugas untuk melakukan kontrol atas kegiatan yang dilakukan oleh fungsi penjualan (bagian pendaftaran) dan fungsi kas (bagian kasir). Menangani arsip-arsip rumah sakit yang berkaitan dengan riwayat penyakit pasien dan biaya yang harus dibayar pasien baik pasien rawat inap maupun rawat jalan.
c. Bagian kassa (kasir) bertugas untuk menerima pembayaran dari pasien, mencatat penerimaan dari pasien, kemudian melaporkan penerimaan kas tersebut ke bagian keuangan. Dan menyetorkan penerimaan kas tersebut ke bagian keuangan dalam jumlah penuh.
d. Bagian keuangan bertugas untuk mengumpulkan data transaksi, melakukan pengecekan atas transaksi yang terjadi, kemudian bagian keuangan akan membuat jurnal d. Bagian keuangan bertugas untuk mengumpulkan data transaksi, melakukan pengecekan atas transaksi yang terjadi, kemudian bagian keuangan akan membuat jurnal
4.3.1.1. Context Diagram
Prosedur dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang akan di desain melibatkan beberapa bagian yang saling terkait, yaitu bagian pendaftaran, bagian administrasi, bagian kasir, dan bagian keuangan. Hubungan antara sistem penerimaan kas dengan bagian- bagian tersebut dapat dilihat pada context diagram yang terdapat pada gambar dibawah ini:
Data Periksa
Administrasi
Data
dan Data
Pasien
Tagihan
Biaya Perawatan Informasi
Laporan Data Pasien
Data Periksa dan Tagihan
Sistem Penerimaan Kas
Data Penerimaan
Gambar 4-10. Desain Context Diagram Sistem Penerimaan Kas Pada Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH (Untuk Pasien Rawat Inap maupun Pasien Rawat Jalan)
4.3.1.2. Physical Diagram Level 0
Untuk melihat pihak internal yang ada dalam desain sistem penerimaan kas di RS. KIA AMANAH, maka penulis mendokumentasikan dalam DFD physical level 0 dibawah ini:
Pasien
Pendaftaran
1.0 Laporan Data
Bagian
Pasien dan
NP dan
Dokumen RM
Pendaftaran
Rincian Biaya
Data Pasien
2.0 Bagian Administrasi
3.0 Bagian
Kasir
Rincian Biaya
Laporan Jumlah Tagihan Biaya Perawatan
Laporan Penerimaan Kas
4.0 Bagian Keuangan
Gambar 4-11. Desain DFD Physical Level 0 Sistem Penerimaan Kas Pada RSKIA AMANAH (Untuk Pasien Rawat Inap maupun Pasien Rawat Jalan)
4.3.1.3. Logical Diagram Level 0
Proses context diagram di atas mewakili sistem akuntansi penerimaan kas yang akan didesain. Untuk memperjelas Proses context diagram di atas mewakili sistem akuntansi penerimaan kas yang akan didesain. Untuk memperjelas
Pasien Mendaftar
1.0 Mencatat Data Pasien
KP,
Datang
Data Pasien dan Dokumen RM
Rincian Biaya, dan NP
2.0 Membuat Rincian
Daftar Rincian Biaya
Biaya
Daftar Tagihan Biaya Perawatan
4.0 Menerima Kas
dan Memberi
3.0 Membuat
otorisasi Lunas
Laporan Penerimaan
Daftar Penerimaan Kas
Daftar Penerimaan Kas
File Penerimaan Kas
Gambar 4-12. Desain DFD Logical Level 0 Sistem Penerimaan Kas Pada RSKIA AMANAH (Untuk Pasien Rawat Inap maupun Pasien Rawat Jalan)
Pasien baru datang dengan melakukan pendaftaran terlebih dahulu dan data tersebut akan diarsipkan pada file pasien. Sedang untuk pasien lama karena sudah memiliki nomor rekam medik yang ada pada kartu pasien, rumah sakit tinggal mengambilnya dari database file pasien. File pasien digunakan sebagai alat untuk mengupdate status pasien. Dari status pasien diketahui pasien yang sedang Pasien baru datang dengan melakukan pendaftaran terlebih dahulu dan data tersebut akan diarsipkan pada file pasien. Sedang untuk pasien lama karena sudah memiliki nomor rekam medik yang ada pada kartu pasien, rumah sakit tinggal mengambilnya dari database file pasien. File pasien digunakan sebagai alat untuk mengupdate status pasien. Dari status pasien diketahui pasien yang sedang