Desain Pelaporan Keuangan

4.5. Desain Pelaporan Keuangan

Setelah mengetahui konsep dasar operasional penerimaan kas yang ada di RSKIA AMANAH, analis membuat rancangan desain sistem untuk sistem informasi penerimaan kas yang berasal dari penerimaan pasien yang datang secara lengkap.

4.5.1. Context Diagram

Pasien Data Pasien

1. Kartu Pasien 2. Nota Pembayaran

Sistem Penerimaan Kas

2. Rekam Medik

Rekap.Data

Pasien &

Bukti Setor

Gambar 4-20. Context Diagram Sistem Penerimaan Kas RSKIA AMANAH (Untuk Pasien Rawat Inap maupun Pasien Rawat Jalan)

4.5.2. DFD Physical Level 0

Pada perluasan ini, siklus dilanjutkan dengan pelaporan penerimaan kas harian. Ketika uang yang diterima disetor ke bank oleh bagian keuangan, bagian keuangan memperoleh slip setoran bank yang kemudian diarsip berdasarkan tanggal. Setelah melakukan Pada perluasan ini, siklus dilanjutkan dengan pelaporan penerimaan kas harian. Ketika uang yang diterima disetor ke bank oleh bagian keuangan, bagian keuangan memperoleh slip setoran bank yang kemudian diarsip berdasarkan tanggal. Setelah melakukan

4.5.3. DFD Logical Level 0

Sedangkan secara periodik, bagian administrasi memperoleh laporan rekapitulasi data pasien yang datang. Yang kemudian Sedangkan secara periodik, bagian administrasi memperoleh laporan rekapitulasi data pasien yang datang. Yang kemudian

Pasien

Data Pasien

Kartu Pasien

Pembayaran Pasien

Biaya RS

Penerimaan Harian

Rekapitulasi Data Pasien

4.0 3.0 Pembuatan Rincian

Penyetoran Biaya&

Uang ke

Biaya dan Rekapitulasi

Bukti Setor

Data Pasien

Bank Uang

Bank

Gambar 4-22. DFD Logical Level 0 Sistem Penerimaan Kas RSKIA AMANAH (Untuk Pasien Rawat Inap maupun Pasien Rawat Jalan)

4.5.4. Prosedur-prosedur yang melengkapi sistem penerimaan kas

4.5.4.1. Prosedur pelaporan penerimaan kas harian

Bagian kasir memberikan laporan penerimaan harian bersama dengan uang yang diterima dan nota pembayaran ke bagian keuangan. Nota pembayaran terdiri atas nota pembayaran selama 3 shift kerja pada setiap harinya. Waktu pelaporan ini setiap awal hari, akhir dari shift pertama dan pagi hari. Penerimaan shift pertama dilaporkan pada akhir shift, sedangkan penerimaan shift kedua dan ketiga dilaporkan pagi pada hari berikutnya. Hal ini dilakukan untuk menghindari adanya penyimpanan uang yang sudah diterima dalam waktu yang lama, dan menghindari adanya penyelewengan uang oleh personel yang bersangkutan. Setelah menerima setoran, biasanya pada pagi hari, bagian keuangan akan menyetorkan uang penerimaan tersebut ke bank. Bank akan memberikan slip bukti setor lembar kedua sebagai bukti penyetoran uang. Kemudian bukti setor tersebut diarsip bagian keuangan berdasarkan tanggal bersama laporan penerimaan harian yang diperoleh dari bagian kasir. Setelah melakukan penyetoran, bagian keuangan mengakses database keuangan rumah sakit untuk mengecek kecocokan perincian data pasien yang Bagian kasir memberikan laporan penerimaan harian bersama dengan uang yang diterima dan nota pembayaran ke bagian keuangan. Nota pembayaran terdiri atas nota pembayaran selama 3 shift kerja pada setiap harinya. Waktu pelaporan ini setiap awal hari, akhir dari shift pertama dan pagi hari. Penerimaan shift pertama dilaporkan pada akhir shift, sedangkan penerimaan shift kedua dan ketiga dilaporkan pagi pada hari berikutnya. Hal ini dilakukan untuk menghindari adanya penyimpanan uang yang sudah diterima dalam waktu yang lama, dan menghindari adanya penyelewengan uang oleh personel yang bersangkutan. Setelah menerima setoran, biasanya pada pagi hari, bagian keuangan akan menyetorkan uang penerimaan tersebut ke bank. Bank akan memberikan slip bukti setor lembar kedua sebagai bukti penyetoran uang. Kemudian bukti setor tersebut diarsip bagian keuangan berdasarkan tanggal bersama laporan penerimaan harian yang diperoleh dari bagian kasir. Setelah melakukan penyetoran, bagian keuangan mengakses database keuangan rumah sakit untuk mengecek kecocokan perincian data pasien yang

4.5.4.2. Prosedur pembuatan rekapitulasi data pasien, rincian

biaya dan hasil rekam medik

Setelah memperoleh rekapitulasi data pasien dari bagian pendaftaran, kemudian dokumen-dokumen bagi pasien rawat inap, dan dokumen RM yang telah diisi tindakan dan resep oleh dokter, bagian administrasi membuat dan menghitung rincian biaya yang akan dibebankan kepada pasien. Rincian biaya dihitung berdasar dokumen RM yang berisi tindakan dokter kepada pasien. Untuk pasien rawat inap masih ditambah dengan dokumen pendukung lainnya yang berisi persetujuan jumlah biaya administrasi dan persetujuan akan adanya tambahan biaya lain selama masa rawat inap. Rincian biaya yang dibuat oleh bagian administrasi berisi nama pasien, alamat, diagnose, kelas/ ruang, tanggal, table rincian obat dan material yang dipakai. Saat pasien akan keluar, rincian biaya yang sudah dilengkapi oleh dokter dikembalikan ke bagian administrasi, untuk oleh bagian administrasi dimasukkan nominal rupiah atas tiap tindakan, yang kemudian di cetak ke dalam catatan rincian biaya. Rincian biaya dapat diperoleh oleh pasien, jika pasien dapat menunjukkan Setelah memperoleh rekapitulasi data pasien dari bagian pendaftaran, kemudian dokumen-dokumen bagi pasien rawat inap, dan dokumen RM yang telah diisi tindakan dan resep oleh dokter, bagian administrasi membuat dan menghitung rincian biaya yang akan dibebankan kepada pasien. Rincian biaya dihitung berdasar dokumen RM yang berisi tindakan dokter kepada pasien. Untuk pasien rawat inap masih ditambah dengan dokumen pendukung lainnya yang berisi persetujuan jumlah biaya administrasi dan persetujuan akan adanya tambahan biaya lain selama masa rawat inap. Rincian biaya yang dibuat oleh bagian administrasi berisi nama pasien, alamat, diagnose, kelas/ ruang, tanggal, table rincian obat dan material yang dipakai. Saat pasien akan keluar, rincian biaya yang sudah dilengkapi oleh dokter dikembalikan ke bagian administrasi, untuk oleh bagian administrasi dimasukkan nominal rupiah atas tiap tindakan, yang kemudian di cetak ke dalam catatan rincian biaya. Rincian biaya dapat diperoleh oleh pasien, jika pasien dapat menunjukkan

4.5.5. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas di RSKIA AMANAH, adalah:

1. Kartu Pasien

2. Dokumen Rekam Medik

3. Nota Pembayaran

4. Surat Penyataan Persetujuaan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/ Tindakan Medik Lain (Informed Consent)

5. Pernyataan Persetujuan Tindakan Medik (Rawat Inap) (PPTM)

6. Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi (PPA)

7. Perjalanan Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan (PPPDP)

8. Rincian Biaya

9. Resume Medik

10. Bukti Setor Bank

4.5.6. Catatan yang digunakan dalam sistem penerimaan kas:

1. Rekapitulasi Data Pasien

2. Laporan Penerimaan Kas Harian

3. Laporan Jumlah Tagihan

4.5.7. Fungsi yang terkait

1. Fungsi penerimaan oleh bagian pendaftaran

2. Fungsi kas oleh bagian kasir

3. Fungsi shipping oleh bagian administrasi

4. Fungsi akuntansi oleh bagian keuangan