Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas pada Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH

3.8. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas pada Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH

3.8.1. Data Flow Diagram Siklus Penerimaan Kas

3.8.1.1. Content Diagram

Secara keseluruhan sistem akuntansi penerimaan kas di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH didokumentasikan dalam context diagram dibawah ini:

Content

mendokumentasikan dan menggambarkan sumber data penerimaan kas yang ada di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH. Context diagram tersebut menunjukkan pihak eksternal serta aliran data yang masuk maupun keluar pada sistem informasi penerimaan kas Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH. Pihak eksternal dari sistem penerimaan kas Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH adalah pasien yang menjalani perawatan di rumah sakit (dalam perusahaan manufaktur disebut sebagai pelanggan). Aliran data yang masuk ke dalam sistem penerimaan kas Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH adalah:

diagram

ini

1. Identitas dan catatan status pasien saat pasien melakukan pendaftaran, dimana pasien rawat jalan di catat pada buku pendaftaran sedangkan pasien rawat inap di buku register

2. Biaya Rawat (yang dibebankan kepada setiap pasien)

3. Buku Administrasi Aliran data yang keluar dari sistem penerimaan kas Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH adalah:

1. Kartu Pasien (identitas pasien)

2. Kuitansi sebagai tanda pelunasan biaya administrasi

3.8.1.2. Physical Data Flow Diagram (DFD) Level 0

Untuk melihat pihak internal yang ada dalam sistem penerimaan kas Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH, penulis mendokumentasikan dalam DFD physical dibawah ini:

Calon pasien (pasien baru) atau pasien lama melakukan pendaftaran atau registrasi ke bagian administrasi. Kemudian bagian administrasi akan mencatatnya di buku pendaftaran untuk pasien rawat jalan ataupun buku register untuk pasien rawat inap, dan membuatkan kartu

pasien bagi pasien baru dan membuatkan Kartu Status Pasien baik untuk pasien lama maupun pasien baru. Setelah dilakukannya pemeriksaan oleh tenaga medis rumah sakit pasien akan menandatangani Surat Pernyataan Persetujuan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/ Tindakan Medik Lain (Informed Consent) atau Pernyataan Persetujuan Tindakan Medik (Rawat Inap) dan Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi ke bagian administrasi. Bagian administrasi akan menangani berkas- berkas tersebut untuk dibuatkan rekapan lengkap mengenai jumlah biaya yang ditanggung pasien berikut rekapan tambahan biaya yang mungkin terjadi, seperti rincian biaya persalinan, biaya rawat inap dan pemakaian obat-obatan. Bagian administrasi akan melaporkan dan menyetorkan penerimaan uang setiap hari kepada bendahara rumah sakit (pemilik) atas penerimaan pembayaran biaya perawatan atau medik dari pasien setelah bagian administrasi mencatatnya di buku kas (buku penerimaan kas).

3.8.1.3. Logical DFD Level 0

DFD Logical akan mendokumentasikan tugas-tugas yang harus dilakukan oleh pihak internal sistem penerimaan kas Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH.

Sistem penerimaan kas Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH dimulai dengan mencatat pendaftaran pasien yang dilakukan oleh bagian administrasi dan diarsipkan dalam buku pendaftaran untuk pasien rawat jalan dan buku register untuk

pasien rawat inap, kemudian dikeluarkannya identitas pasien oleh bagian administrasi berupa Kartu Pasien dan Kartu Status Pasien. Berdasarkan Kartu Pasien dan Kartu Status Pasien tersebut bagian administrasi akan membuatkan pula Surat Pernyataan Persetujuan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/ Tindakan Medik Lain, Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi dan Perjalanan Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan

ditandatangani oleh pasien (penanggungjawab/suami) dan pihak rumah sakit (dokter yang menangani) masing-masing sebanyak satu rangkap. Bagian administrasi juga membuat Surat Pernyataan Persetujuan Tindakan Medik (Rawat Inap), Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi dan Perjalanan Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan masing-masing satu rangkap. Seluruh rekapan tersebut kemudian oleh bagian administrasi digunakan sebagai dasar untuk membuat rincian biaya dan rincian biaya tambahan atas pemakaian obat-obatan dan rawat inap (bagi pasien yang

yang

menjalani rawat inap) sebanyak satu rangkap. Rincian biaya tersebut masing-masing dibuat satu rangkap yang diarsipkan untuk digunakan membuat laporan penerimaan kas yang dicatat dalam buku administrasi. Rincian biaya dibuat dua rangkap apabila pasien memintanya, yang kemudian diserahkan kepada pasien sebagai laporan besarnya biaya yang dibebankan beserta resume medik dan kuitansi yang dibuat sebagai bukti pelunasan atas biaya administrasi yang diotorisasi oleh bagian administrasi. Penerimaan kas tersebut kemudian langsung disetorkan kepada pemilik, dan oleh pemilik uang tersebut langsung diputar untuk digunakan sebagai biaya operasional rumah sakit.

Pasien

Buku Pendaftaran & Buku Register

Pendaftaran 1.0

Mencatat Identitas

Rincian

Pasien

Data Pasien

Biaya Administrasi

Rekapan

Pendaftaran Membuat Kartu

Pasien, Kartu 3.0 Status Pasien dan Surat Administrasi

Membuat

lainnya

Rincian Biaya

Uang ke

Pemilik 4.0 Penerimaan

Laporan

Menagih Biaya

Kas

Uang / Kas

Rawat

& Laporan Kas

Uang

5.0 Menerima Pembayaran

Pemilik

Buku Administrasi / Kas

Gambar 3-4. Logical DFD Level 0 Sistem Penerimaan Kas Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH (Untuk Pasien Rawat Inap maupun Pasien Rawat Jalan)

3.8.2. Fungsi atau Unit Organisasi yang Terkait

Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH hanya memiliki satu bagian saja di dalam unit organisasinya, yaitu bagian administrasi. Dimana bagian administrasi ini menangani seluruh kegiatan yang ada, khususnya yang berhubungan dengan penerimaan kas.

Fungsi dari bagian administrasi ini antara lain:

1. Menerima pendaftaran pasien Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH.

2. Membuat dan melengkapi surat yang menyatakan keterangan akan identitas pasien dan kewajiban pembebanan akan biaya administrasi pada pasien.

3. Melakukan pengecekan terhadap bukti pendukung administrasi, baik yang berasal dari tenaga medik selaku pemberi layanan kesehatan maupun dari bagian administrasi itu sendiri yang menerima pasien.

4. Mengatur seluruh kegiatan administrasi rumah sakit baik yang berhubungan dengan penagihan dan penerimaan kas rumah sakit maupun penyediakan pelayanan terhadap pasien yang menjalani pengobatan di rumah sakit tersebut.

5. Menyetorkan penerimaan uang (kas) kepada pemilik.

3.8.3. Dokumen dan Catatan Akuntansi yang digunakan

1. Kartu Pasien

2. Kartu Status Pasien

3. Buku Pendaftaran dan Buku Register

4. Surat Pernyataan Persetujuan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/ Tindakan Medik Lain (Informed Consent)

5. Pernyataan Persetujuan Tindakan Medik (Rawat Inap)

6. Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi

7. Buku Administrasi/ Kas/ Penerimaan Kas

8. Catatan Rincian Biaya Persalinan

9. Surat Keterangan Opname

10. Catatan Rincian Pemakaian Obat-obatan dan Material

11. Kuitansi

12. Bukti Penyetoran Kas (berupa otorisasi di buku administrasi/ kas)

3.8.4. Prosedur-prosedur dalam Sistem Penerimaan Kas Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH

3.8.4.1. Prosedur Pendaftaran Pasien

Pasien baru maupun pasien lama datang ke Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH, dan melakukan pendaftaran. Pasien baru diwajibkan mencatatkan identitasnya terlebih dahulu di buku pendaftaran atau buku

register untuk mendapatkan kartu pasien dan kartu status pasien, sedangkan untuk pasien lama, karena sudah memiliki kartu pasien tidak perlu lagi mendaftar, dan tinggal menunjukkan kartu pasien tersebut untuk mendapatkan kartu status pasiennya. Pasien yang telah melakukan pendaftaran oleh bagian administrasi akan dimasukkan data-datanya yang dibutuhkan ke dalam buku pendaftaran untuk pasien rawat jalan dan buku register untuk pasien rawat inap dan dibuatkan kartu pasien dan kartu status pasien masing-masing satu rangkap. Kartu pasien akan diberikan kepada pasien sebagai bukti pendaftaran, sedangkan kartu status pasien digunakan oleh pihak rumah sakit dalam hal ini adalah dokter atau bidan untuk mencatat perjalanan riwayat keadaan pasien selama menjalani perawatan maupun pengobatan di rumah sakit, juga sebagai dasar pihak rumah sakit untuk melakukan pembebanan biaya. Kartu Pasien dan Kartu Status Pasien dibuat dengan nomor urut tertulis yang ada pada buku register atau buku pendaftaran.

Prosedur ini melibatkan pasien dan bagian administrasi. Bagian administrasi bertanggungjawab atas pendaftaran pasien rumah sakit ibu dan anak AMANAH Sumpiuh.

3.8.4.2. Prosedur Pembuatan Formulir Administrasi

Mengisi dan melengkapi Formulir Administrasi

Bagian Administrasi

Kartu

Status Pasien Status Pasien

Kartu

Pasien

Formulir Administrasi

(Calon Pasien)

Kartu Pasien

Tenaga Medis (Dokter atau Bidan)

Keterangan Formulir Administrasi: Informed Consent : Surat Pernyataan Persetujuan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/ Tindakan Medik Lain PPTM : Pernyataan Persetujuan Tindakan Medik (Rawat Inap) PPA : Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi PPPDP : Perjalanan Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan RBP : Rincian Biaya Persalinan SKO : Surat Keterangan Opname RB : Rincian Biaya Pemakaian Obat-obatan dan Material

Gambar 3-7. Workflow Prosedur Pembuatan Formulir Administrasi Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH (Untuk Pasien Rawat Inap maupun Pasien Rawat Jalan)

Pasien menggunakan kartu pasien untuk mendapatkan penanganan medik dari dokter atau bidan, sedang kartu status pasien digunakan oleh bagian administrasi untuk mengetahui keadaan pasien, seperti pasien mendapatkan penanganan apa saja dan mendapatkan pengobatan apa saja. Dengan begitu bagian administrasi dapat menghitung besarnya biaya yang telah dan akan dikeluarkan. Bagian administrasi akan membuat formulir – formulir administrasi yang dibutuhkan dan akan diisi oleh pasien, setelah menerima kartu status pasien. Formulir – formulir administrasi tersebut antara lain, Informed Consent (Surat

Pernyataan Persetujuan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/ Tindakan Medik Lain), Pernyataan Persetujuan Tindakan Medik (Rawat Inap), Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi, Perjalanan Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan, Rincian Biaya Persalinan, Rincian Biaya Pemakaian Obat-obatan dan Material, Surat Keterangan

Opname. Formulir administrasi dibuat berdasarkan kebutuhan dari pasien, apakah pasien tersebut menjalani rawat jalan ataupun rawat inap. Formulir – formulir administrasi tersebut dibuat hanya satu rangkap dan akan diarsipkan oleh bagian administrasi sebagai bukti dokumen atas catatan penerimaan kas. Formulir rincian biaya dibuat dua rangkap hanya jika pasien meminta salinan atas besarnya biaya yang ditanggungnya.

Bagian Administrasi

membawa Kartu

Administrasi

Pasien

membawa Kartu Status Pasien

Kartu Pasien

Tenaga

Kartu Status Pasien

Medis memeriksa

Membuat Rekapan

Formulir Administrasi

Kartu Status

Pasien

Diarsip bagian administrasi Formulir Administrasi

Membuat Rincian Biaya

Selesai

Keterangan Formulir Administrasi: Informed Consent : Surat Pernyataan Persetujuan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/ Tindakan Medik Lain PPTM : Pernyataan Persetujuan Tindakan Medik (Rawat Inap) PPA : Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi PPPDP : Perjalanan Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan RBP : Rincian Biaya Persalinan SKO : Surat Keterangan Opname RB : Rincian Biaya Pemakaian Obat-obatan dan Material

Gambar 3-8. Flowchart Prosedur Pembuatan Formulir Administrasi Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH (Untuk Pasien Rawat Inap maupun Pasien Rawat Jalan)

Prosedur ini melibatkan bagian administrasi yang bertanggungjawab pada pembuatan formulir – formulir yang berkaitan dengan administrasi keuangan.

3.8.4.3. Prosedur Penerimaan dan Penyetoran Kas

Seluruh rekapan formulir administrasi ditangani oleh bagian administrasi, sehingga bagian administrasi dapat menghitung jumlah piutang jasanya atau jumlah biaya yang harus dibebankan pada pasien.

Setelah bagian administrasi membuat rekapan administrasi berupa kartu pasien, kartu status pasien, informed consent (surat pernyataan persetujuan tindakan operasi/ perawatan/ pengobatan/ tindakan medik lainnya), form persetujuan pertanggungjawaban administrasi sebanyak satu rangkap, dan form perjalanan penyakit sebanyak satu rangkap pula. Berdasarkan rekapan administrasi tersebut bagian administrasi dapat menentukan besarnya biaya yang dibebankan kepada pasien, berikut tambahan biaya yang mungkin terjadi. Rincian biaya yang dibuat berdasarkan

rekapan administrasi tersebut ditulis pada form yang disebut rincian pemakaian obat-obatan dan material. Atas rincian biaya tersebut dibuatlah pula kuitansi oleh bagian administrasi sebagai bukti pasien yang telah melakukan pembayaran. Bagian administrasi melakukan penagihan kepada pasien yang melakukan perawatan di rumah sakit berdasarkan rincian biaya pemakaian obat dan material dan berbagai catatan mengenai adanya biaya tambahan yang terjadi, yang juga dirinci di dalam rincian biaya pemakaian obat dan material. Kemudian bagian administrasi menyetorkan kas yang telah diterimanya ke pemilik yayasan. Dalam menyetorkan kas tersebut, bukti bahwa kas telah disetorkan kepada pemilik yayasan adalah pembubuhan tandatangan di buku administrasi oleh pemilik yayasan. Buku administrasi inilah yang menjadi bukti adanya penerimaan kas dan penyetoran kas. Untuk rekapitulasi penerimaan kas setiap bulan, yaitu mengenai jumlah yang diperoleh setiap bulannya akan dilakukan oleh bagian administrasi setiap bulannya. Dan pemilik akan menyetorkan penerimaan kas tersebut ke pihak bank.

Prosedur ini melibatkan bagian administrasi yang bertanggungjawab atas penerimaan kas dari pasien dan penyetoran kas terhadap pemilik.