Desain Pendaftaran Pasien RS. KIA AMANAH Sumpiuh
4.3.2. Desain Pendaftaran Pasien RS. KIA AMANAH Sumpiuh
Desain pendaftaran pasien yang pertama:
4.3.2.1. Context Diagram
4.3.2.2. DFD Physical Level 0
Pasien datang kemudian melakukan pendaftaran. Pasien lama menunjukkan Kartu Pasien rumah sakit, sedang pasien baru mendaftarkan dulu identitasnya untuk mendapatkan Kartu Pasien. Berdasarkan data pasien tersebut, bagian pendaftaran akan mencetak dokumen rekam medik sebanyak satu rangkap untuk mencatat tindakan dokter selama pasien berada di rumah sakit. Untuk pasien rawat inap, setelah mendaftar maka bagian pendaftaran akan meminta pasien untuk mengisi kelengkapan administrasi seperti Surat Penyataan Persetujuaan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/ Tindakan Medik Lain (Informed Consent), Pernyataan
Persetujuan Tindakan Medik (Rawat Inap) (PPTM), Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi (PPA), dan Perjalanan Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan (PPPDP) yang telah disetujui dan ditandatangani oleh pasien dan pihak rumah sakit. Semua dokumen tersebut dibuat satu rangkap. Gunanya sebagai bukti pendukung dalam penghitungan biaya perawatan khususnya bagi pasien rawat inap, karena dalam dokumen itu tertera pula besarnya biaya yang harus ditanggung pasien. Dokumen tersebut nantinya akan diarsipkan oleh bagian administrasi bersama dokumen rekam medik.
4.3.2.3. DFD Logical Level 0
Setelah pasien menerima kartu pasien dan dokumen RM dari bagian pendaftaran, dan pelayanan telah diberikan maka pasien dapat melakukan pembayaran biaya perawatan ke bagian kasir. Bagian kasir akan mencetak nota pembayaran (NP) sebanyak 3 lembar. Lembar pertama NP yang sudah di cap “LUNAS” dan kartu pasien diserahkan kembali kepada pasien berikut rincian biaya perawatan. Lembar kedua NP yang sudah di cap “LUNAS” diarsip berdasarkan tanggal terjadinya transaksi untuk diserahkan kepada bagian keuangan. Dan lembar ketiga NP yang sudah di cap “LUNAS” diarsip berdasarkan tanggal terjadinya transaksi oleh bagian kasir. Sedangkan dokumen RM diarsip oleh bagian administrasi berdasarkan nomor RM. Bagi pasien rawat inap bukti pendukung diarsip di bagian administrasi bersama dokumen RM berdasarkan nomor RM yang tercetak pula di kartu pasien.
4.3.2.4. Prosedur – prosedur penerimaan kas dari pembayaran biaya persalinan dan perawatan di RSKIA AMANAH 4.3.2.4.1. Prosedur pendaftaran pasien baru
Pasien baru melakukan pendaftaran. Kartu Tanda Penduduk atau Kartu Identitas lain yang dimiliki pasien digunakan oleh bagian pendaftaran sebagai sumber data
pasien. Data pasien kemudian di-inputkan ke dalam database pasien. Bagian pendaftaran lalu mencetak kartu pasien dan dokumen RM masing-masing satu rangkap. Kartu pasien dikembalikan ke pasien, sedang dokumen RM digunakan dokter untuk merekam tindakan, yang kemudian dilanjutkan ke bagian administrasi untuk menghitung besarnya biaya perawatan yang harus dibayar oleh pasien. Untuk pasien rawat inap, bagian pendaftaran akan meminta pasien untuk mengisi kelengkapan administrasi berupa IC, PPTM, PPA dan PPPDP, yang dimana dokumen tersebut digunakan sebagai bukti pendukung penghitungan biaya perawatan. Rincian biaya perawatan tersebut direkam dalam database, agar bagian kasir bisa dengan cepat mengetahui informasi besarnya biaya perawatan saat pasien melakukan pembayaran. Pasien dengan membawa kartu pasiennya melakukan pembayaran di bagian kasir. Bagian pendaftaran mencetak rekapitulasi data pasien yang diserahkan ke bagian administrasi setiap periodenya. Rekapitulasi data pasien tersebut nantinya akan digunakan bagian administrasi untuk pengendali aliran transaksi antara bagian pendaftaran dan bagian kasir, selain sebagai arsip.
mulai
Dokumen Bag. Pendaftaran
RM memasukkan data
Database
pasien baru
Pasien
Data Pasien
Data
KP diserahkan
Pasien
kembali ke pasien. Dok.RM digunakan
Bag. Pendaftaran
dokter untuk
mencetak Laporan
menulis tindakan
Data Pasien
kemudian
Bag. Pendaftaran
dilanjutkan ke bag.
mencetak KP dan
administrasi
Dok. RM
Dokumen RM
Laporan Data Pasien
KP
administrasi
Dokumen RM
pasien
Data Pasien
Selesai
Gambar 4-16. Flowchart Prosedur Pendaftaran Pasien Baru Sistem Penerimaan Kas Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH
(Untuk Pasien Rawat Jalan)
4.3.2.4.2. Prosedur pendaftaran pasien lama
Pasien lama karena telah memiliki kartu pasien langsung ke bagian pendaftaran untuk mendapatkan dokumen RM. Dan bagi pasien rawat inap diharuskan untuk mengisi kelengkapan administrasi berupa Surat Penyataan Persetujuaan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/
Tindakan Medik Lain (Informed Consent), Pernyataan Persetujuan Tindakan Medik (Rawat Inap) (PPTM), Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi (PPA), dan Perjalanan Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan (PPPDP). Bagian pendaftaran mencetak dokumen RM dan dokumen-dokumen bukti pendukung bagi pasien rawat inap tersebut masing-masing satu rangkap. Kartu pasien dikembalikan lagi kepada pasien untuk nantinya digunakan pada saat pembayaran biaya perawatan. Sedangkan dokumen RM dan dokumen bukti pendukung bagi pasien rawat inap, setelah dokter menginput tindakan dan resep, oleh bagian administrasi dilakukan penghitungan biaya perawatan yang direkam pula dalam database pembayaran.
4.3.2.4.3. Prosedur pembayaran biaya perawatan di RSKIA AMANAH
Dengan membawa kartu pasien yang diperoleh dari bagian pendaftaran, pasien melakukan pembayaran ke bagian kasir. Kasir kemudian akan mencetak nota pembayaran
sebanyak 3 rangkap. Lembar pertama diserahkan kepada pasien bersama kartu pasien, yang sudah di cap “LUNAS” sebagai bukti pembayaran biaya perawatan. Lembar kedua nota pembayaran diserahkan ke bagian keuangan dan diarsipkan berdasarkan tanggal terjadinya transaksi. Sedang lembar ketiga nota pembayaran diarsip bagian kasir berdasarkan tanggal terjadinya transaksi. Dokumen RM dan dokumen-dokumen pendukung (khusus pasien rawat inap) diserahkan ke bagian administrasi dan diarsipkan berdasarkan No. RM tercetak. Bagian kasir mencetak laporan penerimaan harian (LPH). LPH tersebut kemudian diserahkan ke bagian keuangan setiap harinya (di pagi hari) bersama uang penerimaan harian yang telah diterima kasir dari pasien. Pasien dapat mengambil rincian biaya perawatan dan hasil rekam medik di bagian administrasi dengan menunjukkan kartu pasien.
Mulai 1
Pasien menyerahkan KP
NP 2
NP 3 menyerahkan uang
dari Bag. Pendaftaran &
Kartu Pasien Kasir mencetak LPH untuk diserahkan ke
Uang
Bag. Keu bersama NP 2
Laporan Kasir menerima uang &
Penerimaan mencetak nota
Harian (LPH) pembayaran (NP)
Kartu Pasien
Selesai Pasien
NP 2
NP 3
Gambar 4-19. Flowchart Prosedur Pembayaran Biaya Perawatan Sistem Penerimaan Kas RSKIA AMANAH (Untuk Pasien Rawat Inap maupun Pasien Rawat Jalan)
dalam prosedur
pendaftaran pasien adalah:
1. Kartu Pasien
2. Dokumen Rekam Medik
3. Nota Pembayaran
4. Rincian Biaya Perawatan
5. Surat Penyataan Persetujuaan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/ Tindakan Medik Lain (Informed Consent)
6. Pernyataan Persetujuan Tindakan Medik (Rawat Inap) (PPTM)
7. Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi (PPA)
8. Perjalanan Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan (PPPDP)
4.3.2.6. Catatan yang digunakan dalam prosedur pendaftaran
pasien adalah:
1. Laporan Penerimaan Harian (LPH)
2. Rekapitulasi Data Pasien (baik pasien rawat jalan maupun rawat inap)
3. Laporan Jumlah Tagihan
4.3.2.7. Fungsi yang terlibat dalam prosedur pendaftaran
pasien adalah:
1. Fungsi penerimaan (bagian pendaftaran)
2. Fungsi kas (bagian kasir)
3. Fungsi penagih dan
pengarsipan (bagian
administrasi)