Sistem Pengendalian Internal Penerimaan Kas

2.6. Sistem Pengendalian Internal Penerimaan Kas

2.6.1. Pengertian Pengendalian Intern

Menurut Hall (2007), Sistem Pengendalian Internal (Internal Control Sistem) terdiri dari berbagai kebijakan, praktik dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan untuk mencapai empat tujuan umumnya, yaitu:

1. Menjaga aktiva perusahaan dengan melakukan cek ulang.

2. Memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi.

3. Mendorong efisiensi dalam operasional perusahaan.

4. Mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang diterapkan oleh pihak manajemen.

Menurut AICPA dalam Winarno (2006), sistem pengendalian intern (SPI) adalah rencana organisasi dan semua ukuran dan metode terkoordinasi yang diterapkan dalam suatu perusahaan Menurut AICPA dalam Winarno (2006), sistem pengendalian intern (SPI) adalah rencana organisasi dan semua ukuran dan metode terkoordinasi yang diterapkan dalam suatu perusahaan

Internal control as the process implemented by the board of directors, management, and those under their direction to provide reasonable assurance that control objectives are achieved with regard to:

Effectiveness and efficiency of operations Reliability of financial reporting Compliance with applicable laws and regulations

2.6.2. Karakteristik Sistem Pengendalian Intern (SPI)

Menurut COSO dalam Winarno (2006), SPI memiliki karakteristik sebagai berikut:

a. Sistem pengendalian intern merupakan sebuah proses, sehingga tidak pernah berhenti bekerja.

b. Sangat dipengaruhi oleh orang dari berbagai tingkatan manajemen di dalam perusahaan.

c. Hanya dapat memberikan perlindungan secara reasonable (sewajarnya), karena harus memperhatikan keuntungan dan kerugian (cost and benefit).

d. Ditujukan untuk melindungi tujuan perusahaan secara keseluruhan, tidak hanya terhadap laporan keuangan saja.

e. Memiliki berbagai komponen yang berbeda-beda fungsinya namun saling terkait.

2.6.3. Komponen Pengendalian Internal

Komponen pengendalian internal menurut COSO terdiri atas lima komponen, yaitu:

1. Control Environment (Lingkungan Pengendalian) Lingkungan pengendalian merupakan sarana dan prasarana yang ada di dalam organisasi atau perusahaan untuk menjalankan sistem pengendalian intern yang baik. Tanpa lingkungan yang baik, sistem pengendalian intern yang sangat baguspun tidak dapat dijalankan dengan baik. Menurut Winarno (2006), terdapat beberapa komponen yang mempengaruhi lingkungan pengendalian intern adalah:

a. Komitmen manajemen terhadap intergritas dan nilai-nilai etika (commitment to integrity and ethical values) .

b. Filosofi yang dianut oleh manajemen dan gaya operasional yang dipakai oleh manajemen (management philosophy and operating style)

c. Struktur organisasi (organizational structure) c. Struktur organisasi (organizational structure)

e. Metode pembagian tugas dan tanggungjawab (methods of assigning authority and responsibility)

f. Kebijakan dan praktik yang menyangkut sumber daya manusia (human resources policies and practices)

g. Pengaruh dari luar (external influences)

2. Control Activities (Aktivitas Pengendalian) Aktivitas pengendalian adalah berbagai kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah diambil untuk mengatasi risiko perusahaan yang telah diidentifikasi. (Hall, 2007: 190-191) COSO dalam Winarno (2006), mengidentifikasi lima hal yang dapat diterapkan perusahaan, untuk aktivitas pengendaliannya, yaitu:

a. Pemberian otorisasi atas transaksi dan kegiatan.

b. Pembagian tugas dan tanggungjawab.

c. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang baik.

d. Perlindungan yang cukup terhadap kekayaan dan catatan perusahaan.

e. Pemeriksaan

independen

terhadap kinerja

perusahaan.

3. Risk Assessment (Penilaian Resiko) Organisasi harus mengetahui dan menghadapi risiko yang ada dihadapannya. Organisasi juga harus merancang tujuan, sehingga dengan tujuan tersebut organisasi dapat dioperasikan bersama-sama. Organisasi harus menentukan mekanisme untuk mengidentifikasi, menganalisis dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan risiko. (Romney & Steinbart, 2006: 196) Sebab, penilaian risiko adalah untuk mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola berbagai risiko yang berkaitan dengan laporan keuangan. (Hall, 2007: 188) Dalam bukunya Winarno (2006), menjelaskan ada tiga kelompok risiko yang dihadapi perusahaan, yaitu:

a. Risiko strategis, yaitu mengerjakan sesuatu dengan cara yang salah. Kesalahan seperti ini akan menyebabkan perusahaan tidak dapat mencapai tujuannya dengan baik.

b. Risiko financial, yaitu risiko menghadapi kerugian keuangan.

c. Risiko informasi, yaitu menghasilkan informasi yang tidak relevan atau informasi yang keliru, atau bahkan sistem informasinya tidak dapat dipercaya.

4. Information and Communication (Informasi dan

Komunikasi) Di sekitar aktivitas pengendalian sistem informasi dan komunikasi memungkinkan organisasi untuk menangkap dan bertukar informasi yang dibutuhkan untuk memimpin, mengatur dan mengawasi kegiatan operasinya. (Romney & Steinbart, 2006: 196)

5. Monitoring (Pemantauan) Seluruh proses harus dapat memonitor dan membuat modifikasi yang diperlukan, sehingga sistem dapat memberi reaksi yang lebih dinamis dan menjamin perubahan kondisi. (Romney & Steinbart, 2006: 196) Pemantauan adalah kegiatan untuk mengikuti jalannya sistem informasi akuntansi, sehingga apabila ada sesuatu berjalan tidak seperti yang diharapkan, dapat diambil tindakan segera.

Menurut Winarno (2006), ada berbagai bentuk pemantauan di dalam perusahaan yang dapat dilaksanakan dengan salah satu (atau semua) proses berikut ini:

a. Supervisi yang efektif (effective supervision), yaitu manajemen yang lebih atas mengawasi manajemen dan karyawan dibawahnya.

b. Akuntansi pertanggungjawaban (responsibility accounting) , yaitu perusahaan menerapkan suatu sistem akuntansi yang dapat digunakan untuk menilai kinerja masing-masing manajer, masing- masing departemen dan masing-masing proses yang dijalankan oleh perusahaan.

c. Audit internal (internal auditing), yaitu pengauditan yang dilakukan oleh auditor di dalam perusahaan.

2.6.4. Unsur Pengendalian Internal dalam Siklus Penerimaan Kas

Dalam bukunya Mulyadi (2001), menjelaskan bahwa unsur pengendalian internal yang seharusnya ada dalam siklus penerimaan kas dari penjualan piutang jasa adalah:

1. Organisasi

a. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas Untuk menciptakan suatu pengendalian internal (internal

check) fungsi

penagihan yang penagihan yang

b. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi Fungsi akuntansi tidak boleh digabungkan dengan fungsi

untuk menghindari kemungkinan penggunaan catatan akuntansi untuk menutupi kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. Jika fungsi akuntansi digabungkan dengan fungsi penerimaan kas timbul kemungkinan fungsi penerimaan kas menggunakan kas yang diterima dari debitur untuk kepentingannya sendiri dan menutupi kecurangan tersebut dengan memanipulasi catatan piutang kepada debitur. Kecurangan semacam ini disebut lapping.

penyimpanan,

2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

a. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindah bukuan (giro bulyet).

Untuk menghindari penerimaan kas dari debitur jatuh ke tangan pribadi karyawan, perusahaan mewajibkan para debiturnya untuk melakukan pembayaran dengan menggunakan cek atas nama perusahaan atau dengan menggunakan giro untuk pemindahbukuan. Dengan cek atas nama dan giro, pembayaran yang dilakukan oleh debitur akan terjamin masuk ke dalam rekening giro perusahaan.

b. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. Kegiatan fungsi penagihan harus di cek melalui sistem akuntansi. Fungsi penagihan hanya melakukan penagihan atas dasar daftar piutang yang telah jatuh tempo yang dibuat oleh fungsi akuntansi.

c. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (bagian piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur. Piutang adalah kekayaan perusahaan. Pengurangan terhadap piutang yang dicatat dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen yang sah. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar yang andal untuk mengurangi piutang adalah surat c. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (bagian piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur. Piutang adalah kekayaan perusahaan. Pengurangan terhadap piutang yang dicatat dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen yang sah. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar yang andal untuk mengurangi piutang adalah surat

3. Praktik yang Sehat

a. Hasil perhitungan kas harus direkam dalam berita acara penghitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera. Jika perusahaan menerapkan kebijakan bahwa semua kas yang diterima disetor penuh ke bank dengan segera, maka kas yang ada di tangan Bagian Kassa (kasir) pada suatu saat terdiri setoran dalam perjalanan (deposit in transit). Secara periodik fungsi pemeriksa intern melakukan penghitungan kas dan hasil perhitungan tersebut direkam dalam suatu dokumen yang disebut berita acara penghitungan kas. Selesai dihitung, kas tersebut segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.

b. Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance) . Karyawan yang langsung berhubungan dengan uang perusahaan ini perlu diasuransikan, sehingga jika karyawan yang diserahi tanggung jawab menjaga uang tersebut melakukan kecurangan, asuransi akan menanggung risiko kerugian yang timbul.

c. Kas dalam perjalanan (baik yang ada di tangan bagian kassa maupun di tangan penagih perusahaan) harus diasuransikan (cash-in-safe dan cash-in- transit insurance) . Untuk melindungi kekayaan perusahaan berupa uang yang dibawa oleh penagih, perusahaan dapat menutup asuransi cash in transit. Untuk melindungi kekayaan kas yang di tangan Bagian Kassa, perusahaan dapat menutup asuransi cash in safe.