Sedangkan menurut Ir. Endar Sugiarto, MM 2004:75, menyatakan syarat-syarat menjadi operator telpon adalah sebagai berikut :
1. Memiliki kemampuan dalam mengoperasikan komputer.
2. Mengetahui sistem kerja dalam switchboard.
3. Menguasai atau hapal luar kepala nomor-nomor yang ada di hotel dan nomor
telepon perusahaan penerbangan, travel agent, dan lain-lain. 4.
Mengucapkan spelling board dengan benar sehingga mempermudah dalam menyampaikan pesan telepon dari tamu.
5. Memahami seluk beluk telepon baik lokal, antar kota maupun antar Negara.
2.4 Tugas dan Tanggungjawab Operator Telepon
Pada umumnya tugas dan tanggungjawab dari bagian operator telepon yaitu memberikan pelayanan komunikasi dengan cepat, ramah-tamah, dan sopan terhadap
semua pihak yang memerlukan jasa telepon baik yang berada di dalam internal Maupun di luar eksternal hotel.
Tugas dan tanggungjawab masing-masing jabatan di operator telepon : 1.
Supervisor Operator Telepon −
Menyusun dan memeriksa laporan pemasukan dan pengeluaran biaya operasional tiap bulan.
− Menangani masalah-masalah yang ada karena pelayanan telepon.
− Menyusun jadwal kerja bawahan agar operasional pelayanan telepon lancar.
− Mengontrol pemakaian telepon karyawan di luar urusan dinas.
Universitas Sumatera Utara
− Membina kerjasama dengan kepala seksi lainnya seperti PT. Telkom atau PT.
Indosat. −
Memeriksa kebersihan dan kelengkapan alat kerja yang diperlukan di operator telepon.
− Membuat laporan biaya telepon perbulan.
− Membuat laporan perbaikan kepada bagian teknik apabila ada kerusakan-
kerusakan. −
Memeriksa kehadiran para petugas telepon. −
Mengontrol telepon yang masuk dan keluar hotel. −
Memastikan bahwa semua telepon telah disambungkan ke tujuan yang dimaksud. −
Memeriksa dan mengontrol daftar tamu yang harus dibangunkan wake up call sesuai dengan permintaan tamu atau berdasarkan jadwal penerbangan
flighschedule bagi tamu atau rombongan kru pesawat. −
Memonitor program musik dan video di hotel. −
Memeriksa dan menyelesaikan masalah dengan tamu yang tercatat di dalam operator log book.
− Membantu petugas telepon bila sambungan yang diperlukan sangat banyak.
Universitas Sumatera Utara
2. Operator Telepon
− Mengisi daftar hadir time card dan membaca buku laporan log book.
− Menerima tugas dari shift sebelumnya dan menyelesaikan masalah yang belum
selesai. −
Bertanggungjawab terhadap semua telepon yang masuk maupun ke luar dan dilakukan sesingkat mungkin.
− Membantu system operasional komunikasi hotel agar berjalan dengan lancar.
− Menerima pesan telepon dari tamu untuk ditindak lanjuti hingga tuntas
− Mengerjakan wake up call membangunkan tamu dari tidurnya sesuai dengan
permintaan tamu. −
Menghapal nomor-nomor telepon penting, khususnya untuk keadaan darurat misal dinas pemadam kebakaran.
− Mengetahui informasi tentang fasilitas hotel dan acara-acara yang berlangsung di
hotel. −
Mempunyai pengetahuan yang luas tentang sistem telepon dan dapat bekerja dengan seluruh peralatan yang ada di ruang operator telepon.
− Menjaga agar ruang operator selalu bersih dan rapi.
− Menggunakan suara hotel atau menyebutkan identitas hotel saat membuka
percakapan dengan kalimat “Thank you for calling, Garuda Plaza Hotel, how may I assist you?”.
− Mengetahui dan mengingat dengan baik nomor tiap departemen di hotel.
Universitas Sumatera Utara
2.5 Tata Cara Bertelepon yang Baik
