Pedoman Pelayanan Telekomunikasi Peranan Operator Telepon pada Kantor Depan Garuda Plaza Hotel Medan

4.2 Pedoman Pelayanan Telekomunikasi

Pedoman pelayanan telekomunikasi dalam hubungan telepon meliputi : a. Cara Pengucapan Salam Greeting Kepada Tamu. Sebelum memulai percakapan di telepon, operator telepon harus menyapa tamu dengan salam greeting sesuai dengan ketetapan hotel. Adapun pengucapan salam greeting pada hotel dibedakan menjadi beberapa macam antara lain : − Pengucapan salam greeting untuk hubungan telepon dari luar hotel eksternal. Salam greeting mengucapkan identitas hotel dan menawarkan bantuan kepada penelepon yang ada di luar hotel, seperti “Thank you for calling, Garuda Plaza hotel, How may I assists you?” − Pengucapan salam greeting untuk hubungan telepon dari dalam hotel internal salam greeting ini menyebutkan nama dari karyawan Operator Telepon dan menawarkan bantuan kepada tamu hotel, seperti “Good morningafternoonevening, Operator this is name, How many I assits you?”. Dengan mengucap salam greeting dalam memulai percakapan lewat telepon, tamu maupun karyawan hotel akan mengetahui bahwa hubungan line teleponnya telah terhubung ke bagian operator telepon. Makna mengucapkan salam adalah : − Sebagai pembuka pembicaraan. − Kesan kepada tamu. − Sebagai sopan santun dalam berbicara. Universitas Sumatera Utara b. Cara Menelepon − Menekan nomor telepon yang hendak dituju dan meletakkan headphone dengan posisi yang benar agar suara terdengar jelas dan tepat. − Membuka percakapan dengan salam greeting dan menyebutkan jati dirinama hotel. − Menelepon tidak boleh menyebutkan kata-kata “halo-halo, oke, yup” karena dianggap kurang sopan. − Memastikan untuk berbicara dengan orang yang dituju dan menyampaikan keperluan. − Menyampaikan pesan dengan sopan dan ramah serta memanggil nama orangnya. − Menutup pembicaraan dengan mengucap terima kasih. c. Cara Menerima Telepon − Menjawab panggilan telepon segera mungkin maksimal 3 tiga kali berdering dan menekan tombol “Talk” untuk dapat memulai pembicaraan. − Meletakkan headphone dengan posisi yang benar. − Mendengarkan permintaan maupun pesan-pesan dari si penelepon dengan baik dan menanyakan nama serta jabatannya. − Mengucapkan kalimat “ Baik BapakIbu harap ditunggu sebetar, line akan kami sambungkan terima kasih”. − Menekan nomor extention hotel untuk menyambungkan hubungan telepon sesuai dengan keperluan si penelepon. − Menunggu si penelepon mengakhiri pembicaraan dan menutup teleponnya. Universitas Sumatera Utara d. Nomor-nomor di Hotel Operator telepon dapat menghubungkan telepon dengan berpedoman pada nomor- nomor di hotel sebagai berikut : 0 = Nomor extention untuk Operator 1 = Front Desk Agent FDA 2 = Room Service 3 = Concierge 4 = Business Center 5 = Housekeeping 6 = Laundry 7 = Duty Manager 8 = Room to room 9 = Out going call Universitas Sumatera Utara e. Cara Mengeja Nama Kebanyakan penelepon maupun tamu yang menggunakan jasa pelayanan telekomunikasi di hotel adalah orang asing. Sehingga operator telepon harus mengetahui cara mengeja nama tamu agar tidak terjadi kesalahan dalam menyampaikan pesan dan menuliskan nama di komputer. Untuk itu operator telepon harus menggunakan “spelling Board” sebagai berikut : A = Alpha Q = Quebec B = Bravo R = Romeo C = Charlie S = Sierra D = Delta T = Tango E = Echo U = Uniform F = Foxtrot V = Victor G = Golf W = William H = Hotel X = X-ray I = India Y = Yankee J = Juliet Z = Zulu K = Kilo L = Lima M = Mike N = November O = Oscar P = Papa Universitas Sumatera Utara

4.3 Penyelenggaraan Pelayanan Telepon