BAB IV PERANAN OPERATOR TELEPON PADA KANTOR DEPAN
GARUDA PLAZA HOTEL MEDAN
4.1 Kedudukan Operator Telepon pada Operasional Kantor Depan
Operator telepon merupakan orang yang bertugas dalam menangani pembicaraan telepon lokal, interlokal maupun internasional untuk tamu dan karyawan hotel. Pada
kedudukannya operator telepon sangat penting dalam melancarkan operasional hotel diantaranya yaitu :
a. Pemberitahuan Informasi tentang Fasilitas dan Tarif Kamar Room Rate
Operator telepon harus memiliki pengetahuan tentang hotel baik itu fasilitas dan tarif kamar room rate sesuai dengan jenis kamar. Hal ini mempermudah dalam
menjawab telepon dari tamu yang menanyakan fasilitas maupun tarif kamar room rate, sehingga tidak membuat tamu menunggu terlalu lama dalam
memperoleh informasi tersebut. b.
Pemesanan Kamar Reseration Informasi tentang hotel yang telah diberikan secara akurat, cepat, tepat dan nada
suara yang ramah-tamah akan merangsang tamu untuk segera memesan kamar. Pemesanan kamar melalui telepon disambungkan ke bagian Reservasi
Universitas Sumatera Utara
c. Menghubungkan Telepon dari Tamu ke Perusahaan Penerbangan dan Travel
Agent. Operator telepon akan membantu tamu yang membutuhkan sarana transportasi
dengan menyambungkan hubungan line telepon ke perusahaan penerbangan maupun travel. Perusahaan penerbangan maupun pengadaan transportasi lainnya
yang ada di hotel seperti : Cherry Taxi, Airline Offices Lion Air, Awair, dll d.
Menghubungkan Telepon pada Concierge dan Buttler Service. Hubungan komunikasi antara karyawan Kantor Depan sangat diperlukan dalam
memperlancar kegiatan diantaranya pada penyambutan tamu VIP sebelum memasuki kamar, misalnya karyawan pada bagian Concierge memerlukan
layanan sambungan telepon ke bagian Buttle Service agar mempersiapkan kedatangan tamu dengan baik.
e. Menghubungkan Telepon pada Reservasi dan Resepsionis.
Resepsionis memerlukan sambungan telepon reservasi dalam memberitahukan status kamar yang telah dipesan oleh tamu secara langsung walk-in. Pada proses
ini operator telepon akan menghubungkan line telepon tersebut. f.
Mengingatkan jadwal Schedule bagi Tamu. Tamu dapat meminta bantuan operator telepon dalam mengingatkan jadwal
keberangkatan departure untuk pertemuan atau rapat-rapat penting lainnya dengan system wake-up call yaitu telepon yang telah diprogram secara otomatis
untuk membangunkan tamu sesuai jam yang telah dijadwalkan. Dengan begitu tamu tidak akan ketinggalan dalam mengikuti kegiatannya.
Universitas Sumatera Utara
4.2 Pedoman Pelayanan Telekomunikasi
Kategori