Prosedur Penggajian Pada PT. Toba Pulp Lestari, Tbk

Gambar 3.2 Flowchart Penggajian dan Pengupahan Sumber : PT. Toba Pulp Lestari, Tbk Rekap Daftar Hadir Karyawan Membuat Daftar Membuat Rekap Daftar Hadir Daftar Gaji Rekap Daftar Gaji Slip Gaji Karyawan 3 4 2 Gambar 3.3 FlowchartAdministrasi Personalia Sumber : PT. Toba Pulp Lestari, Tbk 1 Mengecek 2 RDG 2 DGK Daftar Hadir Karyawan Otorisasi 2 RDG 2 DGK Daftar HadirKaryawan 5 2 Gambar 3.4 FlowchartPembayaran Gaji Sumber : PT. Toba Pulp Lestari, Tbk 5 Rekap Daftar GajiKaryawan Bukti Kas Keluar Mengeluarkan G ji Mentransfer G ji K Slip gaji Karyawan Selesai Mencatat Biaya G ji d U h Ketentuan dalam pembayaran gaji dan upah karyawan pada PT. Toba Pulp Lestari, Tbk adalah sebagai berikut : a. Pembayaran gaji dan upah dilaksanakan sekali dalam sebulan, yaitu pada akhir bulan takwin. b. Pada saat pembayaran upah setiap bulan, juga sekaligus dibayarkan upah kerja lembur dan tunjangan-tunjangan lain setiap bulannya, dan perhitungannya disebutkan secara terperinci. Dalam hal ini, Pengusaha akan memberikan tanda buktislip penerimaan gaji secara jelas dan terperinci. c. Upah yang diterima oleh karyawan setiap bulannya adalah upah kotor gross dan akan dipotong pajak berdasarkan peraturan yang berlaku. Pada PT. Toba Pulp Lestari, Tbk terdapat dokumen atau formulir yang digunakan dalam prosedur penggajian sebagai berikut: a. Dokumen pendukung perubahan gaji Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian prsonalia berupa surat keputusan yang berhubungan dengan perubahan gaji dan upah, seperti surat kenaikan gaji, surat perubahan golongan karyawan dan surat perubahan gaji. b. Kartu jam hadir Kartu jam hadir untuk karyawan tetap menggunakan sistem software pendeteksi cap jempol, dan untuk karyawan tidak tetap dan asing menggunakan absensi manual. c. Daftar gaji dan upah Dokumen ini berisi tentang jumlah gaji pokok karyawan, uang lembur, potongan yang terdiri dari pajak Pph dan iuran pinjaman. d. Rekap gaji dan upah Dokumen ini merupakan rekapitulasi dari daftar gaji dan upah karyawan. e. Surat perintah kerja lembur Dokumen ini berisi data karyawan yang kerja lembur, bagian, seksi, jam lembur dan uraian pekerjaanya. f. Surat tugas Dokumen ini berisi tentang pemberian tugas kepada karyawan yang bersangkutan, nama, jabatan, bagian, tempat tujuan, jenis tugasnya, tanggal berangkat dan kembali serta kendaraan yang akan dipakai. g. Sampul gaji amplop gaji Sampul gaji ini akan diberikan kepada karyawan tidak tetap dan asing dengan rincian berisi nama, bagian, nomor SKB, dan jumlah gaji perbulannya. h. Bukti kas keluar Dokumen ini berisi tentang uraian pengeluaran kas, jumlah dan akan diperiksa terlebih dahulu sebelum kas dikeluarkan. Untuk menciptakan suatu hubungan yang baik antara perusahaan dengan para karyawannya maka sangat perlu diciptakan kebijakan yang dapat mendorong agar aktivitas, loyalitas dan motivasi dari para karyawan semakin tinggi sehingga diharapkan dari sana timbul perasaan memiliki terhadap perusahaan. Adapun kebijakan penggajian yang diberikan oleh PT. Toba Pulp Lestari, Tbk, adalah: a. Penetapan besarnya gaji Besarnya gaji dasar yang ditetapkan oleh perusahaan diberikan sesuai dengan jenjang peringkat yang telah ditetapkan dengan keputusan General Manager. Besarnya gaji yang deterima oleh para karyawan perusahaan sudah sesuai dengan UMK Upah Minimum Kabupaten yang ditetapkan oleh pemerintah ditambah dengan tunjangan-tunjangan termasuk potongan apabila karyawan mengambil program pinjaman. Adapun susunan tersebut sebagai berikut: 1 Perusahaan mengatur dan menetapkan sistem pemberian upah yang layak bagi karyawan, yang disesuaikan dengan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan dan kompetensi dari karyawan. 2 Besarnya upah terendah yang diberikan kepada karyawan, lebih besar atau sama dengan ketentuan upah minimum yang berlaku sesuai dengan peraturan pemerintah dan hanya berlaku untuk masa kerja dibawah 1 satu tahun dan didukung dengan prestasi karyawan. b. Kenaikan Upah 1 Perusahaan melakukan peninjauan upah setiap tahunnya dengan memperhatikan kemampuan perusahaan dan produktivitas. 2 Kenaikan upah dapat dilakukan oleh perusahaan berdasarkan pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut: a Prestasi kerja b Kemampuan dan perkembangan Perusahaan c Masa kerja karyawan d Penetapan Upah Minimum oleh pemerintah. e Tingkat inflasi 3 Dalam hal perusahaan menilai bahwa prestasi dan kondisi seorang karyawan sangat memuaskan, perusahaan dapat memberikan kenaikan upah khusus kepada karyawan tersebut, yang besarnya sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan. c. Tunjangan-tunjangan Tunjangan Hari Raya Keagamaan : 1 Kepada karyawan yang sudah mempunyai masa kerja 3 tiga bulan atau lebih, diberikan Tunjangan Hari Raya Keagamaan THR yang serendah-rendahnya sesuai Peraturan Menteri Tenaga Kerja No. PER-04MEN1994. 2 Pemberian Tunjangan Hari Raya dimaksud pada butir 1 adalah sekali dalam setahun, yang dibayarkan oleh perusahaan selambat- lambatnya 2 dua minggu sebelum Hari Raya Keagamaan masing-masing. 3 Karyawan yang putus hubungan kerjanya terhitung sejak waktu 30 tiga puluh hari sebelum jatuh tempo Hari Raya Keagamaan, berhak atas Tunjangan Hari Raya Keagamaan. Ketentuan sebagaimana dimaksud pada butir 3 diatas tidak berlaku bagi karyawan dalam hubungan kerja untuk waktu tertentu yang hubungan kerjanya berakhir sebelum jatuh tempo Hari Raya Keagamaan. Tunjangan Transportasi : Perusahaan memberikan tunjangan transportasi kepada karyawan yang tidak menggunakan fasilitas rumahmess perusahaan yang besarnya ditentukan oleh perusahaan, kecuali bagi karyawan yang sudah mendapat program sejenis. Tunjangan Makan: 1 Kupon Makan a Kupon Makan diberikan kepada karyawanti General yang diperintahkan bekerja minimal 10 sepuluh jam secara terus- menerus atau pada saat jam istirahat siang Pkl. 12.00 – 13.24 WIB. b Nilai Kupon Makan adalah sesuai dengan yang ditentukan oleh perusahaan, yang dapat ditukarkan dengan makanan pada kantin yang ditunjuk oleh perusahaan. 2 Uang Makan a Uang Makan diberikan khusus kepada karyawanti Shift yang diperintahkan bekerja minimal 10 sepuluh jam secara terus- menerus. b Nilai Uang Makan adalah sesuai dengan yang ditentukan oleh perusahaan. 3 Uang Extra Fooding a Uang Extra Fooding diberikan khusus kepada karyawanti yang bekerja pada pukul 16.00-24.00 WIB atau pada pukul 00.00-08.00 WIB. b Bagi karyawanti yang masuk bekerja pada pukul 20.00- 08.00, uang Extra Fooding diberikan sebesar 2 dua kali dari nilai yang ditentukan. c Nilai Uang Extra Fooding adalah sesuai dengan yang ditentukan oleh perusahaan. 4 Bonus produksi : Pengusaha mempertimbangkan untuk memberikan Bonus Produksi kepada karyawan yang kriteria.

E. Sistem Pengendalian InternalAtas Penggajian Karyawan Pada PT. Toba Pulp Lestari, Tbk

Istilah Internal Control diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia sebagai kontrol internal atau sering juga ditulis sebagai pengendalian internal atau pengendalian internal. Secara umum pengawasan internal bertujuan untuk meminimumkan kesalahan – kesalahan dan penyelewengan-penyelewengan yang terjadi dalam perusahaan. Sebelum membahas lebih lanjut penulis memberikan beberapa pengertian dari pengendalian internal. Berikut adalah pengertian pengendalian internal menurut beberapa tokoh, yaitu : Menurut Hall 2011:181 Sistem Pengendalian Internal Internal Control System terdiri atas berbagai kebijakan, praktik, dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan untuk mencapai empat tujuan umumnya : 1. Menjaga aktiva perusahaan 2. Memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi 3. Mendorong efisisensi dalam operasional perusahaan. 4. Mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang ditetapkan oleh pihak manajemen. Gondodiyoto 2007:181 Pengendalian Internal internal control digunakan dalam pengertian luas yaitu sebagai mekanisme untuk mendukung kebijakan perusahaan, pengamanan aset perusahaan, pendukung mutu opersai dan sebagai persyaratan dicapainya tujuan perusahaan. Sedangkan Suharli 2006:174 Sistem Pengendalian Internal adalah seluruh sistem dan prosedur yang ditetapkan manajemen untuk menjaga harta perusahaan dari kelalaiankesalahan errors, kecurangan frauds, ataupun kejahatan irregularities. Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa maksud pengendalian gaji dan upah adalah meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara dan alat-alat yang dikoordinasikan terutama yang menyangkut dan berhubungan langsung dengan gaji dan upah. Pengendalian internal merupakan kunci terlaksananya sistem akuntansi gaji dan upah. Mulyadi 2001: 164 menyatakan “bahwa unsur pokok sistem pengendalian internl adalah: 1.Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya 3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi 4.Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya”. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Dalam sistem akuntansi gaji dan upah untuk pengendalian internal perlu memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Adapun fungsi yang harus dipisahkan adalah: a. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji dan upah b. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Wewenang dan prosedur pencatatan yang dilakukan untuk memberikan perlindungan adalah: a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama b. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan c. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian d. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan e. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia f. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi g. Perusahaan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan h. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Adapun praktek sehat yang dilakukan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah: a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung b. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu c. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan pembayaran d. Penghitunagan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan e. Catatan penghasilan kaeyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji. Ke-empat unsur di atas dapat menciptakan dan mendorong praktek yang sehat jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidangnya akan mampu melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif. Unsur-unsur pengendalian internal atas penggajian karyawanpada PT. Toba Pulp Lestari, Tbk adalah: 1. Organisasi Struktur organisasi yang baik dalam perusahaan adalah struktur organisasi yang memisahkan antara tugas dan tanggung jawab dari tiap- tiap bagian organisasi. Pemisahan tugas yang jelas pada masing-masing bagian akan mempermudah pekerjaan, sehingga karyawan dapat bekerja sesuai dengan kedudukannya. Organisasi yang telah memisahkan tugas dan tanggung jawab yang telah dilaksanakan di PT. Toba Pulp Lestari, Tbk adalah: a. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah terpisah dari fungsi keuangan b. Fungsi pencatatan waktu hadir terpisah dari fungsi penggajian. Fungsi penggajian dipegang oleh PDE dan fungsi presensi dipegang oleh bagian upah. 2. Sistem Operasi