satuan waktu pendek, misalnya per hari atau per jam. Gaji menggambarkan pembayaran kerja untuk satuan waktu lebih
panjang biasanya sebulan. Upah dibayarkan kepada pekerja yang terlibat langsung dalam proses produksi, baik terlibat langsung
direct labor, maupun tidak langsung indirect labor, sebaliknya pekerja yang menerima gaji termasuk dalam kategori biaya tetap
fixed cost atau overhead cost. Istilah penggajian payroll kurang lebih dapat diartikan
sebagai suatu cara dan proses pengalokasian sejumlah nominal uang yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka
berikan selama suatu periode tertentu kepada perusahaan atau lembaga tempat mereka.
1. Pemutakhiran Masterfile Payroll
Aktivitas pertama dalam siklus penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai
jenis perubahan penggajian. Mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji atau perubahan dalam
pengurangan diskresi. Perubahan – perubahan pada file induk penggajian dapat dilihat seperti pada gambar berikut ini:
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.1 Pemutakhiran Masterfile Payroll
Departemen manajemen Sumber Daya Manusia memberikan informasi pemutakhiran masterfile payroll ini. Walaupun
penggajian diproses dalam bentuk batch, namun departemen Sumber Daya Manusia memiliki akses on – lone untuk membuat suatu
perubahan – perubahan pada file induk penggajian. Pemeriksaan edit yang tepat, seperti pemeriksaan validitas atas nomor pegawai dan uji
kewajaran atas perubahan yang dilakukan, berlaku untuk semua transaksi perubahan penggajian. Berikut ini adalah gambar yang
dapat memperlihatkan akses yang dapat dilakukan oleh departemen Sumber Daya Manusia
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.2 Bagan Alir Manajemen SDMPenggajian
Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimasukkan tepat pada waktunya dan secara
tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya. Akan tetapi, catatan tentang pegawai yang berhenti atau dipecat jangan
langsung dihapus, karena beberapa laporan akhir tahun, membutuhkan data mengenai semua pegawai yang pernah bekerja
untuk organisasi tersebut sepanjang tahun terkait.
Universitas Sumatera Utara
2. Pemutakhiran Pajak dan Potongan Pajak
Aktivitas kedua dalam siklus manajemen SDMPenggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak
lainnya, seperti yang tampak pada gambar 2.1 lingkaran 2.0. Bagian penggajian membuat perubahan – perubahan ini, tetapi perubahan
jarang terjadi. Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan
potongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.
3. Validasi Data Kehadiran
