Catatan akuntansi yang digunakan Jaringan prosedur yang membentuk sistem

b. Catatan akuntansi yang digunakan

1 Buku jurnal 2 Buku besar Tetapi semua catatan akuntansi yang digunakan telah diproses secara komputerisasi dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel. Setiap transaksi pada buku jurnal dicatat berdasarkan tanggal, nomor bukti, nomor akun, dan keterangan dimana nominal dimasukkan ke debet dan kredit. Selanjutnya akun diposting ke buku besar empat kolom dimana dicantumkan saldo pada sisi uraian. Selanjutnya dibuatkan neraca saldo, mengutip data yang disesuaikan dan menyiapkan neraca lajur. Berdasarkan neraca lajur dapat dibuatlah laporan keuangan.

c. Jaringan prosedur yang membentuk sistem

Seperti yang te lah dijelaskan pada bab II sebelumnya, sistem penggajian dan pengupahan terdiri dari jaringan prosedur yang membentuk suatu sistem. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan dapat dijelaskan sebagai berikut : 1 Prosedur penerimaan karyawan Penerimaan, penempatan dan pengangkatan karyawan PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Penerimaan karyawan perusahaan dapat dilakukan secara internal dan eksternal. Universitas Sumatera Utara a Sumber Internal yaitu meliputi karyawan yang ada sekarang yang dapat dicalonkan untuk dipromosikan, dipindahtugaskan atau dirotasi tugasnya. b Sumber Eksternal yaitu di antaranya penarikan tenaga kerja melalui iklan, rekomendasi dari karyawan yang ada sekarang, penarikan melalui pengguna badan penyalur tenaga kerja KOKARPEL ataupun pelamar-pelamar yang datang sendiri. Berdasarkan hasil seleksi dan rapat penerimaan pegawai PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan maka kita dapat mengetahui setiap pelamar yang telah lulus seleksi. Bagi pelamar yang diterima dapat dilaksanakan training selama 12 dua belas bulan. Karyawan masa training percobaan yang tidak memenuhi syarat untuk diangkat menjadi karyawan perusahaan, diberhentikan tanpa syarat apapun. Sedangkan bagi karyawan masa percobaan yang memenuhi syarat, dapat diangkat sebagai karyawan perusahaan, yang ditetapkan dalam surat pengangkatan dan Surat Keputusan SK yang diterbitkan oleh Kepala Cabang dan Direksi selambat-lambatnya 1 satu bulan sejak berakhirnya masa training percobaan. 2 Prosedur pemutusan hubungan kerja Pemutusan hubungan kerja dilakukan jika karyawan yang bersangkutan melanggar peraturan dan bukti melakukan kesalahan berat, yang mengakibatkan karyawan menerima hukuman disiplin berat, dan Universitas Sumatera Utara juga terhadap karyawan yang telah mendapat surat peringatan 3 tiga kali berturut-turut tetapi tidak memperlihatkan perubahan sikap menjadi baik. Dimana tiap surat peringatan mempunyai masa berlaku selama enam bulan dan surat peringatan itu tidak diberikan sesuai dengan urutannya, tetapi dinilai dari besar kecilnya kesalahan yang telah dilakukan oleh karyawan. Karyawan yang tidak masuk kerja dalam waktu paling sedikit 5 lima hari kerja berturut-turut tanpa keterangan secara tertulis dengan bukti yang sah dan telah dipanggil oleh perusahaan sedikitnya 3 tiga kali, karyawan tersebut dianggap memutuskan kerja sepihak atas kemauan sendiri. 3 Prosedur pencatatan waktu hadir Untuk pencatatan waktu hadir baik pegawai tetap maupun pegawai outsourcing menggunakan mesin pencatatan hadir hand key. Sistem untuk pencatatan waktu hadir di PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan menggunakan Sistem Manajemen Kepegawaian SIMPEG, sehingga alat ini online langsung ke bagian kepegawaian. Jika karyawan masuk dan keluar kerja tidak tepat waktunya maka perusahaan akan memberikan teguran pada yang bersangkutan. Jika hal itu dilakukan sampai tiga kali maka karyawan tersebut akan diberikan surat peringatan pertama, namun jika dilakukan terus menerus perusahaan dapat mengambil tindakan keras terhadap karyawan tersebut. Universitas Sumatera Utara 4 Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah Semua daftar hadir dan daftar lembur karyawan dari tiap-tiap unit kerja dikumpulkan oleh dinas kepegawaian yang digunakan untuk membuat daftar gaji dan upah pada akhir bulan. Gaji dan upah dasar setiap karyawan sama jumlahnya pada tiap jabatan yang sama, yang membuatnya berbeda yaitu besarnya insentif prestasi, tunjangan-tunjangan, serta potongan-potongan. Seluruh data yang ada akan diinput ke SIMPEG yang memiliki database setiap karyawan yang kemudian data karyawan tersebut diproses. Hasil proses tersebut adalah daftar gaji dan upah karyawan per- departemen. Daftar gaji dan upah ini dibuat rangkap 2 dua. Adapun penghitungan gaji karyawan adalah sebagai berikut : Menghitung jumlah gaji adalah sebagai berikut : Jumlah Gaji = Gaji dasar + Mobilitas Uang Transport + Insentif prestasi Potongan-potongan yang ada di perusahaan ini adalah : 1. Pajak penghasilan karyawan PPh 21 2. Jamsostek jaminan sosial tenaga kerja sebesar 2,5 x gaji dasar, meliputi jaminan kecelakaan kerja JKK, jaminan hari tua JHT, jaminan pemeliharaan kesehatan JPK, dan jaminan kematian JK 3. Iuran untuk dana pensiun 5 x gaji dasar dan iuran untuk tunjangan hari tua 2,5 x gaji dasar Universitas Sumatera Utara 4. Hutang pegawai, meliputi , iuran KOSAMI , Yazis, iuran bank, dan lain-lain. Perhitungan premi upah lembur per jam ditentukan perusahaan sesuai dengan kelas jabatan setiap karyawan. Perhitungannya adalah sebagai berikut : 1. Untuk kelas jabatan 1 – 4 sebesar Rp. 6000 2. Untuk kelas jabatan 5 – 7 sebesar Rp. 5.500 3. Untuk kelas jabatan 8 – 9 sebesar Rp. 5000 4. Untuk kelas jabatan 10 – 12 sebesar Rp. 4.500 5. Untuk kelas jabatan 13 – 16 sebesar Rp. 4.000 Gaji Bersih = Jumlah Gaji – Potongan-potongan Jumlah maksimal waktu lembur dapat dibayar oleh perusahaan adalah sebanyak 60 enam puluh jam untuk setiap bulannya. Apabila kerja lembur dikerjakan pada hari libur nasional, maka cara perhitungannya adalah sebagai berikut : 1. Untuk setiap jam kerja dalam jangka waktu 1 – 8 jam dibayar upah sebesar 2 dua kali premi lembur per jam. 2. Untuk jam ke - 9 sembilan dibayar 3 tiga kali premi lembur per jam. Universitas Sumatera Utara 3. Untuk jam ke - 10 sepuluh dan jam ke - 11 sebelas atau lebih dibayar 4 empat kali premi lembur per jam. 4. Diberikan satu kali uang makan lembur sebesar Rp. 10.000 5 Prosedur pembayaran gaji dan upah Sistem gaji dan upah dibayar secara bulanan untuk para karyawan. Dalam menghitung pembayaran gaji yang akan dibayar kepada karyawan perusahaan menggunakan microsoft excel. Dokumen yang digunakan pada prosedur ini adalah daftar gaji dan upah yang berasal dari Divisi Kepegawaian. Cara pembayaran gaji dan upah di perusahaan, yaitu melalui transfer ke rekening bank masing - masing pegawai. Daftar gaji dan upah yang dibuat oleh bagian kepegawaian dibuat rangkap 2 dua dan diserahkan ke Ka. Divisi Adm. Keuangan untuk diproses dan selanjutnya dibuatkan Bukti Pengeluaran Bank BPB, selanjutnya BPB dibuat rekapitulasi dan dikirimkan ke Petugas Akuntansi untuk diverifikasi serta diberi kode akun dan paraf. Selanjutnya KA. Divisi Keuangan menerima Bukti Pengeluaran Bank BPB dan Daftar Gaji DG dari KA. Divisi Administrasi Keuangan untuk diperiksa dan ditandatangani, yang selanjutnya dari lampiran diatas dibuatkan Proses Transfer Giro PT-G berupa bilyet giro yang kemudian akan diserahkan kepada Kepala Cabang. PT-G, BPB dan DG yang diterima dari KA. Divisi Keuangan diperiksa setiap lampirannya dan kemudian ditandatangani untuk selanjutnya Universitas Sumatera Utara diserahkan kepada KA. Divisi Adm. Keuangan. Berkas yang telah sampai ke KA. Divisi Adm. Keuangan diperiksa dan memberikan nomor rekening karyawan yang selanjutnya diserahkan kepada Bank untuk melakukan pembayaran gaji transfer kerekening pegawai . Setelah itu KA. Divisi Adm. Keuangan membukukan Laporan Mutasi Harian Bank LMHB dan mengirimkannya ke KA. Divisi Keuangan untuk diperiksa kembali dan ditandatangani. Kemudian berkas yang telah ditandatangani dan diperiksa diserahkan ke Petugas Akuntansi untuk dilakukan proses akuntansi dan disimpan oleh Petugas Akuntansi berdasarkan tanggal sebelum berkas tersebut diserahkan kembali ke Petugas Kepegawaian untuk memperbaharui file yang sudah ada. Dalam hal ini pembayaran kepada pegawai berupa pemberian slip gaji oleh Petugas Kepegawaian yang pencatatan dan penyimpanannya berdasarkan tanggal. 4.1.6 Sistem Pengendalian Internal atas Sistem Informasi Akuntansi pada Sistem Penggajian dan Pangupahan yang Diterapkan oleh PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan Tujuan dari pengendalian internal gaji dan upah adalah untuk memperkecil dan menghilangkan kemungkinan terjadinya salah perhitungan dan pencatatan gaji dan upah serta pembayarannya, serta memastikan bahwa gaji dan upah benar diberikan kepada yang berhak menerimanya. Bentuk pengendalian internal gaji dan upah yang Universitas Sumatera Utara diberlakukan oleh PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan adalah sebagai berikut :

1. Organisasi

Dari segi organisasi adanya pembagian tugas pada tiap divisi kerja. Dalam hal ini ada suatu divisi pun yang melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Begitu juga pada perusahaan ini telah dilakukan pembagian tugas. Dimana perhitungan gaji dan upah pegawai dilakukan oleh Divisi Kepegawaian berdasarkan data yang ada yang digunakan untuk perhitungan gaji dan upah seorang pegawai. Sementara itu pembayarannya dilakukan oleh Divisi Keuangan, dalam hal ini yaitu KA. Divisi Adm. Keuangan setelah memperoleh persetujuan dari KA Divisi Keuangan. Sedangkan untuk pencatatannya dilakukan oleh Divisi Akuntansi berdasarkan bukti pengeluaran kas dan laporan mutasi harian bank yang telah ditandatangani oleh Kepala Divisi Akuntansi, sebagai kontrol pembukuan.

2. Pegawai yang Berkualitas

Untuk memperoleh pegawai yang berkualitas dalam bidangnya, PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan telah melaksanakan perekrutan karyawan baru melalui seleksi yang ketat dan dalam beberapa tahapan. Hal ini dimaksudkan agar diperoleh pegawai yang berkualitas sesuai dengan keinginan perusahaan tersebut. Universitas Sumatera Utara

3. Sistem Wewenang Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Setiap transaksi yang terjadi di perusahaan harus mendapatkan persetujuan dari yang berwenang. Misalnya dalam prosedur penerimaan, pemberhentian, penempatan pegawai, dan pemindahan pegawai maka harus dibuat surat keputusan yang ditandatangani oleh Kepala Cabang dan Direksi. Setiap karyawan yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah maka harus memiliki surat pengangkatan pegawai yang ditandatangani oleh pihak yang berwenang. Selain itu, bukti pengeluaran kas untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh Kepala Divisi Akuntansi dan Kepala Divisi Keuangan. Begitu juga dengan daftar hadir dan lembur harus diotorisasi keabsahannya oleh Kepala Divisi Kepegawaian.

4. Praktek - Praktek yang Sehat

Praktek-praktek yang sehat yang telah dilakukan oleh PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan antara lain pembuatan daftar gaji dan upah telah diverifikasi kebenarannya dan telah diteliti perhitngannya oleh Kepala Divisi Akuntansi. Setiap pencatatan, perhitungan, dan pelaporan PPh Pasal 21 dilakukan oleh Divisi Keuangan sebelum dilakukan penyetoran. Sementara itu catatan penghasilan pegawai disimpan kembali oleh Divisi Kepegawaian. Disamping semua hal diatas, PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan memiliki Divisi SPI Satuan Pemeriksa Intern yang berfungsi sebagai internal auditor. Dalam penggajian dan pengupahan Universitas Sumatera Utara Divisi SPI ini bertugas untuk menilai pengawasan gaji dan upah apakah telah berjalan sebagaimana semestinya. Pemeriksaan tersebut dapar dilihat prosedur gaji dan upah yang telah diterapkan, melihat keabsahan dari perhitungan gaji dan upah dan lain sebagainya. Divisi SPI melakukan pemeriksaan setiap 1 satu tahun sekali.

4.2 Analisis Hasil Penelitian.