b. Catatan akuntansi yang digunakan
1 Buku jurnal 2 Buku besar
Tetapi semua catatan akuntansi yang digunakan telah diproses secara komputerisasi dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel.
Setiap transaksi pada buku jurnal dicatat berdasarkan tanggal, nomor bukti, nomor akun, dan keterangan dimana nominal dimasukkan ke debet
dan kredit. Selanjutnya akun diposting ke buku besar empat kolom dimana dicantumkan saldo pada sisi uraian. Selanjutnya dibuatkan neraca saldo,
mengutip data yang disesuaikan dan menyiapkan neraca lajur. Berdasarkan neraca lajur dapat dibuatlah laporan keuangan.
c. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Seperti yang te lah dijelaskan pada bab II sebelumnya, sistem penggajian dan pengupahan terdiri dari jaringan prosedur yang
membentuk suatu sistem. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan dapat dijelaskan sebagai berikut :
1 Prosedur penerimaan karyawan
Penerimaan, penempatan dan
pengangkatan karyawan
PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Penerimaan karyawan perusahaan dapat dilakukan
secara internal dan eksternal.
Universitas Sumatera Utara
a Sumber Internal yaitu meliputi karyawan yang ada sekarang yang
dapat dicalonkan untuk dipromosikan, dipindahtugaskan atau dirotasi tugasnya.
b Sumber Eksternal yaitu di antaranya penarikan tenaga kerja melalui
iklan, rekomendasi dari karyawan yang ada sekarang, penarikan melalui pengguna badan penyalur tenaga kerja KOKARPEL ataupun
pelamar-pelamar yang datang sendiri. Berdasarkan hasil seleksi dan rapat penerimaan pegawai
PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan maka kita dapat mengetahui setiap pelamar yang telah lulus seleksi. Bagi pelamar yang
diterima dapat dilaksanakan training selama 12 dua belas bulan. Karyawan masa training percobaan yang tidak memenuhi syarat untuk
diangkat menjadi karyawan perusahaan, diberhentikan tanpa syarat apapun. Sedangkan bagi karyawan masa percobaan yang memenuhi
syarat, dapat diangkat sebagai karyawan perusahaan, yang ditetapkan dalam surat pengangkatan dan Surat Keputusan SK yang diterbitkan
oleh Kepala Cabang dan Direksi selambat-lambatnya 1 satu bulan sejak berakhirnya masa training percobaan.
2 Prosedur pemutusan hubungan kerja
Pemutusan hubungan kerja dilakukan jika karyawan yang bersangkutan melanggar peraturan dan bukti melakukan kesalahan berat,
yang mengakibatkan karyawan menerima hukuman disiplin berat, dan
Universitas Sumatera Utara
juga terhadap karyawan yang telah mendapat surat peringatan 3 tiga kali berturut-turut tetapi tidak memperlihatkan perubahan sikap menjadi baik.
Dimana tiap surat peringatan mempunyai masa berlaku selama enam bulan dan surat peringatan itu tidak diberikan sesuai dengan urutannya, tetapi
dinilai dari besar kecilnya kesalahan yang telah dilakukan oleh karyawan. Karyawan yang tidak masuk kerja dalam waktu paling sedikit 5
lima hari kerja berturut-turut tanpa keterangan secara tertulis dengan bukti yang sah dan telah dipanggil oleh perusahaan sedikitnya 3 tiga kali,
karyawan tersebut dianggap memutuskan kerja sepihak atas kemauan sendiri.
3 Prosedur pencatatan waktu hadir
Untuk pencatatan waktu hadir baik pegawai tetap maupun pegawai outsourcing menggunakan mesin pencatatan hadir hand key. Sistem
untuk pencatatan waktu hadir di PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan menggunakan Sistem Manajemen Kepegawaian
SIMPEG, sehingga alat ini online langsung ke bagian kepegawaian. Jika karyawan masuk dan keluar kerja tidak tepat waktunya maka perusahaan
akan memberikan teguran pada yang bersangkutan. Jika hal itu dilakukan sampai tiga kali maka karyawan tersebut akan diberikan surat peringatan
pertama, namun jika dilakukan terus menerus perusahaan dapat mengambil tindakan keras terhadap karyawan tersebut.
Universitas Sumatera Utara
4 Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
Semua daftar hadir dan daftar lembur karyawan dari tiap-tiap unit kerja dikumpulkan oleh dinas kepegawaian yang digunakan untuk
membuat daftar gaji dan upah pada akhir bulan. Gaji dan upah dasar setiap karyawan sama jumlahnya pada tiap jabatan yang sama, yang membuatnya
berbeda yaitu besarnya insentif prestasi, tunjangan-tunjangan, serta potongan-potongan. Seluruh data yang ada akan diinput ke SIMPEG yang
memiliki database setiap karyawan yang kemudian data karyawan tersebut diproses. Hasil proses tersebut adalah daftar gaji dan upah karyawan per-
departemen. Daftar gaji dan upah ini dibuat rangkap 2 dua. Adapun penghitungan gaji karyawan adalah sebagai berikut :
Menghitung jumlah gaji adalah sebagai berikut :
Jumlah Gaji = Gaji dasar + Mobilitas Uang Transport + Insentif prestasi
Potongan-potongan yang ada di perusahaan ini adalah : 1.
Pajak penghasilan karyawan PPh 21 2.
Jamsostek jaminan sosial tenaga kerja sebesar 2,5 x gaji dasar, meliputi jaminan kecelakaan kerja JKK, jaminan hari tua JHT,
jaminan pemeliharaan kesehatan JPK, dan jaminan kematian JK 3.
Iuran untuk dana pensiun 5 x gaji dasar dan iuran untuk tunjangan hari tua 2,5 x gaji dasar
Universitas Sumatera Utara
4. Hutang pegawai, meliputi , iuran KOSAMI , Yazis, iuran bank, dan
lain-lain. Perhitungan premi upah lembur per jam ditentukan perusahaan
sesuai dengan kelas jabatan setiap karyawan. Perhitungannya adalah sebagai berikut :
1. Untuk kelas jabatan 1 – 4 sebesar Rp. 6000
2. Untuk kelas jabatan 5 – 7 sebesar Rp. 5.500
3. Untuk kelas jabatan 8 – 9 sebesar Rp. 5000
4. Untuk kelas jabatan 10 – 12 sebesar Rp. 4.500
5. Untuk kelas jabatan 13 – 16 sebesar Rp. 4.000
Gaji Bersih = Jumlah Gaji – Potongan-potongan
Jumlah maksimal waktu lembur dapat dibayar oleh perusahaan adalah sebanyak 60 enam puluh jam untuk setiap bulannya. Apabila
kerja lembur dikerjakan pada hari libur nasional, maka cara perhitungannya adalah sebagai berikut :
1. Untuk setiap jam kerja dalam jangka waktu 1 – 8 jam dibayar upah
sebesar 2 dua kali premi lembur per jam. 2.
Untuk jam ke - 9 sembilan dibayar 3 tiga kali premi lembur per jam.
Universitas Sumatera Utara
3. Untuk jam ke - 10 sepuluh dan jam ke - 11 sebelas atau lebih
dibayar 4 empat kali premi lembur per jam. 4.
Diberikan satu kali uang makan lembur sebesar Rp. 10.000
5 Prosedur pembayaran gaji dan upah
Sistem gaji dan upah dibayar secara bulanan untuk para karyawan. Dalam menghitung pembayaran gaji yang akan dibayar kepada karyawan
perusahaan menggunakan microsoft excel. Dokumen yang digunakan pada prosedur ini adalah daftar gaji dan upah yang berasal dari Divisi
Kepegawaian. Cara pembayaran gaji dan upah di perusahaan, yaitu melalui
transfer ke rekening bank masing - masing pegawai. Daftar gaji dan upah yang dibuat oleh bagian kepegawaian dibuat rangkap 2 dua dan
diserahkan ke Ka. Divisi Adm. Keuangan untuk diproses dan selanjutnya dibuatkan Bukti Pengeluaran Bank BPB, selanjutnya BPB dibuat
rekapitulasi dan dikirimkan ke Petugas Akuntansi untuk diverifikasi serta diberi kode akun dan paraf. Selanjutnya KA. Divisi Keuangan menerima
Bukti Pengeluaran Bank BPB dan Daftar Gaji DG dari KA. Divisi Administrasi Keuangan untuk diperiksa dan ditandatangani, yang
selanjutnya dari lampiran diatas dibuatkan Proses Transfer Giro PT-G berupa bilyet giro yang kemudian akan diserahkan kepada Kepala Cabang.
PT-G, BPB dan DG yang diterima dari KA. Divisi Keuangan diperiksa setiap lampirannya dan kemudian ditandatangani untuk selanjutnya
Universitas Sumatera Utara
diserahkan kepada KA. Divisi Adm. Keuangan. Berkas yang telah sampai ke KA. Divisi Adm. Keuangan diperiksa dan memberikan nomor rekening
karyawan yang selanjutnya diserahkan kepada Bank untuk melakukan pembayaran gaji transfer kerekening pegawai . Setelah itu KA. Divisi
Adm. Keuangan membukukan Laporan Mutasi Harian Bank LMHB dan mengirimkannya ke KA. Divisi Keuangan untuk diperiksa kembali dan
ditandatangani. Kemudian berkas yang telah ditandatangani dan diperiksa diserahkan ke Petugas Akuntansi untuk dilakukan proses akuntansi dan
disimpan oleh Petugas Akuntansi berdasarkan tanggal sebelum berkas tersebut diserahkan kembali
ke Petugas Kepegawaian untuk memperbaharui file yang sudah ada. Dalam hal ini pembayaran kepada
pegawai berupa pemberian slip gaji oleh Petugas Kepegawaian yang pencatatan dan penyimpanannya berdasarkan tanggal.
4.1.6 Sistem Pengendalian Internal atas Sistem Informasi Akuntansi pada Sistem Penggajian dan Pangupahan yang Diterapkan
oleh PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan
Tujuan dari pengendalian internal gaji dan upah adalah untuk memperkecil dan menghilangkan kemungkinan terjadinya salah
perhitungan dan pencatatan gaji dan upah serta pembayarannya, serta memastikan bahwa gaji dan upah benar diberikan kepada yang berhak
menerimanya. Bentuk pengendalian internal gaji dan upah yang
Universitas Sumatera Utara
diberlakukan oleh PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan adalah sebagai berikut :
1. Organisasi
Dari segi organisasi adanya pembagian tugas pada tiap divisi kerja. Dalam hal ini ada suatu divisi pun yang melaksanakan semua tahap suatu
transaksi. Begitu juga pada perusahaan ini telah dilakukan pembagian tugas. Dimana perhitungan gaji dan upah pegawai dilakukan oleh Divisi
Kepegawaian berdasarkan data yang ada yang digunakan untuk
perhitungan gaji dan upah seorang pegawai. Sementara itu pembayarannya dilakukan oleh Divisi Keuangan, dalam hal ini yaitu KA. Divisi Adm.
Keuangan setelah memperoleh persetujuan dari KA Divisi Keuangan. Sedangkan untuk pencatatannya dilakukan oleh Divisi Akuntansi
berdasarkan bukti pengeluaran kas dan laporan mutasi harian bank yang telah ditandatangani oleh Kepala Divisi Akuntansi, sebagai kontrol
pembukuan.
2. Pegawai yang Berkualitas
Untuk memperoleh pegawai yang berkualitas dalam bidangnya, PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan telah melaksanakan
perekrutan karyawan baru melalui seleksi yang ketat dan dalam beberapa tahapan. Hal ini dimaksudkan agar diperoleh pegawai yang berkualitas
sesuai dengan keinginan perusahaan tersebut.
Universitas Sumatera Utara
3. Sistem Wewenang Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Setiap transaksi yang terjadi di perusahaan harus mendapatkan persetujuan dari yang berwenang. Misalnya dalam prosedur penerimaan,
pemberhentian, penempatan pegawai, dan pemindahan pegawai maka harus dibuat surat keputusan yang ditandatangani oleh Kepala Cabang dan
Direksi. Setiap karyawan yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah maka harus memiliki surat pengangkatan pegawai yang
ditandatangani oleh pihak yang berwenang. Selain itu, bukti pengeluaran kas untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh Kepala Divisi
Akuntansi dan Kepala Divisi Keuangan. Begitu juga dengan daftar hadir dan lembur harus diotorisasi keabsahannya oleh Kepala Divisi
Kepegawaian.
4. Praktek - Praktek yang Sehat
Praktek-praktek yang sehat yang telah dilakukan oleh PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan antara lain pembuatan daftar gaji
dan upah telah diverifikasi kebenarannya dan telah diteliti perhitngannya oleh Kepala Divisi Akuntansi. Setiap pencatatan, perhitungan, dan
pelaporan PPh Pasal 21 dilakukan oleh Divisi Keuangan sebelum dilakukan penyetoran. Sementara itu catatan penghasilan pegawai
disimpan kembali oleh Divisi Kepegawaian. Disamping semua hal diatas, PT Pelabuhan Indonesia I Persero
Cabang Belawan memiliki Divisi SPI Satuan Pemeriksa Intern yang berfungsi sebagai internal auditor. Dalam penggajian dan pengupahan
Universitas Sumatera Utara
Divisi SPI ini bertugas untuk menilai pengawasan gaji dan upah apakah telah berjalan sebagaimana semestinya. Pemeriksaan tersebut dapar dilihat
prosedur gaji dan upah yang telah diterapkan, melihat keabsahan dari perhitungan gaji dan upah dan lain sebagainya. Divisi SPI melakukan
pemeriksaan setiap 1 satu tahun sekali.
4.2 Analisis Hasil Penelitian.