Divisi SPI ini bertugas untuk menilai pengawasan gaji dan upah apakah telah berjalan sebagaimana semestinya. Pemeriksaan tersebut dapar dilihat
prosedur gaji dan upah yang telah diterapkan, melihat keabsahan dari perhitungan gaji dan upah dan lain sebagainya. Divisi SPI melakukan
pemeriksaan setiap 1 satu tahun sekali.
4.2 Analisis Hasil Penelitian.
4.2.1 Analisis terhadap Penerapan Sistem Informasi Akuntansi pada Sistem Penggajian dan Pengupahan yang Diterapkan oleh
PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan
Pada bab II terdahulu telah diuraikan bahwa sistem informasi akuntansi penggajian adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan
peralatan yang diatur untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan kepada beragam
pengambil keputusan. Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan memiliki unsur - unsur dokumen yang digunakan, catatan -
catatan, prosedur yang saling berhubungan dan fungsi yang saling terkait. Sistem informasi akuntansi dalam hal ini bermanfaat untuk meningkatkan
efisiensi perusahaan. PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan memiliki unsur sistem informasi penggajian dan pengupahan seperti yang
disebutkan diatas. Dari hasil penelitian yang penulis lakukan maka didapatlah data - data penggajian dan pengupahan, untuk itu penulis akan
membandingkannya dengan teori yang dipelajari, berdasarkan
Universitas Sumatera Utara
perbandingan tersebut penulis akan melakukan membuat analisis sebagai
berikut :
1. Dokumen yang digunakan.
Dokumen yang digunakan oleh PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan sudah cukup efektif. Ini dapat dilihat dengan adanya
surat pengangkatan karyawan, daftar gaji dan upah, rekap daftar gaji dan upah, serta daftar absensi dan lembur yang digunakan sebagai dasar
perhitungan gaji diluar gaji pokok yang keabsahannya diotorisasi berupa tandatangan dari pihak yang berwenang pada bagiannya. Misalnya dalam
daftar gaji yang dibuat oleh bagian Kepegawaian yang kemudian diteruskan kebagian Keuangan untuk diotorisasi.
2. Catatan akuntansi yang digunakan
Perusahaan ini memiliki catatan akuntansi antara lain buku jurnal dan buku besar. Pada buku jurnal biasanya pencatatannya lebih lengkap dan
lebih terperinci menurut tanggal kejadian transaksi penggajian dan pengupahan. Sementara itu buku besar digunakan sebagai kumpulan
rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas informasi yang dicatat dalam jurnal. Tetapi semua catatan akuntansi yang digunakan telah
diproses secara komputerisasi dengan menggunakan software Microsoft Excel. Setiap transaksi pada buku jurnal dicatat berdasarkan tanggal,
nomor bukti, nomor akun, dan keterangan dimana nominal dimasukkan ke debet dan kredit. Selanjutnya akun diposting ke buku besar empat kolom
Universitas Sumatera Utara
dimana dicantumkan saldo pada sisi uraian. Pencatatan akuntansi ini seharusnya sudah memiliki sistem sendiri ataupun sudah masuk ke Sistem
Manajemen Kepegawaian SIMPEG. Hal ini membuat ketidakpaduan sistem sehingga kinerja perusahaan menjadi lambat dan tertinggal.
3. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan sudah memadai, hal
ini dapat dilihat dengan adanya beberapa prosedur antara lain :
1 Prosedur penerimaan karyawan
Seperti yang diuraikan terdahulu bahwa dalam prosedur penerimaan karyawan terdapat seleksi yang ketat dan dalam beberapa
tahapan. Seleksi ini dilakukan oleh Divisi Kepegawaian perusahaan itu sendiri dan setelah itu dilakukan seleksi dan training sebelum
dinyatakan lulus dan dikeluarkan SK karyawan oleh Kepala Cabang dan Direksi Perusahaan.
2 Prosedur pemutusan hubungan kerja.
Dalam prosedur pemutusan hubungan kerja ada beberapa tahap yang perlu dilalui yaitu bagi karyawan yang melanggar peraturan
perusahaan, terlebih dahulu karyawan hanya akan diberikan teguran, jika karyawan tersebut tidak menunjukkan perubahan sikap kemudian
diberikan surat peringatan sebanyak tiga kali. Masing – masing surat
Universitas Sumatera Utara
peringatan ini berlaku selama enam bulan. Pemberian surat peringatan ini tidak harus secara berurutan tapi dapat diberikan dengan melihat
besarnya kesalahan yang telah dilakukan oleh karyawan. Jika karyawan tidak juga merubah sikap maka perusahaan dapat
mengajukan permohonan penetapan pemutusan hubungan kerja sesuai dengan prosedur undang-undang yang berlaku.
3 Prosedur pencatatan waktu
Sistem untuk pencatatan waktu hadir di PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan menggunakan mesin pencatatan waktu
hadir handkey. Sistem untuk prosedur pencatatan waktu hadir di PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan menggunakan
Sistem Manajemen Kepegawaian SIMPEG, sehingga mesin pencatatan waktu hadir handkey ini online langsung ke bagian
Kepegawaian. Dengan begitu dapat dilakukan pengendalian terhadap waktu hadir dan waktu pulang. Sehingga dapat meminimalkan
penipuan terhadap waktu hadir dan waktu pulang. Hal ini dapat kita lihat dari karyawan masuk dan keluar kerja tidak tepat waktunya maka
perusahaan akan memberikan teguran pada yang bersangkutan. Jika hal itu dilakukan sampai tiga kali maka karyawan tersebut akan
diberikan surat peringatan pertama, namun jika dilakukan terus menerus perusahaan dapat mengambil tindakan keras terhadap
karyawan tersebut.
Universitas Sumatera Utara
Tetapi prosedur pencatatan waktu ini kurang memadai dikarenakan penggunaan prosedur pencatatan waktu hadir yang memiliki sistem
yang berbeda dengan sistem yang digunakan untuk prosedur pembayaran daftar gaji dan upah. Sistem untuk pencatatan waktu
hadir di PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan menggunakan
Sistem Manajemen Kepegawaian SIMPEG, sedangkan untuk prosedur pembayaran daftar gaji dan upah
menggunakan Microsoft Excel, yang mengakibatkan adanya ketidakpaduan sistem yang digunakan, hal ini juga menyebabkan
ketidak efisienan terhadap penggunaan waktu.
4 Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
Prosedur pembuatan gaji dan upah yang digunakan sudah memadai hal ini dapat dilihat dari semua daftar hadir dan daftar lembur
karyawan dari tiap unit kerja dikumpulkan oleh Divisi Kepegawaian yang digunakan untuk membuat daftar gaji dan upah pada akhir bulan.
Selain itu, Divisi Kepegawaian juga dalam membuat daftar gaji dan upah berdasarkan SK mengenai pengangkatan pegawai, kenaikan
pangkat, mutasi, tarif gaji dan upah, potongan-potongan seperti pajak penghasilan pegawai PPh, Jamsostek, dan lain sebagainya. Semua
data yang mendukung daftar gaji tersebut di-input dan di-edit ke dalam database setiap karyawan. Sistem yang digunakan untuk prosedur
pembuatan daftar gaji dan upah adalah SIMPEG. Semua data lalu
Universitas Sumatera Utara
diproses yang kemudian menghasilkan daftar gaji karyawan yang oleh Divisi Kepegawaian dibuat rangkap 2 dua.
5 Prosedur pembayaran gaji dan upah
PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan melakukan pembayaran gaji pada awal bulan. Daftar gaji dan upah yang dibuat
oleh bagian kepegawaian dibuat rangkap 2 dua dan diserahkan ke Ka. Divisi Adm. Keuangan untuk diproses dan selanjutnya dibuatkan
Bukti Pengeluaran Bank BPB, selanjutnya BPB dibuat rekapitulasi dan dikirimkan ke Petugas Akuntansi untuk diverifikasi serta diberi
kode akun dan paraf. Selanjutnya KA. Divisi Keuangan menerima Bukti Pengeluaran Bank BPB dan Daftar Gaji DG dari KA. Divisi
Administrasi Keuangan untuk diperiksa dan ditandatangani, yang selanjutnya dari lampiran di atas dibuatkan Proses Transfer Giro
PTG berupa bilyet giro yang kemudian akan diserahkan kepada Kepala Cabang. PT-G, BPB dan DG yang diterima dari KA. Divisi
Keuangan memeriksa setiap lampirannya dan kemudian ditandatangani untuk selanjutnya diserahkan kepada KA. Divisi Adm. Keuangan.
Berkas yang telah sampai ke KA. Divisi Adm. Keuangan diperiksa dan memberikan nomor rekening karyawan yang selanjutnya diserahkan
kepada Bank untuk melakukan pembayaran gaji transfer ke rekening pegawai. Setelah itu KA. Divisi Adm. Keuangan membukukan
Laporan Mutasi Harian Bank LMHB dan mengirimkannya ke KA. Divisi Keuangan untuk diperiksa kembali dan ditandatangani.
Universitas Sumatera Utara
Kemudian berkas yang telah ditandatangani dan diperiksa diserahkan ke Petugas Akuntansi untuk dilakukan proses akuntansi dan disimpan
oleh Petugas Akuntansi berdasarkan tanggal sebelum berkas tersebut diserahkan kembali ke Petugas Kepegawaian untuk memperbaharui
file yang sudah ada. Dalam hal ini pembayaran kepada pegawai berupa pemberian slip gaji oleh Petugas Kepegawaian yang pencatatan dan
penyimpanannya berdasarkan tanggal. Pembayaran gaji melalui bank yaitu dengan mentransfer ke rekening masing – masing pegawai.
Laporan slip gaji dan upah karyawan yang diberikan kepada karyawan harus disetujui oleh Kepala Divisi Keuangan dan kemudian dibagikan
kepada setiap karyawan. Pencatatan setiap transaksi dibuat ke dalam buku jurnal lalu kemudian di posting ke dalam buku besar dimana
dasar pencatatannya adalah daftar gaji dan upah. Flowchart penggajian pada PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan dapat
dilihat di lampiran II. Dari keterangan diatas maka penulis dapat mengambil kesimpulan
bahwa secara keseluruhan PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan telah melaksanakan setiap prosedur-prosedur yang terjadi
pada sistem penggajian dan pengupahan dengan baik tetapi masih kurang memadai dan terpadu, hal ini dapat dilihat dari adanya
penggunaan sistem yang berbeda. Dimana pada prosedur pencatatan waktu hadir dan prosedur pembuatan daftar gaji dan upah telah
menggunakan SIMPEG, tetapi pada prosedur pembayaran gaji dan
Universitas Sumatera Utara
upah masih menggunakan Microsoft Excel. Seharusnya untuk sebuah perusahaan besar seperti PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang
Belawan telah memiliki satu sistem khusus yang menangani sistem penggajian dan pengupahan. Hal ini dimaksudkan agar meminimalkan
kecurangan dan meningkatkan kinerja perusahaan.
4.2.2 Analisis Hubungan Sistem Informasi Akuntansi pada Sistem Penggajian dan Pengupahan terhadap Sistem Pengendalian
Internal yang Diterapkan oleh PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan
Dari data – data yang didapatkan setelah penulis melakukan penelitian maka penulis dapat menyimpukan bahwa PT Pelabuhan
Indonesia I Persero Cabang Belawan telah menerapkan dan melaksanakan pengendalian internal dengan cukup memadai, hal ini dapat
dijelaskan dari hal-hal berikut :
1. Struktur organisasi
Dapat dilihat pada struktur organisasi PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan berbentuk garis dimana pimpinan tertinggi
berada pada seorang Kepala Cabang General Manager dan membawahi langsung beberapa divisi. Dari hal tersebut dapat terlihat bahwa bawahan
bertanggung jawab atas tugasnya kepada atasannya. Dengan begitu akan menghasilkan disiplin yang tinggi pada setiap bawahan karena laporan
hasil tugasnya akan langsung diberikan kepada atasannya dengan tepat
Universitas Sumatera Utara
waktu, tentunya pelaksanaan unit kerja secara umum telah berjalan dengan baik. Pada sistem penggajian dan pengupahan terdapat pemisahan tugas.
Misalnya fungsi keuangan sebagai verifikasi daftar gaji dan upah terpisah dengan Divisi Kepegawaian yaitu sebagai pembuat daftar gaji dan upah.
Selanjutnya Bagian Akuntansi sebagai bagian pencatatan terpisah dengan bagian pembayaran gaji dan upah yang berbentuk slip gaji yang dilakukan
oleh bagian Divisi Keuangan. Yang menjadi kelemahan yaitu masih adanya rangkap tugas di Bagian Kepegawaian. Dimana suatu fungsi
Kepegawaian merangkap tugas pencatatan waktu hadir karyawan, pembuat daftar gaji dan upah karyawan, sebagai penyeleksi dan penerima
karyawan baru. Seharusnya hal ini tidak dilakukan karena dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan terhadap gaji dan upah.
2. Pegawai yang berkualitas
Seperti yang telah dijelaskan pada data penelitian diatas, PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan dalam merekrut pegawai telah
melakukan seleksi yang ketat dalam beberapa tahapan. Hal ini dimaksudkan agar memperoleh pegawai yang berkualitas dalam
bidangnya dan bertanggung jawab pada pekerjaannya. Perusahaan juga menempatkan pegawai sesuai tingkat pendidikan yang mana setiap
penerimaan, penempatan, mutasi, akan dibuatkan surat keputusan yang ditandatangani oleh Direksi dan Kepala Cabang. Walaupun begitu, seleksi
ini masih kurang terbuka hal ini disebabkan oleh seleksi yang dilakukan oleh Bidang Kepegawaian perusahaan sendiri.
Universitas Sumatera Utara
3. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan
Dari segi pemisahan tugas, setiap kegiatan pada sistem penggajian dan pengupahan harus terlebih dahulu mendapat persetujuan dari pihak yang
berwenang, hal ini dimaksudkan agar meminimalkan terjadinya penyimpangan terhadap transaksi, misalnya pembuatan daftar hadir dan
lembur terlebih dahulu diotorisasi oleh Bagian Kepegawaian sebelum membuat daftar gaji dan upah. Kemudian sebelum didistribusikan ke unit-
unit kerja lain terlebih dahulu daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh KA Divisi Adm. Keuangan sebelum dibuatkan bukti pengeluaran bank
BPB yang kemudian diotorisasi oleh KA Divisi Keuangan. Berkas tersebut kemudian diotorisasi oleh Bagian Akuntansi untuk diberi paraf
dan nomor akun. Kemudian diserahkan kembali ke KA Divisi Adm. Keuangan untuk diotorisasi lagi. Selanjutnya diserahkan kepada KA Divisi
Keuangan kembali untuk dibuatkan proses transfer giro PT-G. Dimana PT-G berupa bilyet giro dan harus ditandatangani oleh Kepala Cabang.
Setelah itu KA. Divisi Adm. Keuangan baru dapat memberikan nomor rekening karyawan dan menyerahkannya kepada Bank untuk melakukan
pembayaran gaji pegawai. Selain itu pegawai yang namanya tercantum pada daftar gaji dan upah harus memiliki surat pengangkatan yang telah
ditandatangani oleh direksi dan kepala cabang. Berdasarkan uraian diatas maka PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan dalam
melakukan kegiatan mulai dari penerimaan pegawai sampai
pendistribusian gaji dan upah harus mendapat persetujuan dari pihak yang
Universitas Sumatera Utara
berwenang dan dicatatat berdasarkan prosedur yang berlaku guna menghindari penyimpangan terhadap transaksi.
4. Praktek-praktek yang sehat
PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang Belawan telah menjalankan praktek – praktek yang sehat. Hal ini dapat dilihat dari
kegiatan yang dijalankan perusahaan seperti Bagian Kepegawaian yang berfungsi membuat daftar gaji dan upah bertanggung jawab untuk
menyimpan semua arsip pegawai. Sedangkan bagian akuntasi bertanggung jawab atas pencatatan atas pemeriksaan kebenaran jumlah dan potongan -
potongan perhitungan gaji dan upah sebelum dilakukan pembayaran gaji dan upah pegawai. Sementara itu, Dinas Perpajakan mempunyai tugas
menghitung pencatatan dan pelaporan pajak penghasilan pegawai PPh. Selain melaksanakan pengendalian internal di atas, perusahaan juga
memiliki divisi SPI Satuan Pemeriksaan Intern yang berada di kantor pusat dan melakukan pemeriksaan ke kantor-kantor cabang setiap setahun
sekali. Perusahaan telah membuat kebijakan - kebijakan yang bermanfaat bagi kelangsungan hidup perusahaan dan kesejahteraan para pegawainya
yang mana hal ini dapat mendorong pengendalian internal yang memadai. Salah satu kebijakan yang diterapkan perusahaan adalah kebijakan
mengenai pengupahan dimana upah yang diberikan kepada pegawai sesuai dengan harga negosiasi antara PT Pelabuhan Indonesia I Persero Cabang
Belawan dengan KOKARPEL.
Universitas Sumatera Utara
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
