elektronik dapat mengirimkan data waktu serta kehadiran langsung ke program pemrosesan penggajian.
4. Mempersiapkan Penggajian
Langkah keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian lihat lingkaran 4.0 pada gambar 2.1.
departemen tempat pegawai bekerja akan memberikan data mengenai jam yang dihabiskan dan seorang supervisor biasanya
akan mengkonfirmasi data tersebut. Informasi tingkat gaji dapat dilihat pada file induk penggajian.
Gambar 2.2 menunjukkan langkah – langkah dalam memproses penggajian. Pertama file transaksi penggajian diurut
berdasarkan nomor pegawai, agar berada dalam urutan yang sama dengan yang berada dalam file induk penggajian. Apabila organisasi
tersebut memproses penggajian dari beberapa divisi, file transaksi penggajian setiap divisi harus digabungkan.
File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai. Bagi setiap pegawai, catatan file induk
penggajian dan catatan transaksi terkait akan dibaca dan gaji kotor akan dihitung. Bagi para pegawai yang dibayar per jam, jumlah jam
yang dihabiskan akan dikali dengan tingkat upah dan kemudian tambahan untuk lembur, atau bonus akan ditambahkan. Bagi para
pegawai yang menerima gaji bulanan, gaji kotor adalah pecahan dari gaji tahunan,yang mencerminkan lamanya periode pembayaran.
Universitas Sumatera Utara
Contohnya para pegawai penerima gaji yang dibayar bulanan akan menerima satu per duabelas dari gaji tahunan mereka setiap periode
pembayaran. Selanjutnya semua potongan penggajian dijumdlah dan
totalnya dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih. Potongan gaji berada dalam dua kategori umum. Potongan untuk
pajak penghasilan dan potongan sukarela. Potingan untuk pajak penghasilan mencakup pajak daerah serta pajak jaminan social.
Potongan sukarela mencakup kontribusi rencana pension, premi asuransi jiwa, kesehatan, dan cacat, iuran serikat pekerja dan
kontribusi untuk berbagai amal. Pada saat gaji bersih didapat, field jumlah hingga tahun ini
untuk gaji kotor, potongan dan gaji bersih di dalam catatan pegawai untuk file induk penggajian akan diperbaharui. Memelihara catatan
pendapatan kumulatif yang akurat adalah hal yang penting, untuk dua alasan. Pertama, pengurangan untuk pajak jaminan social dan
potongan lainnya memiliki batas, perusahaan harus mengetahui kapan meniadakan potongan untuk setiap pegawai. Kedua, informasi
ini dibutuhkan untuk memastikan bahwa jumlah yang sesuai untuk pajak dan potongan lainnya., dikirim ke lembaga pemerintahan, dan
organisasi lainnya. Informasi ini juga harus dimasukkan ke dalam berbagai laporan yang disimpan untuk lembaga – lembaga tersebut.
Universitas Sumatera Utara
Terakhir, daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak. Daftar penggajian adalah laporan yang mendaftar gaji kotor setiap
pegawai, potongan gaji, dan gaji bersih dalam format multikolom. Daftar ini sering kali disertai dengan daftar potongan terpisah. Yang
mendaftar berbagai potongan sukarela untuk setiap pegawai. Daftar penggajian juga digunakan untuk mengesahkan transfer dana ke
rekening bank perusahaan untuk penggajian. Cek gaji pegawai juga umumnya melampirkan slip gajij, yang mencantumkan jumlah gaji
kotor, potongan, dan gaji bersih untuk periode saat ini, dan total hingga tahun ini, untuk setiap kategori.
Ketika setiap transaksi diproses, system tersebut juga mengalokasikan biaya tenaga kerja kea kun buku besar terkait
dengan memeriksa kode dalam catatan kartu waktu kerja. System tersebut memelihara jumlah total simultan atas alokasi ini hingga
semua catatan penggajian pegawai telah diproses. Jumlah total ini, bersama dengan jumlah total untuk kolom slip gaji, merupakan dasar
untuk entri jurnal ringkasan, yang dimasukkan ke dalam buku besar setelah semua cek gaji dicetak.
5. Pembayaran Gaji
Kategori