Analisa Sistem ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

mengetahui riwayat kesehatan pasien tersebut maka dapat menggunakan sistem rekam medis ini dengan melihat data medis pasien di Puskesmas Srumbung. Selain itu untuk mempermudah pengolahan data dan pencarian data medis pasien, sistem rekam medis ini juga bermanfaat dalam pembuatan laporan- laporan per wilayah. Laporan-laporan tersebut nantinya dapat digunakan untuk pengambilan suatu keputusan, seperti penentuan suatu penyakit merupakan KLB atau tidak, seberapa besar prosentase yang ada untuk wabah penyakit yang timbul dalam suatu wilayah, mengetahui ada tidaknya kasus flu burung maupun demam berdarah di wilayah tersebut dan masih banyak lagi. Sistem rekam medis pasien Puskesmas yang akan dibangun ini berupa suatu aplikasi berbasis web yang memungkinkan petugas non medis dengan aturan tertentu dapat mengakses data ke satu basis data yang berada di server. Dalam merancang sistem rekam medis ini penulis mempelajari pelaksanaan sistem rekam medis pada suatu Puskesmas yang sampai saat ini masih manual sebagai sarana untuk mengetahui proses-proses yang berhubungan dengan rekam medis Puskesmas dan mengetahui data-data medis yang dicatat dan kebutuhan penggunanya beserta jaringannya seperti PusTu atau Puskesmas Pembantu, Lansia atau Lanjut Usia, UKS Usaha Kesehatan Sekolah, dan UKGS Usaha Kesehatan Gigi Sekolah. Suatu Puskesmas dibagi menjadi beberapa unit bagian yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya. Bagian-bagian tersebut antara lain unit KIA Kesehatan Ibu dan Anak, unit Gigi, unit KBKeluarga Berencana, unit Gizi, unit Sanitasi dan unit Umum. Dari bagian-bagian yang telah disebutkan diatas bagian rekam medis pasien Puskesmas masuk menjadi satu dengan unit Umum jadi tidak berdiri sendiri. Bagian rekam medis ini bertugas untuk merekam semua data pasien dari mulai proses pendaftaran sampai proses pelayanan medis yang diterima pasien serta mengolah data pasien seperti membuat laporan-laporan. Unit rekam medis ini sangat penting keberadaannya karena data-data yang ada berhubungan dengan kelangsungan hidup seorang pasien. Dalam sistem rekam medis pasien Puskesmas berbasis web ini yang akan dikembangkan adalah dalam proses pendaftaran, proses pelayanan pasien, proses perekaman data dan juga pembuatan laporan. Secara umum sistem rekam medis pasien Puskesmas di Indonesia ini, sebenarnya sudah ada, hanya saja pengolahan data yang ada sebagian masih manual. Bahkan pada proses pencatatan data sosial pasien pun masih manual. Apabila seseorang memeriksakan dirinya ke Puskesmas maka langkah pertama yang dilakukan ialah mendaftarkan diri. Setelah petugas administrasi mencatat identitas pasien tersebut, maka pasien akan mendapat kartu pendaftaran dan kartu periksa. Kemudian kartu periksa ini diserahkan kepada dokter atau petugas medis yang memeriksa. Dari pemeriksaan yang telah dilakukan maka dokter atau petugas medis akan mencatat diagnosa, rencana tindakan, pelaksanaan tindakan, dan gejala yang ada pada kartu periksa, lalu pasien juga akan memperoleh resep dari dokter atau petugas medis tersebut. Kemudian pasien membawa kartu periksa dan resep tersebut ke loket obat untuk mengambil obat. Sedangkan kartu periksa ini nantinya akan dikumpulkan dalam suatu arsip berdasarkan asal desa oleh seorang petugas Puskesmas. Di dalam proses pemasukan data belum terdapat adanya proses validasi termasuk pemasukan data sosial pasien sehingga data yang dihasilkan tidak akurat dan keamanan data kurang terjamin. Validasi data disini kurang terjamin karena dengan sistem manual ini tidak dapat diketahui siapa yang memasukkan data sehingga sulit mencari siapa yang bertanggung jawab apabila terjadi kesalahan memasukkan data karena banyak orang mempunyai kewenangan untuk memasukkan data dan tidak terdapat password untuk membedakan orang yang satu dengan yang lainnya. Di dalam pelayanan rekam medis yang berjalan sekarang semua tugas dilakukan oleh petugas non medis dan pengguna lain yang berhubungan dengan medis pasien dapat menggunakan sistem yang berhubungan dengan unit rekam medis karena dilakukan secara manual yaitu dengan menggunakan berkas. Sedangkan untuk pembuatan laporan-laporan juga masih manual, yaitu dengan melakukan rekapitulasi ulang dari berkas-berkas yang ada dan hal ini membutuhkan waktu yang sangat lama. Proses penyelesaian laporan yang seperti ini sangat tidak efisien dan sangat merugikan. Karena informasi laporan- laporan tersebut sangat dibutuhkan secepatnya oleh petugas Dinkes guna pengambilan tindakan selanjutnya. Misal terdapat penyakit yang ternyata merupakan KLB, hal tersebut tidak dapat segera terdeteksi dan diambil tindakan selanjutnya karena data laporan belum masuk ke petugas Dinkes..

3.2 Identifikasi Masalah

Sistem rekam medis yang telah dijelaskan di atas memiliki kelemahan, antara lain: 1. Kurang efektif karena tidak dapat memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi yang dibutuhkannya dengan cepat. 2. Dari segi keamanan data kurang terjamin, karena tidak ada validasi data sehingga terdapat kemungkinan adanya penulisan data yang salah. 3. Petugas non medis tidak dapat mengirim satu-satu data rekam medis secara rutin pada saat diminta mendadak. Untuk itu bagian-bagian lain seperti unit KIA, unit Gigi, unit KB, unit Gizi, unit Sanitasi dan unit Umum. yang memerlukan untuk keperluan darurat harus mengirim petugasnya dalam hal ini petugas non rekam medis untuk mengambil sendiri ke bagian rekam medis. 4. Apabila terdapat data yang sama maka harus dilakukan penulisan berulang kali sehingga tidak efisien. 5. Dari sisi ekonomi membutuhkan banyak biaya karena berkas-berkas yang dibutuhkan akan banyak, sebanyak jumlah pasien yang ada. Misalnya seorang pasien memeriksakan dirinya pada bulan Juni karena sakit batuk, namun sebelumnya pada bulan Maret dia pernah sakit gatal-gatal dan memeriksakan diri ke Puskesmas yang sama. Jika perekaman data masih manual maka identitas pasien harus dicari satu persatu dari semua berkas yang ada dan jika tidak diketemukan maka harus dicatat ulang. 6. Pelayanan yang dilakukan tidak dapat berlangsung cepat. 7. Jika harus dilakukan pengambilan keputusan untuk tindakan medis selanjutnya, tidak dapat diputuskan dengan cepat karena informasi riwayat kesehatan pasien sebelumnya tidak dapat diperoleh dengan cepat. Sedangkan kelemahan sistem rekam medis yang belum on-line antara lain : 1. Data rekam medis yang ada tidak dapat diakses dari luar Puskesmas sehingga memperlambat penanganan pasien di luar Puskesmas tertentu. 2. Berkas rekam medis selalu dipindah dari satu tempat ke tempat yang lain jika terdapat keperluan darurat sehingga besar kemungkinan berkas tersebut rusak bahkan hilang. 3. Sistem ini hanya dapat digunakan oleh petugas non medis dan tidak dapat digunakan secara langsung oleh petugas lain seperti dokter atau petugas medis yang lain. 4. Integritas data kurang terjamin apabila terdapat perubahan data. Berkas data rekam medis hanya dapat dipakai oleh satu pengguna pada saat yang bersamaan. Sehingga jika ada pengguna lain yang membutuhkan berkas tersebut harus menunggu. Sedangkan dari sisi petugas Dinkes jika mereka membutuhkan data laporan dari Puskesmas tersebut, harus menunggu hingga petugas non medispetugas non medis Puskesmas tersebut selesai memasukkan semua data berkas rekam medis dalam komputer. Sehingga pengambilan keputusan pun tidak dapat dilakukan dengan cepat.

3.3 Analisa Kebutuhan

Tahap ini dilakukan untuk menentukan apa saja yang menjadi kebutuhan sistem dan data-data yang diperlukan pada pembuatan sistem yang baru nantinya. Bagian rekam medis Puskesmas setiap harinya akan melayani data pasien yang semakin besar karena setiap hari dapat dipastikan jumlah pasien akan bertambah, selain itu unit rekam medis Puskesmas juga dituntut untuk lebih cepat dan akurat dalam menyajikan dan menyampaikan berbagai informasi sehingga dapat memberikan pelayanan medis yang lebih baik dan berkualitas. Secara umum sistem rekam medis yang akan dikembangkan ini melibatkan tiga entitas yaitu petugas non medis, petugas medis dan petugas Dinkes dalam sistem ini berstatus sebagai admin yang bertanggung jawab penuh atas sistem ini. Petugas non medis itu sendiri mempunyai tugas untuk memasukkan data selain data pemeriksaan dokter atau data medis pasien. Proses yang terjadi dalam sistem rekam medis pasien Puskesmas ini dibagi atas tiga sisi yaitu : 1. Proses pada sisi petugas non medis sebagai administrator 2. Proses pada sisi petugas medis untuk dokter dan bidan. 3. Proses pada sisi petugas DINKES yang akan melihat laporan dari tiap-