119
LAMPIRAN 3 ANALISIS DATA
120
SUB BAGIAN UMUM TRANSKIP WAWANCARA
PENGELOLAAN ARSIP DI SUB BAGIAN UMUM DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN KULON PROGO
Identitas responden
Nama Responden : Bambang Suwarji
Nama Lembaga : Sub Bagian Umum
NIP : 19830917 201001 1 022
Tempat Wawancara : Kantor Dinas Pendidikan Tanggal Wawancara : 22 Oktober 2014
Waktu Wawancara : 10.30 WIB
DH : Peneliti Danang Harwanto
BS : Informan Staff Subbag Umum
PENGELOLAAN KEARSIPAN A.
Prosedur Permulaan Arsip
1. DH : Bagaimana prosedur permulaan arsip surat masuk yang dilaksanakan di
Sub Bagian Umum ? BS
: Proses arsip surat masuk di Sub Bagian Umum pertama surat dicatat di kartu kendali masuk dan lembar disposisi, kemudian dinaikan ke
Sekretaris Dinas untuk mendapatkan disposisi, setelah arsip didisposisi dan masuk ke Subbag Umum kemudian ditulis di buku agenda surat
masuk, setelah ditulis dinaikan ke kepala Subbag Umum untuk mendapat disposisi. Setelah mendapat disposisi arsip di berikan kepada
SUB BAGIAN UMUM
121 staff untuk ditindak lanjuti.
3. DH : Bagaimana prosedur permulaan arsip surat keluar yang dilaksanakan di
Sub Bagian Umum ? BS
: Jadi arsip surat keluar ada 2 macam, yang pertama adalah arsip surat balasan sesuai dengan permintaan arsip surat masuk, yang kedua karena
kehendak atau kebutuhan kita sendiri, pertama arsip yang yang dibuat diparaf oleh kepala subbag kemudian diberikan nomor surat dan
dinaikan ke kepala Dinas Pendidikan setelah itu surat dicatat di buku induk keluar dan didistribusikan ke tujuan surat. Sebelumnya dibuatkan
salinan surat untuk dijadikan arsip. 4. DH
: Hambatan apa saja yang di hadapi dalam pencatatan dan penggolongan arsip ?
BS : Hambatan selama ini di Subbag Umum itu kurang tenaga pengelola
arsip mas. 5. DH
: Bagaimana upaya yang dilakukan dalam mengatasi hambatan tersebut ? BS
: Upaya selama ini kami kerjakan bersama dan kami tertolong dengan bantuan sisiwi SMK yang praktek di Dinas Pendidikan mas.
B. Penyimpanan Arsip
6. DH : Bagaimana pelaksanaan penyimpanan arsip yang dilakukan di Sub
Bagian Umum ? BS
: Penyimpanan dilakukan untuk arsip surat setelah diproses kita letakkan di odner, snelhecter,map folio kemudian kita simpan dan kita susun di
rak dan meja, untuk berkas kita simpan dan kita susun seseuai dengan klasifikasi jenis arsip. Arsip yang sudah tidak terpakai kita tumpuk di
122 gudang.
7. DH : Siapakah yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip di Sub
Bagian Umum ? BS
: Yang bertanggung jawab atas penyimpanan arsip surat adalah masing- masing pegawai yang mengelola mas.
8. DH : Sistem apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip di Sub Bagian
Umum ? BS
: Penyimpan kita masih manual untuk sistem kita menggunakan sistem manual berdasarkan jenis dan isi dokumen.
9. DH : Mengapa menggunakan sistem penyimpanan tersebut ?
BS : Menurut kita menggunakan sistem tersebut mudah untukdilakukan dan
mudah untuk mencari kembali arsip. 10. DH
: Bagaimana kelengkapan peralatan dalam melaksanakan penyimpanan arsip ?
BS : Peralatan yang kami memiliki di Sub Bagian Umum antara lain berupa
odner, map folio, Snelhecter, penyekat arsip, dan label mas. 11. DH
: Bagaimana kelengkapan peralatan penyimpanan arsip yang dimiliki Sub Bagian Umum ?
BS : Peralatan penyimpanan yang kami memiliki antara lain rak kayu dan
almari kayu masing-masing berjumlah dua buah dan kodisisnya cukup baik mas. Oh iya, untuk ruangan disana yang ditempati bu sutarsih
memiliki cabinet dan almari kalau tidak salah bisa mas periksa sendiri. 12. DH
: Bagaimana ruangan yang digunakan dalam penyimpanan arsip ? BS
: Ruangan penyimpanan arsip kita menjadi satu dengan ruang kerja,
123 kurang nyaman memang untuk bekerja, hal tersebut karena keterbatasan
kemampuan Dinas Pendidikan dalam menyediakan tempat atau ruangan.
13. DH : Apakah lingkungan penyimpanan sudah memadai dari segi cahaya,
suhu, udara dan warna ? BS
: Lingkungan kearsipan dari segi cahaya sudah cukup karena dibantu dengan lampu, untuk suhu, udara terasa panas karena tidak memiliki
penyejuk ruangan sehingga dikhawatirkan arsip mudah rusak dan untuk gudang sendiri lingkungannya tidak terjaga karena gudang tersebut
digunakan untuk menyimpan barang bekas milik Dinas bukan arsip mas.
14. DH : Hambatan apa saja yang dihadapi dalam proses penyimpanan arsip
secara keseluruhan ? BS
: Hambatan yang dihadapi seperti tidak memiliki ruangan khusus dan tidak memiliki pegawai yang khusus bekerja mengelola arsip.
15. DH : Bagaimana upaya yang dilakukan dalam mengatasi hambatan tersebut ?
BS : Kami menggunakan gudang sebagai bentuk pengoptimalan sarana dan
prasarana yang dimiliki Dinas Pendidikan untuk menyimpan arsip dan melakukan pengarsipan bersama-sama.
C. Pemeliharaan Perawatan Arsip
16. DH : Bagaimana pelaksanaan pemeliharaan arsip yang dilaksanankan di Sub
Bagian Umum ? BS
: Pemeliharaan dilakukan dengan menjaga kebersihan ruangan dan arsip dengan begitu arsip terpelihara dan aman.
124 17. DH
: Bagaimana pelaksanaan perawatan arsip di Sub Bagian Umum ? BS
: Perawatan yang dilakukan dengan memperbaiki arsip tersebut bila mengalami kerusakan dengan menggunakan lem atau solatip yang kami
miliki. 18. DH
: Bagaimana kelengkapan peralatan yang dimiliki di Sub Bagian Umum? BS
: Kelengkapan yang dimiliki sederhana mas, kita hanya mempunyai sulak sebagai alat untuk membersihkan debu dan lem kertas beserta solatip
untuk memperbaiki arsip. 19. DH
: Kapan pelaksanaan pemeliharaan dan perawatan dilaksanakan ? BS
: Pemeliharaan dan perawatan dilakukan secara isidental bila memang perlu dilakukan mas.
20. DH : Hambatan apa saja yang dihadapi dalam pemeliharaan dan perawatan
arsip ? BD
: Hambatan yang dihadapi ketika pemeliharaan dan penyimpanan adalah waktu untuk melakukan hal tersebut tidak ada karena kesibukan
pegawai. 21. DH
: Bagaimana upaya yang dilakukan dalam mengatasi hambatan tersebut ? BS
: Upaya selama ini jika memang perlu dilakukan pemeliharaan dan perawatan arsip kita lakukan diluar jam bekerja berdasrkan kesepakatan
yang dirundingkan bersama-sama.
D. Pemindahan dan Penyusutan Arsip
22. DH : Bagaimana tata cara pemindahan arsip yang dilaksanakan di Sub Bagian
Umum ? BS
: Pemindahan kita lakukan dengan cara menyortir arsip berdasarkan
