Pencatatan Arsip KESIMPULAN DAN SARAN
154 pengesahan. Kemudian arsip tersebut didistribusikan ke tujuan arsip.
Sebelum di distribusikan arsip yang ditanda tangani tersebut juga dicopy dan diarsipkan.
RB : Surat pertama dibuat oleh Staff kemudian diparaf oleh kepala Subbag. Arsip
yang sudah diparaf diberikan nomor dan dinaikan ke Kepala Dinas Pendidikan untuk ditanda tangani. Setelah ditanda tangani oleh kepala Dinas
arsip tersebut diStempel dan dicatat di buku induk surat keluar milik Dinas Pendidikan. Setelah dicatat arsip yang dibuat dicopy untuk di simpan sebagai
arsip dan didistribusikan ke tujuan surat dibuat. ST
: Arsip surat keluar yang dibuat oleh pegawai harus di paraf oleh kepala Subbag terlebih dahulu baru diberikan nomor surat keluar dan dinaikan ke
Kepala Dinas Pendidikan untuk ditanda tangani, setelah mendapat tanda tangan arsip tersebut dicatat di buku induk surat keluar dan di Stempel. Surat
yang sudah selesai kemudian digandakan untuk arsip dan didistribusikan ke tujuan surat.
SD : Arsip surat pertama dibuat oleh para Staff dan di paraf oleh kepala Subbag
Umum mas, setelah diparaf beliau surat diberi nomor, dinaikan ke kepala Dinas Pendidikan untuk ditanda tangani. Setelah ditanda tangani surat
tersebut di cap dan dicatat di buku induk surat keluar Dinas Pendidikan dan didistribusikan ke alamat yang dituju dengan memanggil sekolah-sekolah.
SA : Surat keluar diparaf oleh kepala Subbag Umum kemudian dinaikan ke
Kepala Dinas lalu di Stempel dan dicatat di buku agenda surat keluar Dinas mas.
SY : Surat pertama dibuatkan konsep, kemudian diserahkan kepada saya untuk
diperiksa. Jika sudah benar surat tersebut diketik mas dan diparaf. arsip yang sudah diparaf tersebut diberikan nomor surat lalu dinaikan ke Kepala Dinas
untuk di mintai tanda tangan setelah mendapat tanda tangan kepala Dinas arsip tersebut dicatat di buku induk surat keluar milik Dinas Pendidikan dan
di berikan cap atau Stempel Dinas kemudian surat digandakan untuk arsip dan didistribusikan sesuai tujuan arsip surat.
SH : Surat pertama dibuatkan konsep, konsep tersebut diserahkan kepada kepala
Subbag untuk diperiksa. Setelah mendapat perbaikan dan persetujuan surat
155 kemudian diketik dan di paraf oleh kepala Subbag. Setelah itu surat di
berikan nomor dan dinaikan ke kepala Dinas untuk ditanda tangani. Surat yang ditanda tangani di catat di buku induk surat keluar
TS : Proses surat keluar harus ada paraf dari kepala Subbag Umum terlebih
dahulu kemudian di berikan nomor di Subbag Umum dilanjutkan ke ruangan kepala Dinas pendidikan untuk mendapat tanda tangan beliau, setelah
mendapat tanda tangan kepala Dinas surat kemudian kembali ke ruangan Subbag Umum untuk dicatat di buku induk surat keluar dan di Stempel. Surat
di buatkan salinan untuk di arsipkan dan siap untuk didistribusikan kepada alamat surat.
WN : Surat keluar pertama dibuat kemudian diparaf oleh kepala Subbag Umum, setelah diparaf arsip tersebut di tanda tangani kepala Dinas Pendidikan dan di
catat di Sub Bagian Umum mas. 3.
Hambatan apa saja yang di hadapi dalam pencatatan dan penggolongan arsip ? BS
: Hambatan selama ini di Subbag Umum itu kurang tenaga pengelola arsip mas.
NH : Hambatan yang dialami kami selama ini adalah tenaga pengadministrasi
surat menyurat masih kurang mas. RB
: Hambatan yang dijumpai adalah kekurangan Staff yang bertugas menangani arsip surat masuk dan keluar.
ST : Hambatan yang dihadapi oleh Subbag Umum adalah kurangnya tenaga yang
menguasai arsip. SD
: Hambatannya berupa SDM mas, karena Subbag kami kekurangan Staff khusus yang menangani arsip surat masuk dan arsip surat keluar.
SA : Hambatan yang di temui selama proses melakukan permulaan arsip
berlangsung sampai saat ini ialah pegawai khusus yang menangani arsip tidak ada.
SY : Hambatan yang dihadapi di SubBagian Umum adalah kurangnya tenaga
kearsipan yang menguasai arsip. SH
: Selama proses pencatatan berjalan belum ditemukan permasalahan. TS
: Hambatan yang ditemui selama proses permulaan arsip saya rasa belum ada mas.
156 WN : Hambatan yang dialami adalah kurangnya pegawai mas.
4. Bagaimana upaya yang dilakukan dalam mengatasi hambatan tersebut ?
BS : Upaya selama ini kami kerjakan bersama dan kami tertolong dengan bantuan
sisiwi SMK yang praktek di Dinas Pendidikan mas. NH
: Biasanya saling komunikasi dengan teman-teman yang lain, setiap pegawai saling membantu dalam mengadministrasi arsip tersebut.
RB : Kepala Subbag memberikan tugas kepada para Staff untuk mengelola arsip
secara bersama-sama dan memberikan bimbingan menurut pengalaman yang dimiliki.
ST : Mengatasi hambatan tersebut dengan melaksanakan kegiatan kearsipan
secara bersama-sama dan meminta bantuan siswa PKL yang berada di Dinas Pendidikan setiap tahunnya.
SD : Mengatasi hambatan tersebut dengan melaksanakan kegiatan tersebut secara
bersama-sama dan jika ada siswi PKL dari sekolah kami meminta bantuan mereka atau mahasisiwa yang sedang KKN di Dinas Pendidikan.
SA : Upaya yang dilakukan dalam mengatasi keterbatasan pegawai atau petugas
yang melakukan melakukan permulaan arsip ialah dengan melaksanakan permulaan arsip secara bersama-sama dan meminta bantuan kepada siswa
PKL atau KKN yang melakukan praktek setiap tahunnya. SY
: Mengatasi hambatan tersebut dengan melaksanakan kegiatan tersebut secara bersama-sama mas dan meminta bantuan siswa PKL dan KKN yang berada
di Dinas Pendidikan setiap tahunnya. SH
: Kita selalu mengoptimalkan sumberdaya yang kita miliki jadi sampai saat ini belum menemukan hambatan.
TS : Pencatatan dilakukan oleh Staff administrasi yang menerima surat mas.
WN : Selama ini dalam proses pengarsipan kami bekerja sama saling membantu mengelola arsip mas.