124 17. DH
: Bagaimana pelaksanaan perawatan arsip di Sub Bagian Umum ? BS
: Perawatan yang dilakukan dengan memperbaiki arsip tersebut bila mengalami kerusakan dengan menggunakan lem atau solatip yang kami
miliki. 18. DH
: Bagaimana kelengkapan peralatan yang dimiliki di Sub Bagian Umum? BS
: Kelengkapan yang dimiliki sederhana mas, kita hanya mempunyai sulak sebagai alat untuk membersihkan debu dan lem kertas beserta solatip
untuk memperbaiki arsip. 19. DH
: Kapan pelaksanaan pemeliharaan dan perawatan dilaksanakan ? BS
: Pemeliharaan dan perawatan dilakukan secara isidental bila memang perlu dilakukan mas.
20. DH : Hambatan apa saja yang dihadapi dalam pemeliharaan dan perawatan
arsip ? BD
: Hambatan yang dihadapi ketika pemeliharaan dan penyimpanan adalah waktu untuk melakukan hal tersebut tidak ada karena kesibukan
pegawai. 21. DH
: Bagaimana upaya yang dilakukan dalam mengatasi hambatan tersebut ? BS
: Upaya selama ini jika memang perlu dilakukan pemeliharaan dan perawatan arsip kita lakukan diluar jam bekerja berdasrkan kesepakatan
yang dirundingkan bersama-sama.
D. Pemindahan dan Penyusutan Arsip
22. DH : Bagaimana tata cara pemindahan arsip yang dilaksanakan di Sub Bagian
Umum ? BS
: Pemindahan kita lakukan dengan cara menyortir arsip berdasarkan
125 waktunya yang sudah berumur 5 tahun dan tingkat kepentingan arsip.
Jika sudah berumur di atas 5 tahun kita simpan di gudang atau jika dibawah 5 tahun dan arsip tersebut sudah tidak digunakan atau tidak
penting kita simpan di gudang. 23. DH
: Berapa lama jangka waktu penyimpanan arsip di Sub Bagian Umum ? BS
: Arsip yang dimiliki Subbag jangka waktu penyimpanan selama 5 sampai 10 tahun.
24. DH : Bagaimana tata cara pemusnahan arsip yang dilaksanakan di Sub
Bagian Umum ? BS
: Pemusnahan di Subbag Umum saya belum pernah melakukannya mas. 25. DH
: Hambatan apa saja yang dihadapi dalam pemindahan dan pemusnahan ? BS
: Hambatan yang dihadapi selama ini hanya keterbatasan tempat ketika melakukan pemindahan.
26. DH : Bagaimana upaya yang dilakukan dalam mengatasi hambatan tersebut ?
BS : Selama ini hanya di tumpuk di gudang saja sehingga tidak tertata baik,
karena bercampur dengan seksi lain dan dengan peralatan lain seperti ektronik atau benda yang tak terpakai.
126
TRANSKIP WAWANCARA PENGELOLAAN ARSIP DI SUB BAGIAN UMUM DINAS PENDIDIKAN
KABUPATEN KULON PROGO
Identitas responden
Nama Responden : Nur Hidayati
Nama Lembaga : Sub Bagian Umum
NIP : 19660103 200701 2 008
Tempat Wawancara : Kantor Dinas Pendidikan Tanggal Wawancara : 2 Oktober 2014
Waktu Wawancara : 10.30 WIB
DH : Peneliti Danang Harwanto
NH : Informan Staff Subbag Umum
PENGELOLAAN KEARSIPAN A.
Prosedur Permulaan Arsip
1. DH : Bagaimana prosedur permulaan arsip surat masuk yang dilaksanakan di
Sub Bagian Umum ? NH
: Proses arsip surat masuk di Subbag Umum pertama surat ditulis di kartu kendali masuk dan lembar disposisi, kemudian dinaikan ke Sekretaris
Dinas untuk mendapatkan disposisi, setelah arsip didisposisi dan masuk ke ruangan Subbag kemudian ditulis di buku agenda surat masuk,
SUB BAGIAN UMUM
