PENGELOLAAN ARSIP DI SUB BAGIAN ADMINISTRASI PDAM SURAKARTA

commit to user

i

PENGELOLAAN ARSIP DI SUB BAGIAN ADMINISTRASI

PDAM SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A. Md.) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh : MARHANIK

D1508104

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

commit to user

ii

commit to user

iii

commit to user

iv

commit to user

v

MOTTO

Saya berniat baik , saya melakukan hal baik

kemudian saya menjadi orang baik

(Gede Prama)

Plan, Do, Patient and Pray

(Masoko)

commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Karya ini kupersembahkan untuk:

1.

Ibu dan bapak ku tercinta.

2.

Masoko & Mbak Anne serta si kecil Aira.

3.

Mbak Asih & Mas Aris.

4.

Adikku Enno.

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat, rahmat dan karunia yang telah dilimpahkan-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penulisan laporan pengamatan dengan judul Pengelolaan Arsip Di Sub Bagian Administrasi PDAM

Penulis menyusun Tugas Akhir ini untuk memenuhi persyaratan dalam memperoleh sebutan vokasi (A.md) program pendidikan Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Tugas Akhir ini dapat penulis selesaikan atas bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Drs. Pramono, SU Dosen Pembimbing penulisan Tugas Akhir.

2. Ir. Singgih Tri Wibowo Direktur Utama PDAM Kota Surakarta yang telah memberikan izin penulis melaksanakan magang.

3. Drs. Suharno Kepala Staff Personalia, Ibu Sri Redjeki Kepala Sub Bagian Administrasi, Ibu Rusmiyatun&Ibu Yemmy Staff Ahli Administrasi dan seluruh staff beserta karyawan PDAM Surakarta yang telah membantu penunjang penyusunan Tugas Akhir.

4. Drs. Sudarto, Msi Dosen Penguji Tugas Akhir dan Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi Universitas Sebelas Maret.

commit to user

viii

Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan karena keterbatasan pengetahuan dan kurangnya pengalaman. Kritik dan saran dari berbagai pihak yang bersifat membangun sangat penulis harapkan. Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.

Surakarta, 05 Juli 2011

commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN

HALAMAN JUDUL ... i

HALAMAN PERSETUJUAN ... ii

HALAMAN PENGESAHAN ... iii

HALAMAN PERNYATAAN ... iv

MOTTO ... v

PERSEMBAHAN ... vi

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR BAGAN ... xiii

ABSTRAK ... xiv

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Pengamatan ... 3

D. Manfaat Pengamatan ... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN A. Tinjauan Pustaka ... 5

1. Pengertian Pengelolaan Arsip ... 5

2. Fungsi Arsip ... 7

3. Tujuan Arsip ... 8

4. Tata Aliran Surat Masuk ... 9

5. Tata Aliran Surat Penting Keluar ... 16

6. Tata Aliran Surat Biasa Keluar ... 17

7. Penyimpanan Arsip ... 20

8. Asas Penyimpanan Arsip ... 22

commit to user

x

B. Metode Pengamatan ... 26

1. Lokasi Pengamatan ... 26

2. Jenis Pengamatan ... 26

3. Sumber Data ... 26

4. Teknik Pengumpulan Data ... 27

5. Teknik Analisa Data ... 28

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA A. Visi... 30

B. Misi... 30

C. Sejarah Berdiri dan Perkembangan PDAM Surakarta .. 30

D. Kondisi Eksisting ... 32

E. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ... 33

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN A. Pengelolaan Arsip Di Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta ... 42

1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar ... 42

2. Penyimpanan Arsip ... 53

3. Penggunaan Arsip ... 53

4. Pemeliharaan Arsip ... 54

5. Penyusutan Arsip ... 55

6. Pemusnahan Arsip ... 56

7. Fasilitas Kearsipan ... 57

8. Pegawai Kearsipan ... 63

B. Hambatan-hambatan Dalam Pengelolaan Arsip PDAM Surakarta ... 64

BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ... 65

B. Saran ... 66

Daftar Pustaka ... 67 Lampiran-lampiran

commit to user

xi

DAFTAR GAMBAR

HALAMAN Gambar 4.1 : Kartu Kendali Surat Masuk ... 60 Gambar 4.2 : Kartu Kendali Surat Keluar ... 61 Gambar 4.3 : Kartu Disposisi ... 62

commit to user

xii

DAFTAR TABEL

HALAMAN Tabel 4.1 : Jumlah Surat Masuk Bulan Januari-Maret ... 47 Tabel 4.2 : Jumlah surat Keluar Bulan Januari-Maret ... 50 Tabel 4.3 : Daftar Fasilitas Kearsipan ... 63

commit to user

xiii

DAFTAR BAGAN

HALAMAN

Bagan 2.1 : Proses Aliran Surat Masuk ... 15

Bagan 2.2 : Proses Aliran Surat Keluar ... 18

Bagan 3.1 : Bagan Organisasi PDAM Surakarta ... 41

Bagan 4.1 : Proses surat masuk PDAM Surakarta ... 46

commit to user

xiv ABSTRAK

MARHANIK, D1508104, PENGELOLAAN ARSIP DI SUB BAGIAN ADMINISTRASI PDAM SURAKARTA, Tugas Akhir, Program Studi DIII Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2011, 66 halaman.

Arsip mempunyai peranan penting bagi kelancaran kegiatan organisasi sebagai sumber informasi dan pusat ingatan. Namun, pada kenyataannya rendahnya apresiasi terhadap arsip menjadi masalah sehingga arsip tidak dikelola dengan baik. Tujuan dari pengamatan ini untuk mengetahui pengelolaan arsip serta hambatan apa saja yang dialami di kantor Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta.

Penulis mengambil lokasi pengamatan khususnya di kantor Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta. Jenis pengamatan menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan observasi berperan aktif. Sumber data yang diperoleh dari informan, lokasi pengamatan dan dokumen-dokumen yang mendukung. Teknik pengumpulan data yang dipergunakan adalah melalui wawancara, observasi serta studi pustaka.

Pengelolaan arsip di Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta menggunakan prinsip satu pintu dengan menggunakan asas penyimpanan desentralisasi. Pengurusan surat masuk dan surat keluar dicatat/diagendakan melalui kartu kendali masuk ataupun keluar. Penyimpanan arsip menggunakan sistem nomor, yaitu nomor kode klasifikasi yang digunakan seluruh lingkungan wilayah Jawa Tengah. Keperluan peminjaman arsip tidak memakai kartu peminjaman sehingga keberadaan arsip sulit dilacak. Kegiatan penyusutan arsip ditanggulangi dengan cara memindahkan arsip ke gudang arsip milik PDAM Surakarta, gudang tersebut dipakai untuk menampung seluruh arsip dari seluruh unit kerja.

Hambatan yang dihadapi adalah kurangnya pelayanan terhadap peminjaman arsip yang tanpa ada bukti tertulis sehingga keberadaan arsip sulit dilacak dan ditemukan kembali jika suatu saat diperlukan. Kurangnya fasilitas pendukung kearsipan berupa komputer yang penggunaanya harus bergantian dengan unit kerja lain. Kegiatan pemusnahan arsip di PDAM Surakarta selama ini belum pernah ada.

commit to user

xv ABSTRACT

MARHANIK, D1508104, ARCHIVES MANAGEMENT IN SUB-SECTION ADMINISTRATION PDAM SURAKARTA, End Task, DIII Studies Program Management Administration, Faculty of Social and Political Sciences, University of Surakarta Eleven March, 2011, 66 pages.

Archives have an important role for smooth operation of the organization as a source of information and memory center. However, in reality the low appreciation of the problem so that archival records are not managed properly. The purpose of these observations to determine the management of archives as well as any obstacles experienced in the office of Regional Water Company (PDAM) Surakarta.

The author takes the location of the observations, especially in the office of Sub-Division of Administration PDAM Surakarta. This type of observation using a qualitative descriptive approach to the observation of an active role. Source data obtained from informants, locations of observation and supporting documents. Data collection techniques used were interviews, observation and book study.

Management of archives in Subpart Administration PDAM Surakarta using the principle of one door by using the principle of decentralized storage. Handling incoming and outgoing mail is recorded / scheduled through the control card entry or exit. Archive storage system using numbers, ie the number of classification codes used throughout the neighborhood region of Central Java. Archival purposes does not use the card borrowing borrowing so difficult to trace the existence of archives. Events archive depreciation overcome by moving the archive into the archive warehouse owned by PDAM Surakarta, the warehouse used to house the entire archive of every part of the office / work units.

Barriers faced is the lack of service to the lending archives without any written evidence so difficult to trace the existence of archives and found again if a time is required. Lack of supporting facilities in the form of computer archives that use should be alternating with other work units. Records destruction activities in Surakarta PDAM had been unprecedented.

commit to user

1 BAB I

PENDAHULUAN

A.LATAR BELAKANG

Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi. Dari segi pengelolaan arsip yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor hampir bisa dipastikan segala sesuatunya sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan.

Arsip merupakan komponen penting dalam kehidupan, dari kehidupan masa lalu kita melihat rentetan sejarah yang tertuang dalam arsip. Begitu pula dengan kehidupan modern sekarang ini arsip tetap merupakan komponen penting mengingat bahwa hidup ini tidak lepas dari kehadiran arsip. Arti penting arsip antara lain ialah merupakan bukti otentik yang menyangkut status, hak, kepemilikan serta peran dari suatu institusi.

Mengingat arti penting dari arsip tersebut di atas, maka sudah selayaknya baik itu institusi apa pun bentuknya ataupun perseorangan wajib untuk melaksanakan apa yang disebut pengelolaan. Prinsipnya pengelolaan arsip harus dilakukan secara utuh. Ini berarti berkas-berkas tersebut ditata berdasarkan mata kegiatan yang dilakukan secara utuh dari awal sampai dengan selesai.

Pengelolaan yang demikian itu selain menjamin kemudahan dalam proses penyimpanan dan temu balik, juga menjamin keutuhan informasi dari suatu kegiatan. Seiring dengan perkembangan zaman serta kebutuhan informasi (dan juga bukti) di zaman modern sekarang ini, ketersediaan arsip

commit to user

menjadi sesuatu yang sangat vital. Karena itulah penataan arsip yang terkonsep dan sitematis dengan bertumpu pada fungsi organisasi, kegiatan, serta kepentingan telah menjadi suatu keharusan. Lebih jauh lagi, pemahaman serta kesadaran akan arti penting arsip merupakan nilai yang mutlak harus ditumbuhkan.

Berbagai arti penting dari arsip tersebut di atas penulis tertarik untuk mengkaji lebih dalam lagi mengenai pengelolaan arsip yang dijalankan di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta. Pengamatan khususnya dilakukan di kantor Sub Bagian Administrasi yang mempunyai wewenang untuk menangani arsip surat, baik surat masuk maupun surat keluar.

Kepengurusan arsip surat di kantor tersebut menggunakan prinsip satu pintu. Sistem penyimpanan arsip sendiri menggunakan sistem desentralisasi, yang berarti setiap sub bagian dari kantor diberi wewenang sendiri untuk melaksanakan pengelolaan arsip di kantor unit kerja masing-masing.

Di kantor Sub Bagian Administrasi telah menggunakan fasilitas komputer untuk mengagendakan surat dan mencetak kartu kendali serta kartu disposisi. Penggunaan komputer ini mempercepat kepengurusan surat dan penemuan balik arsip menjadi lebih efisien. Hanya saja mengalami kendala dalam penggunaan fasilitas kearsipan berupa komputer tersebut, komputer yang sebagai salah satu fasilitas pendukung kearsipan dipakai juga oleh unit kerja lain untuk menyelesaikan tugasnya. Ini menyebabkan harus bergantian dalam penggunaannya.

Disamping itu prinsip dari kearsipan belum terlaksana secara utuh. Hal ini terlihat dari belum pernah dilakukannya kegiatan pemusnahan arsip di kantor tersebut. Hal ini mengakibatkan penumpukan arsip in-aktif yang masa retensinya telah habis dan seharusnya dimusnahkan hanya disusutkan dengan cara dipindah tempatkan ke gudang arsip milik PDAM. Di gudang tersebut arsip dari seluruh unit kerja di kantor PDAM Surakarta bercampur jadi satu.

commit to user

3

Dari uraian yang dikemukakan tersebut di atas maka penulis tertarik untuk mengkaji lebih dalam lagi mengenai pelaksanaan kearsipan di PDAM Surakarta dengan mengambil judul PENGELOLAAN ARSIP DI SUB BAGIAN ADMINISTRASI PDAM

B. RUMUSAN MASALAH

1. Bagaimanakah pengelolaan arsip di kantor Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta?

2. Apa sajakah hambatan yang dihadapi dalam kegiatan pengelolaan kearsipan di kantor Perusahaa Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta.

C. TUJUAN PENGAMATAN

1. Tujuan Operasional

a. Untuk mengetahui pengelolaan arsip di kantor Perusahaan Daerah Air Minum Surakarta.

b. Untuk mengetahui hambatan-hambatan dalam proses pengelolaan arsip di kantor Perusahaan Daerah Air Minum Surakarta.

2. Tujuan Fungsional

Agar hasil dari pengamatan ini dapat memberikan masukan dan bermanfaat bagi kantor Perusahaan Daerah Air Minum Surakarta dalam hal pengelolaan arsip.

3. Tujuan Individual

Pengamatan ini disusun untuk memenuhi syarat dalam dalam memperoleh sebutan vokasi Ahli Madya (A. Md) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

commit to user

D. MANFAAT PENGAMATAN

1. Bagi Penulis

a. Untuk menambah wawasan dan pengetahuan khususnya di bidang kearsipan.

b. Sebagai perbandingan antara teori kearsipan yang penulis terima di bangku perkuliahan dengan kenyataan yang sebenarnya.

2. Bagi Perusahaan

Sebagai bahan pertimbangan terhadap pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip di kantor Perusahaan Daerah Air Minum Surakarta.

commit to user

5 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

A. TINJAUAN PUSTAKA

1. Pengertian Pengelolaan Arsip

Sebelum menguraikan lebih jauh mengenai pengertian pengelolaan arsip penulis ingin mengemukakan terlebih dahulu arti dari pengelolaan itu sendiri. Istilah pengelolaan dalam bahasa Inggris adalah management. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, istilah pengelolaan adalah proses, cara, perbuatan mengelola; proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakkan tenaga orang lain; proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan organisasi; proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan.

Menurut Malayu S.P Hasibuan (2007: 2) adalah ilmu

dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan

Dari pengertian di atas penulis mengambil kesimpulan mengenai pengertian pengelolaan adalah suatu proses melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien dengan menggunakan tenaga orang lain.

Sedang arsip (record) yang dalam bahasa Indonesia ada yang knya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatan

commit to user

Definisi warkat di atas tidak jauh beda dengan yang dikemukakan

oleh The Liang Gie (2007, 115-118 warkat adalah setiap catatan

tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai suatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu

ingatan-D suatu kumpulan warkat yang disimpan

secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali

Sedangkan menurut A.W Widyaja (1993, 8) mendefinisikan

teratur sehingga setiap saat diperlukan dengan mudah dan cepat

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang

Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan pasal 1, ayat a & b menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah:

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b. Naskah-Naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan

Berdasarkan berbagai definisi di atas penulis menyimpulkan bahwa arsip adalah segala bentuk naskah yang mengandung keterangan-keterangan yang berguna bagi pengguna melalui proses pengaturan dan penyimpanan sehingga mudah dan cepat ditemukan bila sewaktu-waktu diperlukan.

commit to user

7

Dari pengertian tersebut di atas mengenai pengelolaan dan arsip penulis dapat mengambil kesimpulan pengelolaan arsip merupakan penataan dan penyusunan kembali informasi dan fisik arsip yang frekuensi kegunaannya sudah menurun berdasarkan kaedah-kaedah kearsipan sehingga dapat ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan dan mudah dilakukan penyusutan.

Sedang menurut Zulkifly Amsyah (2005, 4) manajemen arsip adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian

dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan,

pemindahan dan pemusnahan.

2. Fungsi Arsip

a. Arsip dinamis

Yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara ( UU No.7 Th 1971 )

Menurut Basir Barthos (2007, 12) arsip dinamis sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut

Sedang Ig. Wursanto (1989: 28 ) rsip dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi 3 macam :

Arsip aktif yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannnya sudah mulai menurun.

commit to user

b. Arsip Statis

Berdasarkan UU N Arsip Statis

yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara.

Definisi yang tidak beda terlalu jauh dari pengertian di atas dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1991 Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Sedangkan menurut Basir Barthos (2007: 12 ) Arsip statis sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggung jawaban Nasional/Pemerintahan.

3. Tujuan Kearsipan

Pada pasal 3 Undang-undang No.7 Tahun 1971 (Basir Barthos, 2007: 3) tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungj

Sedang tujuan pengelolaan arsip menurut A.W Widjaya (1993: 8) adalah sebagai berikut:

a.Menyimpan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan. b.Menyiapkan surat setiap saat diperlukan.

c. Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut-paut

commit to user

9

4. Tata Aliran Surat Masuk

Menurut Ig. Wursanto (1991, 110) menyebutkan bahwa pada

dasarnya pengurusan dan pengendalian surat masuk dibagi menjadi 5 langkah, yaitu:

1. Penerimaan Surat

Surat-surat dinas yang datang/masuk diterima oleh Petugas Penerima Surat. Menurut cara pengirimannya, penerimaan surat dibedakan menjadi:

1) Surat yang diterima melalui Pos dan Telkom yang dapat dibedakan menjadi 2 macam yaitu diantar oleh petugas pos dan diambil sendiri oleh petugas dari kantor yang bersangkutan.

2) Surat yang diterima melalui pengantar surat, kurir atau caraka dari kantor pengirim.

2. Penyortiran Surat

Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor/instansi lain ke dalam kelompok atau golongan yang telah ditentukan. Surat terlebih dahulu diklasifikasikan ke dalam kelompok:

a.Surat dinas/bisnis

Surat yang berasal dari perorangan atau perusahaan yang ditujukan kepada perusahaan atau pimpinan perusahaan yang bertindak mewakili kepentingan perusahaan.

b.Surat Pribadi

Surat yang berasal dari perorangan atau organisasi yang ditujukan kepada pimpinan selaku pribadi.

commit to user

Sedang menurut Ursula Ernawati (2004, 61) surat melalui beberapa penyortiran. Penyortiran pertama/ First Sorting, pada tahap ini surat-surat bisnis sudah dipisahkan dari surat-surat pribadi. Selanjutnya menyortir surat-surat bisnis/dinas menrut sifat dan kepentingannya menjadi:

a.Surat Penting/mendesak

Surat yang memerlukan tindakan segera. Kadangkala si pengirim Penting/urgent

tidak mencantumkannya. Pada umumnya surat-surat yang memakai Spesial Mail Service (Surat Hantaran Khusus) adalah surat penting karena biayanya lebih mahal dibandingkan dengan cara pengiriman biasa.

b.Surat biasa

Surat yang mempunyai derajat kepentingan di bawah surat penting. Biasanya diselesaikan setelah surat penting.

c.Surat rahasia

Surat yang hanya boleh dibuka oleh orang yang dituju. Bila isi surat rahasia tersebar luas akan menimbulkan kerugian bagi pihak yang dituju oleh surat tersebut.

Penyortiran kedua mengatur surat-surat pribadi menurut jenisnya, biasanya dipisahkan menjadi 3 kelompok:

a.Surat-surat bisnis/dinas

Surat yang pada saat klasifikasi dan penyortiran pertama telah dipisahkan dari surat-surat lainnya berikutnya diseleksi dan dikelompokkan menurut jenis-jenisnya. Contoh: surat dari kantor cabang, surat dari client, surat supplier.

commit to user

11

b.Surat pribadi

Ada 2 kemungkinan dalam menangani surat-surat pribadi untuk pimpinan.

1) Surat pribadi yang sangat rahasia, tidak boleh dibuka oleh siapa pun langsung diserahkan kepada pimpinan.

2) Surat pribadi untuk pimpinan yang memungkinkan petugas kearsipan untuk membantu pimpinan untuk memprosesnya. c.Bahan-bahan iklan

Surat-surat masuk yang berisikan iklan dapat dikenali dari amplopmya yang bermacam-macam bentuk, ukuran dan warnanya. Bahan-bahan advertensi diurus setelah memproses surat-surat lainnya.

3. Pembukaan Surat

Pembukaan surat ialah kegiatan membuka dan mengeluarkan surat dari dalam sampul atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut.

Dalam pembukaan surat perlu diperhatikan beberapa petunjuk sebagai berikut:

Sebelum surat dibuka harus diteliti lebih dahulu apakah semua surat yang diterima itu benar-benar untuk instansi yang bersangkutan dan apakah semua surat-surat tersebut benar-benar boleh dibuka. Misal dengan tanda Pribadi untuk surat pribadi pada sampul surat dan untuk surat rahasia diberi tanda Rahasia atau Khusus pada salah satu sudut sampul.

Bukalah sampul surat bagian atas lebar (bagian lebar sampul) dari salah satu sisi, kiri atau kanan dengan hati-hati.

commit to user

Dalam membuka sampul hendaknya diusahakan jangan sampai surat atau isi sampul terpotong.

Mengeluarkan surat dengan hati-hati jangan sampai rusak atau robek. Apabila isi sampul terpaksa sobek atau rusak karena sesuatu hal, direkatkan kembali surat tersebut dengan memakai pita plastik (transparan tissue tape).

Selama surat masih dalam proses sampul surat harus disatukan (diklip) dengan surat berikut lampirannya dengan susunan dari atas ke bawah sebagai berikut:

Paling atas adalah surat

Di bawahnya lampiran (kalau ada)

Paling bawah adalah sampul atau amplop surat. Amplop surat dapat dibuka dengan 2 cara yaitu:

a) Dengan cara menyobek bagian pinggir (sisi kanan, kiri atas atau bawah) dari sampul surat. Apabila tidak dalam keadaan terpaksa sebaiknya cara ini tidak dilakukan karena dipandang tidak etis dan menunjukkan cara kerja yang tidak baik.

b) Dengan menggunakan alat pembuka pembuka amplop. Alat yang dipergunakan untuk membuka amplop bermacam-macam tergantung pada kemampuan kantor untuk menyediakan misalnya: pisau biasa, pisau silet mesin pembuka amplop manual/tangan atau hand envelope opener, mesin pembuka amplop listrik atau automatic mail opener yang dapat membuka amplop sekaligus menyusunnya dengan kemampuan 500 amplop per menit.

4. Pencatatan Surat

Setiap kantor niscaya mengikuti suatu prosedur tertentu untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. Menurut Zulkifly Amsyah (2005, 53-61) ada 3 (tiga) prosedur yang umum digunakan:

commit to user

13

1. Prosedur Buku Agenda

a.Buku Agenda

Halaman-halaman buku ini berisi kolom-kolom keterangan

(data) dari surat yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang tersimpan dalam file. Walaupun dalam buku agenda tidak tercamtum nomor file buku ini memang sering dipergunakan untuk referensi pertama mencari surat terutama petunjuk tanggal surat diterima ataupun nomor surat dan lain-lain. Hubungan erat antara buku agenda dengan file penyimpanan surat adalah karena file penyimpanan surat masih sering menggunakan sistem filing kronologis yang juga merupakan susunan dari catatan surat masuk pada buku agenda atau surat keluar pada buku verbal maka surat yang disimpan dengan sistem kronologis dapat ditemukan.

b.Buku Ekspedisi

Buku ekspedisi digunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman atau pendistribusian surat atau barang. Data yang dicatat disini lebih sedikit daripada buku agenda, yaitu nomor surat, tujuan surat, isi surat dan paraf penerima. Di dalam unit kerja biasanya mempunyai buku ekspedisi.

2. Prosedur Kartu Kendali

Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat masuk mempergunakan Kartu Kendali, surat digolongkan ke dalam surat penting, surat biasa dan surat rahasia.

Dengan kartu kendali, penemuan informasi suatu surat lebih mudah dibanding dengan menggunakan Buku Agenda. Sebab Kartu Kendali disusun sistematis di dalam kotak, sedang Buku Agenda disusun secara kronologis.

commit to user

3. Prosedur Tata Naskah

Yaitu prosedur Tata Naskah yang lazim disingkat prosedur Takah adalah suatu kegiatan administrasi dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari sesuatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.

Secara mudah dapat dikatakan bahwa Takah itu adalah suatu map jepit (snelchekter-map) yang berisi surat untuk diedarkan kepada pengolah-pengolah yang berwewenang terhadap pengolahan surat bersangkutan.

5. Pengarahan Surat

1) Surat-surat yang telah digolongkan ke dalam surat penting oleh pencatat dalam kartu kendali rangkap tiga. Kolom-kolom dalam kartu kendali semua diisi oleh pencatat kecuali kolom kepada karena pencatat tidak dapat mengetahui kepada siapa surat-surat tersebut akan diteruskan.

2) Surat-surat berikut tiga kartu kendali disampaikan kepada pengarah surat.

3) Pengarah surat mengadakan pemeriksaan, apakah pengisian kolom-kolom sudah benar.

4) Setelah dianggap benar kemudian pengarah mengisi kolom kepada dengan menuliskan nama pejabat atau unit kerja yang akan menerima surat-surat tersebut.

5) Surat-surat berikut dua kartu kendali (kartu kendali II dan III) oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat-surat tersebut melalui pengantar surat. Kartu kendali I tetap berada di tangan pengarah surat masuk untuk diarsip sebagai alat kontrol.

commit to user

15

Kartu kendali I dikumpulkan dan setelah satu tahun dijilid dan berfungsi sebagai buku agenda.

6) Kartu kendali II dan III oleh pengolah diparaf sebagai bukti bahwa surat-surat sudah diterima. Kartu kendali II dikembalikan kepada pengarah untuk disimpan sehingga kartu kendali II ini dapat berfungsi sebagai ekspedisi. Selanjutnya kartu kendali II diserahkan kepada penata arsip.

Bagan 2.1

Proses tata aliran surat masuk

UNIT KEARSIPAN PENGOLAH

PENERIMA PENCATAT PENGARAH P. ARSIP

Keterangan:

a : amplop berisi surat 2 : kartu kendali warna hijau

b : surat 3 : kartu kendali warna merah

1 : kartu kendali warna putih

b 1 2 3

1 2 2

2 3

3

2 2

commit to user

5. Tata Aliran Surat Penting Keluar

Menurut Sutarto (1980, 237) mengemukakan proses tata aliran surat penting sebagai berikut:

1. Mencatat Surat Keluar

Untuk surat keluar yang akan dikirim keluar dicatat pada Kartu Kendali rangkap 3. Surat yang telah ditandatangani oleh Pimpinan Pengolah dicatat Petugas Pengolah yang bersangkutan. Cara-cara pencatatannya tidak berbeda dengan pencatatan surat masuk.

2. Penyampaian

Setelah surat dicatat pada Kartu Kendali rangkap 3, maka surat keluar bersama-sama dengan Kartu Kendali I dan II disampaikan kepada Unit Kearsipan untuk distempel dan aslinya dikirim.

Kartu Kendali I berwarna putih diserahkan kepada

pengarah/pengendali.

Arsip surat dicap jam dan tanggal keberangkatannya atau pengirimannya di bagian belakang arsip surat.

Kemudian arsip surat bersama-sama dengan Kartu Kendali berwarna hijau disampaikan kepada Pengolah.

Oleh Pengolah Kartu Kendali II berwarna hijau tersebut diparaf dan dikembalikan kepada Pengarah dan selanjutnya diserahkan kepada Penata Arsip untuk disimpan sebagai pengganti arsip surat disimpan oleh Pengolah.

commit to user

17

6. Tata Aliran Surat Biasa Keluar

Proses surat biasa keluar menurut Sutarto (1980, 242) adalah: 1. Pencatatan

Seperti halnya surat penting keluar, pencatatan surat biasa keluar juga dilakukan oleh Pengolah yang bersangkutan pada Lembar Pengantar Surat Biasa rangkap 2.

2. Penyampaian

Setelah dicatat, surat beserta arsip surat dan kedua Lembar Pengantar surat Biasa disampaikan kepada Unit Kearsipan untuk diberi stempel.

Setelah surat aslinya dikirim, arsip surat distempel jam dan tanggal pengirimannya.

Selanjutnya arsip surat dan Lembar Pengantar Surat Biasa II disampaikan kepada Unit Pengolah untuk disimpan dan Lembar Pengantar Surat Biasa I disimpan pada Unit Kearsipan pada pencatatat.

commit to user

Bagan 2.2

Proses tata aliran surat keluar

PENGOLAH

UNIT KEARSIPAN

PENCATAT PENGARAH P. ARSIP

Keterangan:

a : arsip surat 1 : kartu kendali warna putih

b : surat asli yang akan dikirim 2 : kartu kendali warna merah

d : amplop berisi surat yang akan dikirim 3 : kartu kendali warna hijau

b a

b a

a a

1 2 3

2

3 3

1

2 3

2 2

commit to user

19

7. Penyimpanan Arsip

Salah satu ciri yang harus ada pada arsip adalah warkat-warkat itu mempunyai nilai atau kegunaan tertentu. Berbagai nilai guna dapat disingkat menjadi ALFRED (Santen, 1995) yaitu:

a.Administrative value (nilai administrasi); keberadaan arsip dipertahankan karena nilai administrasinya dibutuhkan oleh perusahaan.

b.Legal value (nilai hukum); keberadaan arsip dipertahankan karena nilai hukum yang terkandung di dalamnya.

c.Fiscal value (nilai di bidang keuangan); keberadaan arsip dipertahankan karena nilai fiskal yang terkandung di dalamnya. d.Research Value (nilai penelitian); keberadaan arsip dipertahankan

karena nilai riset di dalamnya.

e.Educational Value (nilai pendidikan); keberadaan arsip dipertahankan karena nilai pendidikan yang terkandung di dalamnya.

f.Documentary Value (nilai dokumentasi); keberadaaan arsip dipertahankan karena nilai dokumentasi yang terkandung di dalamnya.

Sedang menurut Badri Munir Sukoco (2008, 86) nilai guna arsip dibagi menjadi 2 yaitu:

1) Nilai guna primer, yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan lembaga pencipta arsip. Ada beberapa nilai guna primer bagi suatu organisasi, antara lain:

commit to user

1. Nilai guna administrasi yaitu dokumen inaktif yang digunakan dalam menentukan policy organisasi memiliki nilai guna administratif.

2. Nilai guna fiskal, berupa nilai guna dokumen yang menyangkut penggunaan uang untuk audit atau operasional.

3. Nilai guna hukum, berupa nilai guna dokumen bagi organisasi menyangkut kepentingan hukum.

4. Nilai guna historis, berupa nilai guna dokumen yang disimpan bukan karena kepentingan bisnis melainkan karena kepentingan historis yang merekam sebuah peristiwa yang bertautan dengan suatu kegiatan.

2) Nilai guna sekunder, merupakan nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan umum di luar lembaga pencipta arsip. Ada 2 nilai guna yang termasuk di dalamnya:

1. Nilai guna kebuktian mengenai bagaimana organisasi atau perusahaan didirikan, dikembangkan, diatur serta pelaksanaan fungsi dan kegiatannya.

2. Nilai guna informasional menyangkut informasi untuk

kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptanya. Informasi yang digunakan merupakan informasi tentang orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.

Menurut Ig.Wursanto ( 1995, 49) dewasa ini dikenal ada 5 sistem penyimpanan arsip, yaitu:

a. Sistem abjad (alphabetical filling system), sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.

commit to user

21

b. Sistem pokok soal (subject filling system), sistem ini semua naskah/dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan pokok soal/masalah.

c. Sistem nomor/angka (numerical filling system), sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan.

d. Sistem wilayah/daerah (geographical filling system), sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah/daerah. e. Sistem tanggal (chronological filling system), sistem ini arsip disusun berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan dan tanggal.

8. Asas Penyimpanan Arsip

Menurut Ig. Wursanto (1991, 172) dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal 3 macam asas yaitu:

a. Asas Sentralisasi

Penyimpanan warkat yang dipusatkan (central filling) pada unit tertentu. Jadi penyimpanan warkat pada setiap unit yang ada dalam organisasi (kantor) dipusatkan pada unit tertentu.

Sedang keuntungan dan kelemahan penyimpanan warkat dengan menggunakan asas sentralisasi dikemukakan oleh Zulkifly Amsyah (2005, 16) keuntungannya adalah:

Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.

Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.

Kantor hanya menyimpan 1 (satu) arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan.

commit to user

Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.

Sedangkan beberapa kelemahan dalam asas sentralisasi adalah:

Sentralisasi hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.

Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam.

Unit kerja yang memerlukan arisp akan memerlukan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

b. Asas Desentralisasi

Penyelenggaraan penyimpanan warkat dengan memberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja untuk mengurus warkat sendiri-sendiri. Dalam hal demikian unit kearsipan secara sentral dalam bentuk apapun tidak ada. Sebaliknya di masing-masing unit satuan kerja dipasang unit kearsipan bertugas menyelenggarakan kegiatan kearsipan di unit satuan masing-masing.

Keuntungan penyimpanan warkat menggunakan asas

desentralisasi ialah:

Pengelolaan arsip yang dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing.

Keperluan akan arsip mudah terpenuhi karena berada pada unit kerja tersendiri.

Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsip sudah dikenal baik.

Sedangkan kerugian menggunakan asas desentralisasi antara lain: Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi yang tersimpan.

commit to user

23

Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja sehingga penghematan pemakaian peralatan sukar dijalankan.

Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas pada umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.

Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan.

c. Asas Campuran/Kombinasi

Asas campuran merupakan asas kombinasi antara sentralisasi dengan desentralisasi (Ig. Wursanto, 1991: 174). Tujuan penyimpanan warkat dengan asas campuran ini adalah untuk mengatasi kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam asas sentralisasi dan asas desentralisasi. Dalam asas campuran ini terdapat dua pola kombinasi:

1) Sebagian besar unit satuan kerja menyelenggarakan penyimpanan warkatnya sendiri-sendiri dan hanya

sebagian kecil unit satuan kerja yang

menyelenggarakan penyimpanan warkatnya secara sentralisasi (dipusatkan).

2) Sebagian unit kerja menyelenggarakan penyimpanan warkatnya secara sentral (dipusatkan) dan hanya sebagian kecil yang menyelenggarakan penyimpanan warkatnya secara desentralisasi.

9. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

Penyusutan arsip adalah termasuk kegiatan yang harus dilakukan dalam pengelolaan kearsipan. Dalam pasal 2 Peraturan No.34 tahun 1979

commit to user

disebutkan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara :

1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintah masing-masing.

2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. 3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional.

Sedang menurut Sulistyo Basuki (2003, 320) menyebutkan metode

pemusnahan arsip meliputi metode pencacahan, pembakaran,

pemusnahan kimiawi dan pembuburan. Pencacahan

Pencacahan merupakan metode pemusnahan dokumen dan mikro yang paling sering digunakan di Indonesia. Alat pencacah ini dalam bahasa Inggris disebut shredder, sebuah gawai mekanis yang menggunakan berbagai metode untuk memotong, menarik, merobek kertas menjadi potongan-potongan kecil. Jenis pencacah lain ialah disintegrator, menggunakan pemotong berputar sehingga menghasilkan potongan dokumen berupa partikel kecil-kecil. Jenis ini paling cocok untuk pengamanan tingkat tinggi. Ada pula mesin pencacah yang dapat memotong kertas datar maupun gumpalan kertas.

Pembakaran

Metode pembakaran merupakan metode yang telah lama dikenal, bahkan dahulu merupakan metode paling populer. Metode ini pernah dianggap sebagai metode paling aman namun pengalaman di lapangan menunjukkan bahwa dokumen yang dibakar seringkali terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin saja ada

commit to user

25

dokumen rahasia dapat diketahui oleh lawan. Disamping itu potongan kertas yang tak terbakar seluruhnya, masih dapat dibaca, biayanya relatif mahal dan kini metode ini dianggap tidak bersahabat dengan lingkungan.

Pemusnahan Kimiawi

Pemusnahan kimiawi adalah pemusnahan dokumen dengan menggunakan bahan kimia guna melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan. Metode ini mencakup menghancur-lumatkan arsip dinamis in-aktif termasuk mirofilm.

Pembuburan

Pembuburan atau pulping merupakan metode pemusnahan

dokumen rahasia yang ekonomis, aman, bersih, nyaman dan tak terulangkan. Dokumen yang akan dimusnahkan dicampur dengan air kemudian dicacah lalu dialirkan melalui saringan. Hasil pembuburan berupa residu kemudian dipompa ke hydraexcator yang memeras air sehingga hasilnya adalah lapisan bubur.

Untuk dapat melakukan penyusutan dan pemusnahan diperlukan adanya Jadwal Retensi Arsip. Berdasarkan petunjuk yang dikeluarkan oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia pada tanggal 10 Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip disimpan atau dimusnahkan. Jadwal retensi mempunyai tujuan untuk:

Penyisihan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arsip yang tidak memiliki jangka waktu simpan lama.

Penyimpanan sementara arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi bagi kepentingan administrasi.

commit to user

B. METODE PENGAMATAN

1. Lokasi Pengamatan

Mengambil lokasi pengamatan di kantor Perusahaan Daerah Air Minum Surakarta yang berlokasi di Jl. LU Adi Sucipto No.143 Surakarta. Pengamatan difokuskan pada kantor Sub Bagian Administrasi yang mempunyai wewenang dalam pengurusan surat masuk dan surat keluar. Pemilihan lokasi ini bukan tanpa maksud, karena di lokasi tersebut sesuai dengan judul dan permasalahan yang dikaji oleh penulis.

2. Jenis Pengamatan

Jenis pengamatan yang dilakukan oleh penulis menggunakan pendekatan deskriptif dengan observasi berperan aktif. Bersifat deskriptif yaitu jenis pengamatan yang dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang pengelolaan arsip di PDAM kota Surakarta. Berperan aktif maksudnya penulis tidak hanya diam mengamati akan tetapi ikut serta dalam kegiatan pengelolaan arsip yang memungkinkan penulis lebih fleksibel dalam pengumpulan data, analisa masalah dan menyimpulkan hal-hal yang perlu dipertanyakan.

3. Sumber Data

1. Narasumber/Informan

Beberapa orang ahli yang oleh penulis dianggap berwenang dalam suatu masalah. Pemilihan informan ini menggunakan teknik purposife sampling yaitu pemilihan sampel diarahkan pada sumber data yang dipandang memiliki data penting yang berkaitan dengan permasalahan yang sedang diteliti (HB. Sutopo, 2002, 43). Bertindak sebagai informan adalah:

a) Staf ahli administrasi

commit to user

27

2. Lokasi

Lokasi pengamatan berlangsung di kantor Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta khususnya pada kantor Sub Bagian Administrasi yang mempunyai wewewang pengurusan surat masuk dan surat keluar. Penulis ikut serta secara langsung mengamati pengelolaan arsip di bagian kantor ini.

3. Dokumen/arsip

Dokumen atau arsip yang di dalamnya terdapat mengenai hal-hal yang mendukung serta terkait dengan pengelolaan arsip yang diperoleh dari Sub Bagian Administrasi sebagai referensi untuk mengumpulkan data.

4. Teknik Pengumpulan Data

a. Wawancara

Cara untuk mengumpulkan data dengan mengajukan pertanyaan langsung kepada informan atau orang autoritas (ahli yang berwenang dalam suatu masalah). Penulis menggunakan teknik wawancara tak terstruktur.

b. Observasi

Suatu pengamatan langsung suatu objek yang akan diteliti dalam kurun waktu tertentu bertujuan untuk mendapatkan gambaran mengenai objek pengamatan. Observasi dilakukan untuk mengamati langsung bagaimana pengelolaan arsip dilaksanakan.

c. Studi Pustaka

Dalam metode ini pengumpulan data dilakukan dengan cara

mempelajari buku-buku yang mendukung termasuk literatur tentang penulisan dan hal-hal yang mendukung.

commit to user

5. Teknik Analisa Data

Adapun dalam pengamatan ini menggunakan teknik analisa data kualitatif. Menurut H.B Sutopo (2002: 87) menjelaskan proses analisis data dilakukan sejak awal bersamaan dengan proses pengumpulan data. Proses analisis data yang berupa deskripsi kalimat dikumpulkan lewat observasi, wawancara, mencatat dokumen dan lain-lain yang kemudian disusun secara teratur tetap merupakan kata susunan kalimat yang sangat besar jumlahnya sebelum siap digunakan dalam analisis akhir. Sebelum proses analisis akhir dilakukan adalah perlunya pengaturan data yang disesuaikan dengan cara analisisnya.

commit to user

29 BAB III

DESKRIPSI LEMBAGA

A. VISI

Menjadi salah satu PDAM yang terbaik di bidang air minum dan air limbah melalui pengelolaan yang berwawasan lingkungan.

B. MISI

1. Memberikan layanan air minum dan air limbah kepada masyarakat secara berkesinambungan dengan mengutamakan kepuasan pelanggan. 2. Meningkatkan kontribusi perusahaan pada Pendapatan Asli Daerah

(PAD).

3. Meningkatkan profesionalisme Sumber Daya Manusia. 4. Melestarikan sumber air.

C. SEJARAH BERDIRI DAN PERKEMBANGAN PDAM

SURAKARTA

Air minum Surakarta terbangun pada tahun 1929 oleh Paku Buwono X pada saat thedakan pada tahun 1925 di masa penjajahan Belanda masih berlangsung. Belanda yang berkuasa pada saat itu mengemukakan masalah sumber-sumber air bersih yang diperkirakan dapat memenuhi kebutuhan air bersih di Surakarta. Pembahasan awal masalah ini dimulai dari pembicaraan kedua belah pihak dari pemerintahan Belanda dan pemerintahan yang ada di Surakarta. Pembicaraan ini menghasilkan kesepakatan kerjasama pengadaan air bersih antar keduanya.

commit to user

Kemudian pelaksanaan pembangunan diserahkan kepada NV Hoogdruk Water Leiding Hoofplaats Surakarta en Omstreken.

Pada tahun 1942 ketika terjadi perang Asia Timur Raya, Jepang mengambil alih penjajahan Belanda atas Indonesia. Pada masa penjajahan Jepang seluruh aset dari peninggalan pemerintahan Belanda dengan sendirinya menjadi milik pemerintahan Jepang. Termasuk aset PDAM . Pada masa penjajahan Jepang usaha pemeliharaan air tidak mendapat perhatian sama sekali, kondisi ini tentu berdampak buruk bagi perusahaan. Beberapa fasilitas yang ada pun mengalami kerusakan karena tidak adanya usaha pemeliharaan. Dalam sejarah perkembangan kodisi terburuk PDAM dialami pada masa penjajahan Jepang.

Sesudah Proklamasi Kemerdekaan pada tanggal 17 Agustus 1945,

pengambilan alih seluruh aset yang ada di Indonesia termasuk aset

perusahaan air ini. Nama antor

Air Minum Surakarta (KAMS). Pada tanggal 9 April 1960 pengelolaan dialihkan kepada Dinas Penghasilan Daerah Kotamadya II Surakarta. Namun usaha untuk memperluas dan mengembangkan jaringan tidak berjalan dengan lancar maka dikeluarkan SK Walikotamadya Dati II Surakarta tentang pendirian Perusahaan Derah Air Minum Surakarta, tanggal 16 Juli 1976 PDAM Surakarta resmi berdiri.

Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 3 tahun 1977 tanggal 21 Mei 1977 status dari Seksi Air Minum pada Dinas Pendapatan Daerah ditingkatkan menjadi Perusahaan Daerah Air Minum Kodya Dati II Surakarta. Pada tanggal 16 Januari 2004 telah ditetapkan Peraturan Daerah Kota Surakarta No.1 tahun 2004 tentang Perubahan atas Peraturan Daerah Nomor 3 tahun 1977.

commit to user

31

D. KONDISI EKSISTING

Kapasitas pelayanan air minum di Surakarta yang pada tahun 2009 sebesar 831,49 l/det, untuk melayani 54.828 sambungan rumah atau ± 57,23% dari total penduduk Surakarta, berasal dari air baku mata air Cokrotulung sebesar 387 l/det, dari 26 buah sumur dalam dengaan kapasitas sebesar 362,24 l/det dan dari IPA Jurug 82,25 l/det (kap. Terpasang 100 l/det).

Kapasitas Reservoir yang ada sebesar 9.640 m3, hanya mampu melayani pada jam puncak 2,97 jam dari standart 4,8 jam atau 38,12%. Sehingga pada jam-jam puncak kawasan Selatan pelayanan dan sebagian kawasan Utara tekanan airnya tidak dapat menerima air.

E. STRUKTUR ORGANISASI & URAIAN TUGAS

1. Organisasi Pelaksana Perusahaan

Merupakan organisasi opersional perusahaan yang dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur Umum atau Direktur Teknik.

Organisasai Pelaksana Perusahaan terdiri dari:

a. Direktur Umum membawahi:

1) Bidang Langganan terdiri dari: a) Seksi Hubungan Langganan b) Seksi Data Langganan c) Seksi Rekening Langganan 2) Bidang Keuangan terdiri dari:

commit to user

b) Seksi Pembukuan

c) Seksi Kas

3) Bidang Aset terdiri dari: a) Seksi Perawatan Aset b) Seksi Pengendalian Aset

c) Seksi Kolam Renang Tirtomoyo b. Direktur Teknik membawahi:

1) Bidang Produksi terdiri dari: a) Seksi Perencanaan Produksi b) Seksi Instalasi Produksi c) Seksi Sumber Air

2) Bidang Distribusi terdiri dari: a) Seksi Perencanaan Distribusi b) Seksi Instalasi Distribusi c) Seksi Meter Air

3) Bidang Limbah Cair teridiri dari: a) Seksi Perncanaan Limbah Cair b) Seksi Instalasi Limbah Cair c) Seksi Pengolahan Limbah Cair

commit to user

33

Uraian Tugas

1) Bidang Langganan mempunyai tugas sebagai berikut: a. Melaksanakan administrasi bidang Langganan.

b. Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang Langganan.

c. Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Seksi Hubungan Langganan, Seksi Data Langganan dan Seksi Rekening Langganan.

d. Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi Hubungan Langganan, Seksi Data Langganan dan Seksi Rekening Langganan.

e. Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Hubungan

Langganan, Seksi Data Langganan dan Seksi Rekening Langganan. f. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.

2) Bidang Keuangan mempunyai tugas sebagai berikut: a) Melaksanakan administrasi Bidang Keuangan.

b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang Keuangan.

c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Seksi Anggaran, Seksi Pembukuan dan Seksi Kas.

d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi Anggaran, Seksi Pembukuan dan seksi Kas.

e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Anggaran, seksi Pembukuan dan Seksi Kas.

commit to user

f) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain. 3) Bidang Aset mempunyai tugas sebagai berikut:

a) Melaksanakan administrasi Bidang Aset.

b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang Aset.

c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Seksi Perawatan, Seksi Pengendalian Aset dan Seksi Kolam Renang Tirtomoyo.

d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi Perawatan, Seksi Pengendalian Aset dan Seksi Kolam Renang Tirtomoyo.

e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Perawatan, Seksi Pengendalian Aset dan Seksi Kolam Renang Tirtomoyo.

f) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain. 4) Bidang Produksi mempunyai tugas sebagai berikut:

a) Melaksanakan administrasi Bidang Produksi.

b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang Produksi.

c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Seksi Perencanaan Produksi, Seksi instalasi Produsi dan Seksi Sumber Air.

d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi Perencanaan Produksi, Seksi instalasi Produsi dan Seksi Sumber Air.

e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Perencanaan

commit to user

35

f) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain. 5) Bidang Distribusi mempunyai tugas sebagai berikut:

a) Melaksanakan administrasi Bidang Produksi.

b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang Produksi.

c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Seksi Perencanaan Distribusi, Seksi Instalasi Distribusi dan Seksi Meter Air.

d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi Perencanaan Distribusi, Seksi Instalasi Distribusi dan Seksi Meter Air.

e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Perencanaan

Distribusi, Seksi Instalasi Distribusi dan Seksi Meter Air. f) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.

6) Bidang Limbah Cair mempunyai tugas sebagai berikut: a) Melaksanakan administrasi Bidang Limbah Cair.

b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang Limbah Cair.

c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Seksi Perencanaan Limbah Cair, Seksi Instalasi Limbah Cair dan Seksi Pengolahan Limbah Cair.

d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi Perencanaan Limbah Cair, Seksi Instalasi Limbah Cair dan Seksi Pengolahan Limbah Cair.

commit to user

e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Perencanaan Limbah Cair, Seksi Instalasi Limbah Cair dan Seksi Pengolahan Limbah Cair.

f) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.

2. Sekretariat Perusahaan

Merupakan unsur staf yang dipimpin oleh seorang Sekretaris Perusahaan yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur Utama.

Sekretariat Perusahaan terdiri dari: a) Sub Bagian Administrasi

b) Sub Bagian Rumah Tangga

c) Sub Bagian Kepegawaian

Uraian Tugas

Sekretariat Perusahaan mempunyai tugas sebagai berikut: a) Melaksanakan administrasi Sekretariat Perusahaan.

b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Sekretariat Perusahaan

c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Sub Bagian Administrasi, sub Bagian Rumah Tangga dan Sub Bagian Kepegawaian.

d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Sub Bagian Administrasi, sub Bagian Rumah Tangga dan Sub Bagian Kepegawaian.

commit to user

37

e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Sub Bagian Administrasi, Sub Bagian Rumah Tangga dan Sub Bagian Kepegawaian.

f) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.

3. Organisasi Teknis Perusahaan

Merupakan organisasi teknis operasional perusahaan yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur Utama.

Organisasi Teknis Perusahaan terdiri dari: a. Inspektorat Perusahaan terdiri dari:

1) Inspektorat Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan 2) Inspektorat Perusahaan Bidang Teknik

b. Penelitian dan Pengembangan Perusahaan terdiri dari:

1) Penelitian dan Pengembangan Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan

2) Penelitian dan Pengembangan Peusahaan Bidang Teknik c. Unit terdiri dari:

1) Unit Hukum, Kelembagaan dan Kerjasama 2) Unit Teknologi Sistem Informasi

3) Unit Laboratorium

Uraian Tugas

1. Inspektorat Perusahaan mempunyai tugas sebagai berikut: a. Melaksanakan administrasi Inspektorat Perusahaan.

commit to user

b. Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Inspektorat Perusahaan.

c.Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Inspektorat Perusahaan Bidang Administrasi&Keuangan dan Inspektorat Perusahaan Bidang Teknik.

d.Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis

Inspektorat Perusahaan Bidang Administrasi&Keuangan dan Inspektorat Perusahaan Bidang Teknik.

e.Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan. Inspektorat Perusahaan Bidang Administrasi&Keuangan dan Inspektorat Perusahaan Bidang Teknik.

f. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.

2. Penelitian dan Pengembangan Perusahaan mempunyai tugas:

a.Melaksanakan administrasi Penelitian dan Pengembangan

Perusahaan.

b.Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Penelitian dan Pengembangan Perusahaan.

c.Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Penelitian dan Pengembangan Perusahaan Bidang Administrasi&Keuangan dan Penelitian dan Pengembangan perusahaan Bidang Teknik. d.Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Penelitian

dan Pengembangan Perusahaan Bidang Administrasi&Keuangan dan penelitian dan Pengembangan perusahaan Bidang Teknik.

e.Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Penelitian dan

Pengembangan Perusahaan Bidang Administrasi&Keuangan dan penelitian dan Pengembangan perusahaan Bidang Teknik.

commit to user

39

f. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.

3. Unit Hukum, Kelembagaan dan Kerjasama mempunyai tugas:

a.Melaksanakan administrasi Unit Hukum, Kelembagaan dan Kerjasama.

b.Menyusun program dan rencana kerja Unit Hukum, Kelembagaan dan Kerjasama.

c.Melaksanakan kegiatan hukum. d.Melaksanakan kegiatan kelembagaan. e.Melaksanakan kegiatan kerjasama.

f.Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.

4. Staf Ahli Perusahaan

Merupakan unsur perbantuan perusahaan yang berada di bawah dan tanggung jawab langsung kepada Direktur Utama.

Staf ahli Perusahaan terdiri dari:

a. Staf Ahli Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan. b. Staf Ahli Perusahaan Bidang Teknik.

Uraian Tugas

1. Staf Ahli Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan mempunyai tugas:

a. Melaksanakan analisa, evaluasi, kajian dan telaah bidang administrasi dan keuangan.

commit to user

b. Memberikan pertimbangan, pandangan, pendapat, masukan dan saran bidang administrasi dan keuangan.

c. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain. 2. Staf Ahli Peusahaan Bidang Teknik mempunyai tugas:

a. Melaksanakan analisa, evaluasi, kajian dan telaah bidang teknik perusahaan.

b. Memberikan pertimbangan, pandangan, pendapat, masukan dan saran bidang teknik perusahaan.

commit to user

commit to user

42

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A. Pengelolaan Arsip di Sub Bagian Administrasi di PDAM Surakarta

Dalam uraian pembahasan mengenai pengelolaan arsip di PDAM Surakarta akan diuraikan meliputi:

1. Pengurusan surat masuk dan surat keluar

Pengurusan surat masuk dan surat keluar di PDAM Surakarta ditangani oleh unit tersendiri, yaitu Sub Bagian Administrasi. Sistem pengurusan surat semacam ini dinamakan sistem satu pintu. Arsip yang dikelola Sub Bagian Administrasi kebanyakan ialah arsip yang berupa surat. Berdasarkan hasil wawancara dengan staff administrasi yang mengatakan bahwa:

Surat dan dokumen yang dikelola antara lain surat undangan, surat permohonan bantuan, surat penawaran kerjasama, surat rencana kunjungan kerja, surat perjanjian, nota dinas, surat faximile, arsip notulen, arsip laporan-laporan bulanan, surat keputusan direksi, surat keputusan walikota, surat keputusan menteri, surat edaran dan lain sebagainya. Kebanyakan arsip di Administrasi di sini berupa

surat- (wawancara dengan staff Administrasi PDAM

Surakarta yaitu Ibu Rusmiyatun tanggal 18 Februari 2011)

Adapun prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar adalah sebagai berikut:

a. Prosedur pengurusan surat masuk

Hal pertama yang dilakukan Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta ialah penerimaan dan pencatatan arsip. Kegiatan penerimaan arsip biasanya disertai dengan pencatatan terhadap arsip-arsip yang diterima. Meskipun sudah ada ketentuan bahwa semua surat harus diterima melalui prinsip satu pintu, tapi terkadang ada

commit to user

43

surat yang diterima sendiri secara langsung oleh unit kerja yang bersangkutan. Apabila terjadi hal demikian maka unit kerja yang bersangkutan yang menerima surat tersebut harus segera memberitahu kepada unit kearsipan agar surat tersebut diproses sesuai dengan prosedur yang berlaku. Berdasarkan hasil wawancara dengan staff administrasi yang mengatakan bahwa:

sendiri. Apabila terjadi hal demikian maka unit kerja yang bersangkutan yang menerima surat tersebut harus segera memberitahu kepada unit kearsipan agar surat tersebut diproses sesuai dengan prosedur yang berlaku. (Wawancara dengan staff Ahli Administrasi yaitu Ibu Yemmy tanggal 1 Februari 2011).

Semua surat yang datang/masuk diterima oleh satpam baru kemudian disampaikan ke Sub Bagian Administrasi untuk diproses selanjutnya, namun terkadang ada juga kurir surat yang langsung mengantarkan ke Sub Bagian Administrasi. Dalam pencatatannya baik surat masuk maupun surat keluar akan dicatat dengan menggunakan kartu kendali. Dengan adanya pencatatan ini memperlancar proses pengurusan surat selanjutnya, selain itu juga akan dapat diketahui berapa jumlah surat yang diterima atau dihasilkan dalam suatu waktu.

Secara detailnya langkah-langkah yang dilakukan dalam prosedur pengurusan surat masuk di Sub Bagian Administrasi adalah:

1. Menerima naskah dinas atau surat yang diterima dari kantor atau instansi lain baik melalui pengantar atau kurir, pos atau telkom. 2. Meneliti kebenaran alamat naskah/surat dinas tersebut baru

kemudian menandatangani surat pengantar dan satpam mengantar surat tersebut ke Sub Bagian Administrasi.

commit to user

3. Semua surat diterima oleh Staff Administrasi (Bu Yemi) yang kemudian melakukan penyotiran surat yaitu memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor/instansi lain ke dalam kelompok atau golongan yang telah ditentukan. Apakah surat itu surat biasa ataukah surat dinas yang bersifat biasa, penting, rahasia.

4. Membuka surat untuk mengeluarkan surat dari dalam amplop surat dan kemudian dibaca isinya untuk mengetahui kepada siapa surat tersebut disampaikan dan untuk mengkategorikan kode klasifikasi atau kode masalah.

5. Setelah kode masalah diketahui, selanjutnya dilakukan pencatatan pada Agenda surat masuk secara komputerisasi. Pada Agenda surat masuk dilakukan pencatatan perihal kelengkapan surat. Setelah dilakukan pencatatan dalam agenda surat masuk kemudian dicetak menjadi 2 kartu kendali (kartu kendali merah dan kartu kendali kuning) dan 1 kartu disposisi.

6. Baru kemudian Staff Administrasi menyerahkan surat kepada sekretaris perusahaan dengan menyertakan kartu kendali dan kartu disposisi untuk ditindak lanjuti. Semua surat yang masuk harus diketahui oleh sekretaris perusahaan karena sekretaris bertindak sebagai pengarah surat. Sekretaris perusahaan mengetahui isi surat melalui kartu kendali untuk menentukan apakah surat tersebut harus diajukan ke Direktur Umum, Direktur Teknik, Direktur Utama dan selanjutnya mengisi kartu disposisi dengan menuliskan pada kolom penjelasan. Untuk menentukan kemana surat tersebut diajukan dilihat dari sifat surat tersebut (penting atau biasa).

7. Tahap selanjutnya surat beserta kartu kendali dan kartu disposisi diserahkan ke salah satu direksi untuk ditindak lanjuti disposisinya, jika surat itu penting maka surat bisa langsung

commit to user

45

diserahkan ke Direktur Utama. Untuk surat yang bersifat tidak segera atau tidak penting maka surat dapat diserahkan ke Direktur Umum atau Direktur Teknik. Surat yang masih memerlukan tidak lanjut Direktur Utama maka surat langsung di distribusikan ke direktur utama, tapi jika surat tersebut sudah tidak memerlukan tidak lanjut dari direktur utama maka cukup sampai di direktur umum atau direktur teknik. Direksi akan melakukan pendisposisian surat masuk dengan menuliskan kalimat perintah di kolom laporan/informasi/tanggapan.

8. Apabila surat masuk telah mendapat tanggapan disposisinya dari direksi maka surat dibawa ke Sub Bagian Administrasi lagi. Staff Administrasi membaca tanggapan disposisi untuk ditindak lanjuti sesuai disposisinya. Kartu kendali kuning ditinggal di Sub Bagian Adiministrasi untuk dijadikan arsip. Kemudian surat asli dan kartu kendali merah di distribusikan ke bagian yang yang sesuai dengan disposisi dari direksi.

9. Setelah surat selesai ditindak lanjuti sesuai disposisi baru surat asli diarsipkan di Sub Bagian Adminisrasi.

Setiap surat yang masuk di PDAM Surakarta semua akan mengikuti langkah-langkah seperti yang telah dijelaskan di atas. Untuk lebih jelasnya mengenai prosedur surat masuk di Sub Bagian Administrasi, berikut gambar skema pengurusan surat masuk di PDAM Surakarta:

Pengurusan surat masuk

Tata aliran surat masuk di PDAM dapat digambarkan melalui bagan berikut ini:

commit to user

Bagan 4.1

Proses surat masuk PDAM Surakarta

Sub. Bag. Adm Sekretaris Perusahaan Direksi

Sumber: Sub. Bagian Administrasi

Berdasarkan pengamatan penulis berikut diperoleh data jumlah surat masuk yang ditangani oleh Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta mulai dari bulan Januari sampai Maret yang dapat dilihat dari tabel di bawah ini:

Menerima Menyortir Mencatat

& Mencetak kartu

kendali dan disposisi

Mendistribusikan surat sesuai disposisi

dari direksi.

Mengetahui surat &

Mengarahkan surat

Menanggapi & Mengisi disposisi

commit to user

47

Tabel 4.1

Jumlah surat masuk sesuai bidang periode Januari-Maret Tahun 2011

Kode Bidang Bulan

Januari Februari Maret

000 Umum 133 137 155

100 Pemerintahan 14 15 13

200 Politik - - -

300 Keamanan - - -

400 Kesejahteraan Masyarakat 25 20 22

500 Perekonomian 15 16 17

600 PU&Ketenagakerjaan 7 13 7

700 Pengawasan - - -

800 Pegawaian 22 23 32

900 Keuangan 13 6 12

Jumlah 229 230 258

Sumber: Sub Bagian Administrasi

Berdasarkan dari tabel di atas terlihat bahwa surat yang paling banyak ditangani oleh Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta adalah surat dari bidang Umum dan yang paling sedikit adalah bidang PU(Pekerjaan Umum)&Ketenagakerjaan. Dari bulan Januari hingga Maret jumlah surat masuk yang diterima dan ditangani paling banyak yaitu pada bulan Maret.

b. Prosedur surat keluar.

Surat keluar merupakan surat yang diproduksi oleh PDAM Surakarta yang ditujukan oleh berbagai pihak terkait, baik pihak internal maupun eksternal untuk menjalin komunikasi dalam mewujudkan kerjasama yang baik.

commit to user

Berdasarkan dari pengamatan dan wawancara diperoleh kesimpulan bahwa langkah-langkah proses surat keluar di Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta adalah sebagai berikut:

1. Pengetikan naskah surat yang disesuaikan dengan konsep surat yang telah ditetapkan di kantor PDAM Surakarta. Hal ini menjadikan proses pembuatan surat keluar dapat berjalan dengan lancar dan cepat sebab telah ada konsep surat yang ditetapkan.

2. Setelah diketik, diperiksa kemudian diserahkan kepada pimpinan/pejabat berwenang. Setelahnya penandatanganan surat oleh direksi (baik asli maupun tembusan) ditandatangani dengan tanda tangan asli.

3. Surat yang berasal baik dari bagian-bagian lain maupun dari Sub Bagian Administrasi sendiri sebelum dikirim diberikan ke bagian Sub Bagian Administrasi untuk dicatat dalam agenda surat keluar secara komputerisasi. Tetapi untuk mempercepat jalannya proses surat keluar tersebut terlebih dahulu surat dicatat dalam kartu kendali surat keluar. Surat diberikan nomor urut atau nomor indeks serta pembubuhan cap dinas.

4. Surat digandakan dengan difotocopy untuk diarsipkan kemudian yang asli akan dikirim.

5. Pengetikan atau penulisan alamat dan nomor pada sampul surat. 6. Pemeriksaan surat terlebih dahulu mengenai kelengkapan surat

meliputi alamat surat, nomor dan tanggal surat, tanda tangan, cap atau stempel dinas serta jumlah lampiran jika ada sebelum dimasukan ke dalam amplop.

7. Setelah surat dilipat, dimasukkan ke dalam amplop kemudian ditutup dengan lem atau perekat.

8. Apabila surat akan dikirim lewat pos maka harus menempelkan perangko dibagian atas amplop surat secukupnya tapi jika surat

commit to user

49

akan diantar sendiri oleh pihak PDAM Surakarta sendiri maka amplop surat dilampirkan lembar pengantar.

9. Surat dikirim ke bagian atau instansi lain. Setiap surat yang keluar di PDAM Surakarta semua akan mengikuti langkah-langkah seperti yang telah dijelaskan di atas.

Tata aliran surat keluar di PDAM Surakarta dapat digambarkan seperti bagan di bawah ini:

Bagan 4.2

Proses surat keluar PDAM Surakarta Unit kerja internal

kantor PDAM Direksi

Sub Bagian Administrasi

Sumber: Sub Bagian Administrasi

Jumlah surat keluar yang ditangani oleh Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta periode bulan Januari hingga Maret tahun 2011 dapat dilihat dari tabel di bawah ini:

Pengetikan naskah surat.

Penandatangan surat.

Pemberian nomor surat&stempel

dan pendistribusian

commit to user

Tabel 4.2

Jumlah surat keluar sesuai bidang periode Januari-Maret Tahun 2011

Kode Bidang Bulan

Januari Februari Maret

000 Umum 81 98 94

100 Pemerintahan 19 20 26

200 Politik - - -

300 Keamanan - - -

400 Kesejahteraan Masyarakat - - -

500 Perekonomian 3 2 -

600 PU&Ketenagakerjaan 8 11 14

700 Pengawasan - - -

800 Pegawaian 28 54 47

900 Keuangan 1 - 1

Jumlah 152 185 182

Sumber: Sub Bagian Administrasi

Dari tabel di atas dilihat jumlah surat keluar dari bulan Januari hingga Maret diketahui paling adalah bidang Umum dan paling banyak yang diciptakan pada bulan Februari, paling sedikit yaitu bidang Keuangan, bidang Politik, Keamanan, Kesejahteraan Masyarakat serta Pengawasan sama sekali tidak ada.

2. Penyimpanan Arsip

a. Asas Penyimpanan Arsip

Berdasarkan pengamatan yang penulis lakukan di Sub Bagian Administrasi diperoleh kesimpulan bahwa asas penyimpanan arsip yang diterapkan di PDAM Surakarta yaitu menggunakan asas desentralisasi. Dengan menggunakan sistem ini setiap bagian atau unit kerja diberi wewenang untuk melaksanakan penyimpanan arsip.

commit to user

51

Asas desentralisasi digunakan karena pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing-masing sehingga lebih menghemat waktu dan mudah terpenuhi karena pada lingkungan kerja sendiri dan sudah dikenal dengan baik. Asas desentralisasi yang digunakan di PDAM Surakarta meskipun lokasi antara bagian yang satu dengan bagian yang lain terpisah namun masih dalam satu gedung.

b. Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip di Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta menggunakan sistem nomor. Nomor disini adalah kode klasifikasi dari tiap-tiap masalah.

Dalam menyimpan arsip, sistem yang digunakan adalah sistem nomor. Sistem kode klasifikasi tersebut disesuaikan dengan pola klasifikasi masalah yang digunakan di seluruh wilayah Jawa Tengah. Kode klasifikasi tersebut mencakup sepuluh (10) pokok masalah yang diklasifikasikan menurut nomor, sebagai berikut :

000 Umum

100 Pemerintahan

200 Politik

300 Keamanan

400 Kesejahteraan

500 Perekonomian

600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan

700 Pengawasan

800 Kepegawaian

900 Keuangan

c. Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur penyimpanan dalam kegiatan ini merupakan kegiatan pengelolaan arsip sebelum arsip-arsip disimpan di Filling Cabinet

commit to user

dengan cara sistematis, sehingga arsip-arsip tersebut dapat dengan mudah ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Prosedur penyimpanan arsip di Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta sebagai berikut:

1) Menyortir arsip

Setelah surat/arsip diperoleh kepastian bahwa surat siap untuk disimpan maka kegiatan yang dilakukan selanjutnya adalah menyortir surat atau memisah-misahkan arsip. Arsip/surat dikelompokkan menurut pokok masalah yang ada pada isi arsip/surat. Pokok masalah tersebut dapat diketahui dalam kartu kendali surat masuk.

2) Mengindeks

Mengindeks berarti mencocokan masalah yang terkandung di dalam surat dengan masalah yang terdapat dalam kode klasifikasi. Kode klasifikasi yang digunakan di Sub Bagian PDAM Surakarta adalah kode klasifikasi yang berdasarkan dengan pokok masalah yang ada di lingkungan kantor PDAM Surakarta.

Kode klasifikasi ini sangat penting karena sebagi alat penentu dimana arsip disimpan, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip yang disimpan. Kode klasifikasi dapat juga menunjukkan adanya tata urutan yang sistematis masalah-masalah yang ada di dalam surat. 3) Penyimpanan Arsip

Setelah arsip dikelompokan menurut kode klasifikasi selanjutnya arsip-arsip diurutkan kronologis berdasarkan tanggal penerimaan. Hal ini bertujuan untuk memudahkan dalam hal penemuan kembali arsip, baru kemudian dimasukkan ke dalam setiap ordner atau box file. Setiap ordner atau box file ditulis kode masalahnya. Sehingga jelas arsip-arsip apa saja yang terdapat pada ordner tersebut.

commit to user

53

3. Penggunaan Arsip

Dalam pelaksanaan kegiatan organisasi, kadang memerlukan arsip yang sudah lama disimpan untuk melaksanakan tugasnya. Terkadang terdapat pegawai yang memerlukan arsip untuk kepentingan tertentu sehingga mengharuskannya untuk meminjam arsip tersebut ke Sub Bagian Administrasi.

Di Sub Bagian Administrasi untuk peminjaman tidak ada prosedur peminjaman secara khusus. Pegawai yang ingin menggunakan arsip yang masih aktif dan inaktif dapat dengan mudah menggunakannya tanpa harus melalui ketentuan tertentu. Dalam peminjaman tidak disertai dengan bukti peminjaman secara tertulis, tetapi secara lisan dengan menyebutkan arsip yang akan dipinjam dan untuk lama peminjamanya juga tidak ditentukan. Berdasarkan hasil wawancara dengan staff administrasi yang mengatakan bahwa:

tidak disertai dengan bukti peminjaman secara tertulis, tetapi secara lisan dengan menyebutkan arsip yang akan dipinjam dan untuk lama peminjamanya juga tidak ditentukan, namun jika peminjaman terlalu lama dan arsip akan digunakan oleh penanggung jawab maka peminjam akan diminta untuk segera

untuk mengembalikan arsip yang dipi (Wawancara

dengan Ibu Yemi tanggal 1 Februari 2011).

Dengan demikian peminjaman arsip di Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta ini belum baik. Tidak ada ketentuan tertentu dalam peminjaman arsip dan dalam peminjaman arsip yang tanpa bukti tertulis seperti kartu peminjaman merupakan suatu kelemahan karena hal ini membuat tidak adanya bukti yang cukup kuat untuk mengurus arsip jika terjadi kehilangan. Selain itu lama peminjaman arsip tidak akan ditentukan sehingga pegawai yang meminjam arsip akan bersikap kurang disiplin.

commit to user

4. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk mengusahakan keselamatan arsip mulai dari cara menyimpan, mengambil kembali, mengawasi, merawat, melindungi arsip dari berbagai faktor yang dapat merusak dan memusnahkannya. Pemeliharaan arsip memiliki tujuan menjaga keselamatan arsip agar arsip-arsip tersebut tidak rusak. Faktor-faktor yang merusak arsip dapat berasal dari dalam arsip maupun luar arsip. Faktor dari dalam yang merusak dari dalam arsip adalah bahan yang digunakan untuk membuat arsip. Sedangkan faktor yang merusak arsip dari luar arsip yaitu kelembaban udara, serangan serangga.

Kegiatan pemeliharaan arsip di Sub Bagian Administrasi meliputi: a. Pemeliharaan fisik arsip

Pemeliharaan arsip fisik ini dapat berupa perawatan dan penjagaan arsip dengan membersihkannya dari unsur debu yang menempel atau anai-anai dan rayap. Bila ditemukan terdapat jamur arsip-arsip yang lembab/basah dipisahkan dan dikeluarkan dari lemari penyimpanan lalu dikeringkan dengan diangin-anginkan supaya tidak timbul jamur pada kertas.

b. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip

Untuk menghindari kerusakan arsip dari serangga perusak kertas maka tempat penyimpanan arsip yaitu filling cabinet dan lemari arsip diberikan bahan-bahan pencegah serangga yaitu kapur barus.

c. Menyimpan kebersihan ruang penyimpanan arsip.

Ruang arsip hendaknya senantiasa bersih dari debu. Dalam menjaga kebersihan ruang penyimpanan dilakukan dengan cara lantai disapu dan dipel, sedangkan untuk menjaga kebersihan meja kerja, filling cabinet, lemari arsip, ordner dan peralatan lainnya dari debu dengan menggunakan lap atau sulak.

kartu kendali surat keluar digunakan untuk mencatat surat-surat yang keluar.

Gambar 4.2

Kartu Kendali Surat Keluar

Index : Kode : Nomor Urut :

Isi ringkas :

Kepada :

Pengolah: Tgl. Surat: Lampiran :

Catatan :

Sumber : Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta

10)Lembar Disposisi

Lembar disposisi adalah lembaran untuk menulis perintah dari atasan kepada bawahan yang digunakan untuk menindak lanjuti surat yang masuk:

commit to user

Gambar 4.3 Kartu disposisi

Sumber : Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta

11) Stempel atau cap dinas

Stempel yang digunakan untuk menstempel surat-surat dinas sebagai bukti resmi dari PDAM Surakarta dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan pihak lain.

Tabel 4.3

Daftar fasililtas kearsipan

No Nama Fasilitas Jumlah

1 Meja kerja 2

2 Baki surat 2

3 Gunting 2

4 Silet/cutter 2

5 Pelubang kertas/perforator 2

6 Stappler 3

7 Komputer 1

8 Remover 1

9 Printer 1

10 Scanner 1

11 Faximile 1

12 Mesin ketik 2

13 Mesin fotocopy 2

14 Filling kabinet 2

15 Lemari penyimpanan model CRS 1

Jumlah 25

Sumber: Sub Bagian Administrasi

8. Pegawai kearsipan

Pegawai kearsipan haruslah seseorang yang mengetahui seluk beluk dan mempunyai pengetahuan tentang kearsipan. Pegawai yang menangani masalah kearsipan di Sub Bagian Administrasi kantor PDAM Surakarta disebut dengan Staff Ahli Administrasi. Meski bukan tenaga

commit to user

untuk menangani arsip yaitu mengurusi surat masuk dan keluar hingga penyimpanan arsip, sisanya bisa membantu bila diperlukan.

B. Hambatan-hambatan Dalam Pengelolaan Arsip di PDAM Surakarta.

Dari hasil wawancara dengan staff administrasi terdapat adanya hambatan-hambatan yang dihadapi dalam kegiatan pengelolaan arsip pada sub bagian administrasi di Kantor PDAM Surakarta. Kendala-kendala tersebut antara lain :

1. Kurangnya pelayanan terhadap pengguna/peminjam arsip, karena tidak

ada aturan dalam peminjaman arsip dan tidak ada bukti tertulis (kartu peminjaman) sehingga bila ada arsip yang hilang tidak ada cukup bukti. Terkadang juga pengguna dapat secara langsung mencari arsip yang dikehendakinya tanpa melalui perantara pihak petugas menyebabkan keberadaan arsip sulit dilacak jika suatu saat diperlukan.

2. Fasilitas kearsipan berupa komputer yang dipakai untuk kegiatan

mengagendakan surat serta mencetak kartu kendali dan kartu disposisi dipakai pula untuk kepentingan sub bagian lain dari kantor tersebut. Hal tersebut menyebabkan penggunaan komputer harus bergantian.

3. Selama ini arsip dikelola oleh pegawai yang juga menangani pekerjaan

administratif lainya, sehingga pegawai tidak fokus dalam pengelolaan arsip.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan penulis di kantor Sub Bagian Administrasi Perusahaan Daerah Air Minumn (PDAM) Surakarta

Bagian Admini

bahwa pengelolaan arsip yang dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip disana telah berjalan dengan cukup baik dan sesuai prosedur namun masih terbentur beberapa hambatan dan kurangnya jumlah fasilitas kearsipan.

Penanganan surat baik surat masuk maupun surat keluar di Sub Bagian Administrasi menggunakan prinsip satu pintu. Penanganan surat masuk mengikuti prosedur berikut:

1. Surat diterima oleh Sub Bagian Administrasi kemudian dibuka dan dicek

kelengkapan surat.

2. Surat diagendakan dengan dibuatkan kartu kendali serta disposisi.

3. Kemudian didistribusikan ke Sekretaris Perusahaan guna diketahui dan

mengarahkan surat untuk diteruskan ke salah satu Direksi.

4. Pendisposisian surat yang selanjutnya didistribusikan sesuai isi disposisi.

Sedang untuk penanganan surat keluar sendiri dapat mengikuti prosedur sebagai berikut:

1. Pembuatan naskah surat dari unit kerja internal yang ditandatangani

oleh pejabat berwenang.

commit to user

3. Surat diagendakan oleh Sub Bagian Administrasi untuk diberi nomor

surat dan dibubuhi stempel perusahaan.

4. Pendistribusian surat ke pihak internal perusahaan atau eksternal

perusahaan yang bisa dikirim melalui kurir atau lewat jasa pos.

Hambatan-hambatan yang ada dalam pengelolaan arsip yaitu kurangnya jumlah dari fasilitas kearsipan yang mendukung demi tercapainya efisiensi kerja. Pelayanan peminjaman arsip yang tanpa bukti kartu peminjaman menyebabkan keberadaan arsip sulit dilacak kembali dan sikap kurang disiplin dari si peminjam. Penumpukan arsip di gudang yang berantakan serta terbengkalai akibat dari tidak adanya kegiatan pemusnahan.

B. SARAN

Berdasarkan kesimpulan di atas maka penulis menyampaikan beberapa saran yang bisa dijadikan sebagai bahan pertimbangan untuk memperlancar pengelolaan arsip yaitu:

1. Pelayanan peminjaman arsip kurang memadai, harusnya menggunakan

kartu peminjaman sebagai tanda bukti peminjaman selain itu juga dapat mempermudah upaya pelacakan arsip.

2. Perlu adanya menambah fasilitas kearsipan berupa 1 PC komputer yang

digunakan oleh Staff Ahli Administrasi sendiri untuk mengagendakan arsip agar penggunaannya tidak harus bergantian dengan unit kerja lain.

3. Melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip sehingga arsip inaktif yang

menurut masa retensinya sudah habis dapat disingkirkan agar tidak terjadi penumpukan arsip.