Pemeliharaan Perawatan Arsip KESIMPULAN DAN SARAN
126
TRANSKIP WAWANCARA PENGELOLAAN ARSIP DI SUB BAGIAN UMUM DINAS PENDIDIKAN
KABUPATEN KULON PROGO
Identitas responden
Nama Responden : Nur Hidayati
Nama Lembaga : Sub Bagian Umum
NIP : 19660103 200701 2 008
Tempat Wawancara : Kantor Dinas Pendidikan Tanggal Wawancara : 2 Oktober 2014
Waktu Wawancara : 10.30 WIB
DH : Peneliti Danang Harwanto
NH : Informan Staff Subbag Umum
PENGELOLAAN KEARSIPAN A.
Prosedur Permulaan Arsip
1. DH : Bagaimana prosedur permulaan arsip surat masuk yang dilaksanakan di
Sub Bagian Umum ? NH
: Proses arsip surat masuk di Subbag Umum pertama surat ditulis di kartu kendali masuk dan lembar disposisi, kemudian dinaikan ke Sekretaris
Dinas untuk mendapatkan disposisi, setelah arsip didisposisi dan masuk ke ruangan Subbag kemudian ditulis di buku agenda surat masuk,
SUB BAGIAN UMUM
127 setelah ditulis dinaikan ke kepala Subbag Umum untuk didisposisi.
Setelah mendapat disposisi arsip di berikan kepada staff untuk ditindak lanjuti.
3. DH : Bagaiman prosedur permulaan arsip surat keluar yang dilaksanakan di
Sub Bagian Umum ? NH
: Arsip surat keluar pertama dibuatkan konsep surat, kemudian diperiksa oleh kepala Subbag Umum, setelah diperiksa oleh kepala Subbag
Umum, arsip tersebut dibuat oleh pegawai dan paraf oleh kepala Subbag Umum. Setelah diparaf surat tersebut dberikan nomor surat dan
dinaikan ke kepala Dinas untuk ditanda tangani. Setelah mendapat tanda tangan arsip tersebut dicatat di buku induk surat keluar milik
Dinas Pendidikan dan di stempel sebagai pengesahan. Kemudian arsip tersebut didistribusikan ke tujuan arsip. Sebelum di distribusikan arsip
yang ditanda tangani tersebut juga dikopi dan diarsipkan. 4. DH
: Hambatan apa saja yang di hadapi dalam pencatatan dan penggolongan arsip ?
NH : Hambatan yang dialami kami selama ini adalah tenaga pengadministrasi
surat menyurat masih kurang mas. 5. DH
: Bagaimana upaya yang dilakukan dalam mengatasi hambatan tersebut ? NH
: Biasanya saling komunikasi dengan teman-teman yang lain, setiap pegawai saling membantu dalam mengadministrasi arsip tersebut.