10 Sedangkan Amsyah 2003: 16 mengungkapkan arsip adalah setiap
catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi
dan informasi yang terekam pada kertas kartu, formulir, kertas film slide, film-strip, micro film, media komputer, kertas photo copy, dan lain-lain.
B. Pengelolaan Arsip
Mengelola arsip perlu diperlukan sebuah cara pengelolaan arsip yang sering dikenal dengan istilah manjemen kearsipan. Dalam manajemen itu
sendiri bisa diartikan sebagai pengelolaan. Sugiarto dan Wahyono 2005: 15 menyatakan manajemen arsip adalah seni pengendalian dokumen berupa
pengendalian penggunaannya, pemeliharaan, perlindungan serta penyimpanan arsip.
The Liang Gie Sugiarto dan Wahyono, 2005: 4 memberikan batasan terhadap manajemen kearsipan ialah rangkaian kegiatan penataan terhadap
penciptaan pengurusan, pemeliharaan, pemakaian, pengambilan kembali dan penyingkiran dokumen-dokumen yang dilakukan oleh seorang pejabat
pimpinan dari suatu organisasi agar terjamin bahwa dokumen-dokumen yang tidak berguna tidak lahir atau disimpan sedangkan dokumen yang bernilai
benar-benar terpelihara dan tersedia. Berdasarkan dari teori yang dikemukakan oleh pendapat ahli peneliti
menyimpulkan pengelolaan arsip merupakan suatu proses atau kegiatan dalam
mengelola maupun menata arsip atau dokumen sehingga keberadaan arsip dapat terjaga, terawat dan mudah di temukan kembali bila dibutuhkan.
11 Kegiatan mengelola arsip dimulai dari kegiatan pencatatan, penyimpanan,
peminjaman, penyusutan sampai dengan kegiatan pemusnahan arsip.
C. Peranan Arsip
Barthos 2013: 2 mengungkapkan bahwa arsip mempunyai peran sebagai pusat ingatan atau sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang
sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan
keputusan, pembuatan
laporan, pertanggungjawaban,
penilaian, dan
pengendaliaan setepat-tepatnya. Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi pemerintah atau swasta
selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip memiliki peranan penting dalam proses penyedia informasi bagi pemimpin untuk membuat keputusan
dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk menyediakan informasi yang cepat, lengkap dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di
bidang arsip. Hal senada diungkapkan pula oleh Sugiarto dan Wahyono 2005: 8 bahwa arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi
bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan.
D. Kegunaan Arsip
Mulyono 2003: 6 menyatakan bahwa arsip adalah catatan tertulis, gambar, atau rekaman yang memuat sesuatu hal atau yang digunakan orang
sebagai pengingat. Arsip mempunyai 4 kegunaan antara lain yaitu:
