Latar Belakang Masalah PENDAHULUAN
4 adanya pengelolaan yang tepat agar tercipta suatu mekanisme kearsipan yang
baik. Proses pengelolaan kearsipan di lingkungan Sub Bagian Umum Kantor
Dinas Pendidikan Kabupaten Kulon Progo mengacu pada Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 2012
Tentang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi Serta Informasi Publik Di Lingkungan Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan. Keputusan tersebut
diatur mengenai azas penataan arsip, seperti dijelaskan dalam BAB I Pasal 1 Ayat 22,23, dan 24, yaitu:
1. Azas sentralisasi, merupakan asas penyimpanan arsip aktif dalam satu
lokasi suatu organisasi; 2.
Azas desentralisasi, merupakan asas penyimpanan arsip aktif masing- masing unit kerja disimpan oleh unit kerja yang bersangkutan;
3. Azas gabungan, merupakan azas yang dilakukan oleh setiap unit
pengolahan Cabang Tata Usaha untuk arsip yang masih aktif dan induk Tata Usaha untuk arsip yang telah mencapai masa in-aktif.
Pengelolaan arsip surat dan tata naskah di Sub Bagian Umum Dinas Pendidikan Kabupaten Kulon Progo mengacu pada Peraturan Bupati Kulon
Progo Nomor: 60 Tahun 2010 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Pemerintah Daerah. Pengelolaan tersebut bertujuan untuk mencapai tujuan
kearsipan, seperti yang tercantum dalam Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 3 sebagai berikut:
“Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
” Berdasarkan hasil observasi awal yang dilakukan melalui wawancara dan
melihat langsung ke lapangan yang dilaksanakan pada bulan Juni 2014 di Sub
5 Bagian Umum Dinas Pendidikan Kabupaten Kulon Progo, peneliti menemukan
beberapa permasalahan di Sub Bagian Umum. Peneliti menemukan permasalahan pada pengelolaan arsip, dimana dalam pengelolaan arsip di Sub
Bagian Umum masih belum terlaksana dengan baik mulai dari tahap permulaan arsip,
penyimpanan, pemeliharaan,
perawatan, pemindahan
sampai pemusnahan arsip. Pegawai masih mengalami kesulitan dalam melaksanakan
pengelolaan arsip tersebut sehingga arsip yang berada di Sub Bagian Umum hanya dikelola secara sederhana dan belum maksimal. Peneliti juga
menemukan banyak berkas atau arsip di ruang kerja yang belum tertata rapi seperti masih terdapat arsip yang tergeletak tidak tersusun di rak penyimpanan
yang tersedia di dalam ruangan kerja, sehingga ruang kerja terlihat berantakan dan mengganggu aktivitas kerja pegawai. Pengorganisasian arsip di Sub
Bagian Umum Dinas Pendidikan Kabupaten Kulon Progo yang belum jelas siapa yang melakukan dan bertanggung jawab atas arsip yang disimpan, tidak
ada yang di tugaskan secara khusus menangani arsip dalam ruang kerja. Pada umumnya pengelolaan arsip yang dilaksanakan pada Sub Bagian Umum
dilakukan oleh setiap pegawai yang berada di ruang kerja, sehingga para pegawai selain bekerja berdasarkan tugas pokok yang telah diberikan juga
merangkap sebagai pengelola arsip. Tidak adanya pegawai khusus dalam melakukan pengelolaan arsip di Sub Bagian Umum akan mengakibatkan
pekerjaan pegawai menjadi terbengkalai terutama dalam menjalankan tugas pokok. Pegawai yang berada di Sub Bagian Umum kurang menyadari akan
pentingnya arsip dalam membantu memberikan informasi penting yang
6 dibutuhkan oleh pihak Dinas Pendidikan dalam menjalankan tugas-tugasnya.
Arsip yang berada di lingkungan Sub Bagian Umum pun dianggap hanya sekedar tumpukan kertas yang hanya di letakkan begitu saja di setiap sudut
ruangan yang kemudian menjadi kotor dan rusak tak terurus, bahkan sampai hilang karena tidak dikelola dengan baik sebagaimana mestinya. Sub Bagian
Umum Dinas Pendidikan Kabupaten Kulon Progo sendiri memiliki dan menangani arsip yang jumlahnya banyak dan jenis arsip yang dimiliki juga
bervariasi, arsip yang dimiliki Sub Bagian Umum Dinas Pendidikan Kulon Progo sendiri berasal dari berbagai lembaga dan instansi. Pengelolaan arsip
yang berada di Sub Bagian Umum Dinas Pendidikan perlu dibenahi kembali, mengingat arsip memiliki peranan penting bagi Sub Bagian Umum maupun
bagi Dinas Pendidikan Kabupaten Kulon Progo dalam membantu memberikan informasi guna mendukung kinerja Sub Bagian Umum dan Dinas Pendidikan
Kabupaten Kulon Progo dalam menjalankan tugas-tugasnya. Apabila dalam pengelolaan arsip dibiarkan terus-menerus tidak diikuti dengan tata kelola arsip
yang baik, maka akan menimbulkan masalah pada pengelolaan yang tidak efektif.
Melihat dari kenyataan tersebut dan menyadari betapa pentingnya peranan arsip bagi Sub Bagian Umum, maka penulis tertarik untuk
mengadakan penelitian dengan judul “Pengelolaan Arsip di Sub Bagian Umum Dinas Pendidikan Kabupaten Kulon Progo
7