106 maka dipindahkan ke gudang penyimpanan dengan cara melakukan penyortiran
arsip berdasarkan nilai guna arsip tersebut, retensijangka waktu penyimpanan arsip di Sub Bagian Umum 5 sampai 10 tahun. Pemusnahan arsip yang dilakukan
Sub Bagian Umum hanya berupa pemindahan arsip ke dalam karung yang tersedia lalu disimpan di gudang bersama arsip lama yang masih terpakai.
2. Hambatan Pengelolaan Arsip
Faktor-faktor penghambat yang dialami oleh Subbag Umum dalam melaksanakan pengelolaan arsip secara menyeluruh mulai dari permulaan arsip,
penyimpanan, pemeliharaan, perawatan, pemindahan sampai pada pemusnahan arsip yaitu keterbatasan sumber daya yang dimiliki oleh Dinas Pendidikan
khususnya Sub Bagian Umum seperti terbatasnya pegawai yang ahli atau kompeten dalam mengelola arsip, terbatasnya sarana dan prasarana pengelolaan
arsip seperti tempat penyimpanan almari dan filling cabinet, peralatan pemeliharaan dan perawatan. Terbatasnya ruangan penyimpanan arsip yang
khusus menyimpan arsip dan belum adanya pedoman atau petunjuk teknis dalam melaksanakan pemusnahan arsip.
3. Upaya Mengatasi Hambatan
Upaya yang dilakukan oleh Subbag Umum dalam mengatasi hambatan yang terjadi dalam pengelolaan arsip mulai dari permulaan arsip, penyimpanan,
pemeliharaan, perawatan arsip, pemindahan arsip sampai pemusnahan arsip yaitu dengan mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki selama ini seperti
107 penambahan beban kerja kepada masing-masing pegawai dan meminta bantuan
siswa SMK atau mahasiswa KKN yang melaksanakan praktek di Dinas Pendidikan. Pengoptimalan sarana dan prasarana yang dimiliki dengan
memanfaatkan atap almari dan cabinet sebagai tempat penyimpanan, penggunaan alat kebersihan yang tersedia di ruangan seperti sulakkemoceng sebagai peralatan
pemeliharaan dan perawatan arsip, penggunaan gudang milik Dinas Pendidikan sebagai ruangan penyimpanan arsip alternatif. Pegawai Subbag Umum meminta
rujukan atau persetujuan kepala Subbag Umum dalam menetukan arsip atau menilai arsip apakah layak atau tidak untuk dimusnahkan.
B. SARAN
Berdasarkan kesimpulan maka saran peneliti adalah: Pelaksanaan pengelolaan arsip di Sub Bagian Umum perlu diperbaiki,
karena masih ditemui beberapa hambatan mulai dari tahap permulaan arsip sampai pada pemusnahan arsip, hambatan tersebut dapat dilakukan dengan cara
mengoptimalkan sumber daya yang tersedia seperti memanfaatkan almari tak terpakai yang berada di gudang, memanfaatkan ruangan yang tersedia milik Dinas
Pendidikan seperti gudang dengan memberi sekat pada ruangan dan ditata rapi agar mudah ditemukan bila sewaktu-waktu arsip diperlukan kembali. Pembuatan
jadwal kebersihan arsip agar arsip yang disimpan dapat terpelihara dan terjaga keamanannya. Pemberian pelatihan atau pendidikan singkat tentang kearsipan baik
itu melalui pendidikan singkat yang diadakan oleh Dinas Pendidikan maupun
108 kepala Sub Bagian Umum. Pegawai Sub Bagian Umum hendaknya memiliki
kretivitas agar pengelolaan arsip dapat berjalan effektif dengan keterbatasan yang dialami.
