Pada saat pembayaran, pelanggan akan diminta mengembalikan potongan ini yang berfungsi sebagai surat pemberitahuan.
Supaya arus penerimaan kas lebih seragam pada metode balance forward, perusahaan dapat melakukan penagihan bersiklus cycle billing untuk
mempersiapkan dan mengirimkan pernyataan piutang kepada pelanggan. Jika semua pelanggan dikirimi pernyataan piutang pada akhir bulan, pekerjaan
memposting media ke dalam pernyataan piutang dan kartu piutang akan menumpuk pada akhir bulan. Demikian juga arus penerimaan kas sepanjang bulan
tidak akan seragam. Dalam metode penagihan bersiklus, pekerjaanposting ke dalam kartu piutang dan pernyataan piutang tersebar merata ke dalam hari kerja
selama sebulan. Setiap pelanggan akan menerima pernyataan piutang pada tanggal hari kerja yang sama setiap bulan dan harus membayar tagihan mereka dalam
jangka waktu tertentu setelah mereka menerima tagihan. Bagi pelanggan yang terlambat membayar, umumnya akan diberi
peringatan kedua mengenai saldo yang jatuh tempo. Selanjutnya peringatan terakhir deliquency notice mungkin dikirimkan. Jika pembayaran masih belum
diterima, perusahaan dapat menyewa biro penagihan, menggunakan jasa anak piutang factoring , atau akhirnya menghapus saldo tersebut.
2. Prosedur Penerimaan Kas
Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan kas berasal dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang.
Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya bahwa sistem akuntansi kas terdiri dari
Universitas Sumatera Utara
metode dan catatan yang diciptakan untuk mengindentifikasi, menghimpun, menganalisis, mengelompokkan, mencatat dan melaporkan transaksi satuan usaha
selama satu periode akuntansi. Ada banyak sumber penerimaan kas yang bisa diperoleh oleh perusahaan,
akan tetapi penerimaan kas menurut Mulyadi 2001:455 akan diperoleh melalui : 1.
Penjualan Tunai 2.
Piutang
Ad. 1 Penjualan Tunai Penjualan tunai dilaksanakn oleh perusahaan dengan cara mewajibkan
pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh
perusahaam, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Berdasarkan sistem pengawasan intern
yang baik, sistim penerimaan kas dari penjualan tunai mengaharuskan : a.
Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk
melakukan internal check. b.
Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan
transaksi penerimaan kas.
Universitas Sumatera Utara
Fungsi yang terkait dalam system penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : a.
Fungsi penjualan Dalam tansaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggung jawab untuk menerima order pembeli, mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran
harga barang ke fungsi kas. b.
Fungsi Kas Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. c.
Fungsi gudang Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggungjawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.
d. Fungsi Pengiriman
Fungssi ini bertanggung jawab untuk memebungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar kepada pembeli.
e. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.
Ad. 2 Piutang Berdasarkan sistem pengawasan intern yang baik, sistm penerimaan kas
dari piutnag harus menjamin diterimanya kas dari customer vendor oleh perusahaan, bukan oleh karyawan yang tidak berhak menerimanya. Menurut
Universitas Sumatera Utara
Mulyadi 2001:492 “prosedur penerimaan kas yang membentuk sistem penerimaan kas dari piutang : melalui penagih perusahaan, melalui pos,dan
melalui lock-box-collection plan”.
a. Penagih perusahaan
Menurut sisim pengawasan intern yang baik, semua penerimaan kas dari vendor customer harus dalam bentuk cek atas nama atau giro bilyet.
b. Melalui Pos
Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos, maka yang bertanggung jawab untuk menerima surat beserta cek adalah bagian sekretaris.
c. Melalui lock box collection plan
Dalam sistim penerimaan kas ini, perusahaan membuka pos office box PO BOX dikota yang jumlah debiturnya banyak. Perusahaan membuka rekening
giro di kota yang terletak dikota yang sama dengan PO BOX tersebut. Fungsi yang terkait dalam system penerimaan kas dari piutang adalah :
a. Fungsi Sekretaris
Sekretaris bertanggungjawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan melalui pos dan dari para debitur perusahaan. Fungsi ini bertugas
untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur.
b. Fungsi penagih
Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan
Universitas Sumatera Utara
penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat fungsi akuntansi.
c. Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggungjawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretaris jika penerimaan dari piutng dilaksanakan melalui pos atau dari fungsi penagihan
jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan . Fungsi kas bertanggungjawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai
fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh. d.
Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggungjawab dalam pencatatan penerimaan kas dari
piutang kedalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang kedalam kartu piutang.
e. Fungsi pemeriksa intern
Fungsi ini bertnggungjawab dalam melaksanakan perhitungan kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik. Disamping itu fungsi ini
bertanggungjawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh funsi akuntasi.
Adapun prosedur penerimaan kas yaitu sebagi berikut: Menurut Zaki Baridwan 1994:157, prosedur penerimaan uang
melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar transaksi penerimaan uang tidak terpusat pada suatu bagian saja, hal ini perlu agar dapat
memenuhi prinsip-prinsip internal kontrol. Bagian – bagian yang terlibat dalam prosedur penerimaan uang adalah bagian surat masuk, kasir, piutang
dan bagian pemeriksa intern.
Universitas Sumatera Utara
Bagian Surat Masuk
Bagian surat masuk bertugas menerima semua surat-surat yang diterima perusahaan. Surat-surat yang berisi pelunasan piutang harus dipisahkan darisurat-
surat lainnya. Setiap hari bagian surat masuk membuat daftar penerimaan uang harian, mengumpulkan cek dan remittance advice. Kecocokan antara jumlah
dalam cek dengan jumlah dalam remittance advice menjadi tanggung jawab bagian surat masuk. Sesudah daftar penerimaan uang harian selesai
dikerjakanoleh bagian surat masuk maka daftar tersebut didistribusikan sebagai berikut :
satu lembar bersama dengan cek diserahkan pada kasir satu lembar bersama dengan remittance advice diserahkan kepada seksi
piutang. Apabila dalam surat yang diterima oleh bagian surat masuk tidak terdapat
remittance advice, maka amplop dari langganan dapat digunakan sebagai remittance advice sesudah ditulis jumlah rupiahnya pada halaman muka amplop.
Kasir
Kasir bertugas menerima uang yang berasal dari bagian surat masuk, pembayaran langsung atau dari penjualan oleh salesman. Setiap hari kasir
membuat bukti setor ke bank dan menyetorkan semua uang yang diterimanya. Agar penerimaan uang ini dapat diawasi dengan baik maka satu lembar bukti setor
dari bank langsung dikirimkan ke bagian akuntansi. Bukti setor yang diterima di bagian akuntansi dicocokkan denga daftar penerimaan uang yang diubat oleh
bagian surat masuk dan oleh kasir. Salah satu cara pengawasan penerimaan uang
Universitas Sumatera Utara
langsung oleh kasir dapat dilakukan dengan dibuatnya bukti kas masuk yang diberi nomor urut yang dicetak.
Departemen piutang
Petugas departemen piutang melakukan proses posting bukti pembayaran pada rekening pelanggan dibuku besar pembantu piutang. Setelah proses posting,
bukti pembayaran diarsipkan untuk jejak audit. Pada akhir hari, petugas departemen piutang meringkas rekening buku pembantu piutang dan
menyerahkan ringkasannya ke departemen buku besar umum. Secara berkala departemen buku besar menerima dokumen jurnal dari
departemen penerimaan tunai dan ringkasan rekening dari departemen piutang. Petugas melakukan proses posting dari dokumen jurnal ke rekening control
piutang dan rekening control kas, mencocokkan rekening kontrol piutang dengan ringkasan buku besar pembantu piutang dan arsip dari dokumen jurnal.
Departemen pengawasan
Secara berkala mingguan atau bulanan petugas pengawasan dari departemen pengawasan atau karyawan yang tidak terkait dengan prosedur
penerimaan tunai mencocokkan penerimaan tunai dengan membandingkan dokumen-dokumen berikut :
1. Salinan dari bukti pembayaran 2. Slip setoran bank yang diterima dari bank
3. Dokumen jurnal dari departemen penerimaan tunai dan departemen piutang.
Universitas Sumatera Utara
E. Pengawasan Intern Penjualan Kredit
