D. Prosedur Penagihan Piutang dan Penerimaan Kas
1. Prosedur Penagihan Piutang
Sumber penerimaan kas suatu perusahaan yang umumnya melakukan penjualan secara kredit adalah berasal dari pelunasan piutang para debiturnya.
Mulyadi 2001: 482 menyatakan bahwa “Penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui berbagai cara : 1 melalui penagih perusahaan, 2 melalui pos,
3 melalui lock-box-collection plan “.
1. Prosedur penagihan piutang melalui penagih perusahaan :
Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan.
Bagian penagihan mengirimkan penagih, yang merupakan karyawan
perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada debitur.
Bagian penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan remmittance advice dari debitur.
Bagian penagihan menyerahkan cek kepada bagian kasa.
Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian
piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang.
Bagian kasa mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur.
Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut
dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang.
Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur.
Universitas Sumatera Utara
Flowchart prosedur penjualan kredit seperti yang dijabarkan diatas disajikan dalam lampiran.
2. Prosedur penagihan piutang melalui pos:
Bagian penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi penjualan kredit terjadi.
Debitur mengirim cek atas nama yang dilampiri surat pemberitahuan
melalui pos.
Bagian sekretariat menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan remmittance advice dari debitur.
Bagian sekretariat menyerahkan cek kepada bagian kasa.
Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian
piutang untuk kepentingan posting kedalam kartu piutang.
Bagian kasa mengirim kuitansi kepada debitur sebagai tanda terima pembayaran dari debitur.
Bagian kasa menyetorkan cek ke bank,setelah cek atas cek tersebut
dilakukan endorsement oleh pihak yang berwenang.
Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur. Flowchart prosedur penjualan kredit seperti yang dijabarkan diatas
disajikan dalam lampiran. 3. Lock Box Collection Plan
Lock box adalah suatu alamat pos dimana pelanggan mengirim cek dan surat pemberitahuannya. Lock-box-collection plan dapat mengatasi masalah
perusahaan yang debiturnya tersebar luas di berbagai daerah geografis dengan
Universitas Sumatera Utara
pembuatan post-office box PO Box di kota yang jumlah debiturnya banyak. Perusahaan kemudian membuka rekening giro di bank yang terletak di kota yang
sama dengan PO Box tersebut. Prosedur penagihan piutang melalui lock-box-collection plan :
Bagian penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur
pada saat transaksi penjualan kredit terjadi.
Debitur melaksanakan pembayaran utangnya pada saat faktur jatuh tempo dengan mengirimkan cek dan surat pemberitahuan kepada PO
Box di kota terdekat.
Bank membuka PO Box dan mengumpulkan cek dan surat pemberitahuan yang diterima oleh perusahaan.
Bank membuat daftar surat pemberitahuan. Dokumen inidilampiri
dengan surat pemberitahuan dikirimkan oleh bank ke bagian sekretariat.
Bank mengurus check clearing.
Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian
piutang untuk mengkredit rekening pembantu piutang debitur tersebut.
Bagian sekretariat menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke bagian kasa.
Bagian kasa menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke bagian jurnal
untuk dicatat di dalam jurnal penerimaan kas. Flowchart prosedur penjualan kredit seperti yang dijabarkan diatas
disajikan dalam lampiran.
Universitas Sumatera Utara
Kebanyakan pelanggan akan melunasi saldo utang mereka ataupun melakukan pembayaran angsuran setelah menerima pernyataan piutang yang
biasanya dikirim oleh perusahaan setiap bulan atau yang disebut dengan monthly statement.
Pernyataan piutang menurut Mulyadi 2001 : 270 adalah “ formulir yang menyajikan jumlah kewajiban debitur pada tanggal tertentu dan dalam
pernyataan piutang bentuk tertentu disertai dengan rinciannya “. Bentuk pernyataan piutang perusahaan tergantung pada cara perusahaan memutakhirkan
catatan piutangnya. Penyesuaian saldo piutang dapat dilakukan dengan dua metode, yaitu dengan metode open invoice dan dengan metode balance forward.
Perbedaannya terletak pada kapan pelanggan melakukan pembayaran, bagaimana pembayaran itu diaplikasikan untuk memutakhirkan catatan piutang dan format
dari pernyataan piutang yang dikirim kepada pelanggan. Dengan metode open invoice, pelanggan membayar per faktur. Dua
salinan faktur dikirim kepada pelanggan dan satu salinan yang disebut dengan surat pemberitahuan akan dikirim kembali pada saat pembayaran. Pernyataan
piutang dalam metode ini berisi daftar faktur-faktur yang belum dilunasi oleh debitur pada tanggal tertentu disertai dengan tanggal faktur dan jumlah rupiahnya.
Dengan metode balance forward, pelanggan membayar berdasarkan jumlah yang tertera pada pernyataan piutang. Pernyataan piutang berisi daftar
penjualan dan pembayaran yang terjadi bulan sebelumnya dan saldo piutang pelanggan. Pernyataan piutang biasanya memuat bagian yang bisa dirobek yang
berisi informasi mengenai nama pelanggan, nomor rekeningnya dan saldo piutang.
Universitas Sumatera Utara
Pada saat pembayaran, pelanggan akan diminta mengembalikan potongan ini yang berfungsi sebagai surat pemberitahuan.
Supaya arus penerimaan kas lebih seragam pada metode balance forward, perusahaan dapat melakukan penagihan bersiklus cycle billing untuk
mempersiapkan dan mengirimkan pernyataan piutang kepada pelanggan. Jika semua pelanggan dikirimi pernyataan piutang pada akhir bulan, pekerjaan
memposting media ke dalam pernyataan piutang dan kartu piutang akan menumpuk pada akhir bulan. Demikian juga arus penerimaan kas sepanjang bulan
tidak akan seragam. Dalam metode penagihan bersiklus, pekerjaanposting ke dalam kartu piutang dan pernyataan piutang tersebar merata ke dalam hari kerja
selama sebulan. Setiap pelanggan akan menerima pernyataan piutang pada tanggal hari kerja yang sama setiap bulan dan harus membayar tagihan mereka dalam
jangka waktu tertentu setelah mereka menerima tagihan. Bagi pelanggan yang terlambat membayar, umumnya akan diberi
peringatan kedua mengenai saldo yang jatuh tempo. Selanjutnya peringatan terakhir deliquency notice mungkin dikirimkan. Jika pembayaran masih belum
diterima, perusahaan dapat menyewa biro penagihan, menggunakan jasa anak piutang factoring , atau akhirnya menghapus saldo tersebut.
2. Prosedur Penerimaan Kas
Kategori