Pengawasan Intern Penjualan Kredit

E. Pengawasan Intern Penjualan Kredit

Setiap kegiatan membutuhkan sistim pengawasan yang berlainan sesuai dengan jenis kegiatan. Suatu sistim pengawasan adalah efektif, bilamana sistim pengawasan itu memenuhi prinsip fleksibel. Ini berarti bahwa sistim pengawasan itu tetap dapat dipergunakan, meskipun terjadi perubahan-perubahan terhadap rencana diluardugaan. Demikian halnya dalam aktivitas penjualan kredit memerlukan petunjuk-petunjuk sebagai pengawas yang akan mengarahkan seluruh aktivitas penjualan kredit ke proses penjulan kredit yang sebenarnya. Menurut Mulyadi 2001:220 “untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern yang diterapkan dalam sistem penjualan kredit, unsur pokok pengendalian intern terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta praktik yang sehat”. Unsur pengendalian intern penjualan kredit tersebut dijelaskan sebagai berikut. Organisasi 1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit 2. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit 3. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas. 4. Transaksi penjualan kredit harsu dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredity yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut. Universitas Sumatera Utara Sistim Otorisasi dan Prosedur Pencacatan 5. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman. 6. Persetujuan pemberian kredit oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy yang merupakan tembusan surat order pengiriman 7. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman. 8. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengankutan barang, dan potongan penjualan berada ditangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal terseut. 9. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubukan tanda tangan pada faktur penjualan. 10. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas,dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber faktur penjualan, bukti masuk kas, dan memo kredit 11. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat. Praktik yang Sehat 12. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan, Universitas Sumatera Utara 13. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan. 14. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang account receivable kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut 15. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar. Pemisahan tugas memastikan bahwa tidak ada satu orang atau departemen pun yang akan melakukan semua proses dan otorisasi secara keseluruhan dalam aktivitas penjualan kredit. Bagian yang akan melakukan otorisasi transaksi harus terpisah dengan bagian yang memproses transaksi. Dalam transaksi kredit, departemen kredit terpisah dari departemen-departemen lainnya karena harus memperoleh otorisasi dari departemen tertentu serta persetujuan dari lembaga leasing yang menjadi pembiaya kredit pemohon. Selain pemisahan tugas, diperlukan juga pengawasan atas pesanan selama entri pesanan penjualan. Adanya pesanan yang batal atau tidak akuratnya data tentang pemohon akan menimbulkan inefisiensi karena perlunya menghubungi kembali customer, pembatalan entri pesanan penjualan, menghubungi kembali leasing yang bersedia menerima permohonan kredit customer, serta dapat mempengaruhi persepsi pelanggan terhadap perusahaan. Pengawasan internal yang efektif sangat dibutuhkan dalam hal pesanan penjualan kredit mulai dari order penjualan kredit oleh pelanggan, otorisasi entri penjualan kredit hingga persetujuan leasing sebagai pembiaya permohonan kredit. Universitas Sumatera Utara Pengawasan ini dibutuhkan untuk mengatasi keadaan yang tidak diinginkan seperti pembatalan entri penjualan, menghilangkan persepsi customer yang kurang baik serta keteraturan dan kerapian performance cabang.

F. Pengawasan Intern Penerimaan Kas