e Mengadakan peralatan kantor.
f Mengadakan pemeliharaan gedung dan aktiva lainnya.
g Menilai prestasi kerja karyawan.
Kepala administrasi dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh supervisor administrasi, administrasi unit penjualan, administrasi STNKBPKP,
administrasi gudang unit, administrasi indirect, billing service, administrasi service, administrasi part dan kasir.
C. Departemen Bengkel
Bengkel AUTO 2000 Cabang Sisingamangaraja Medan didirikan untuk mendukung penjualan kendaraan merek Toyota perusahaan yaitu dengan
memberikan pelayanan perbaikan kendaraan pelanggan dan juga menyediakan suku cadang yang diperlukan pelanggan. Departemen bengkel dipimpin oleh
seorang kepala bengkel, yang dalam menjalankan tugasnya bertanggung jawab kepada kepala cabang.
Tugas dan tanggung jawab kepala bengkel adalah: a Mengatur
kebijaksanaan perusahaan di bidang servis.
b Meningkatkan mutu servis.
c Mengatur dan mengawasi seluruh kegiatan servis secara umum.
d Merencanakan pengadaan suku cadang.
Kepala bengkel dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh supervisor bengkel, instruktur, foreman, mekanik, service advisor, koordinator THS, mekanik THS,
PDC, lubing, washing, valet service, service plus, partman, dan part counter.
Universitas Sumatera Utara
Untuk lebih jelasnya lagi dapat dilihat melalui bagan struktur organisasi AUTO 2000 Cabang Sisingamangaraja Medan pada lampiran.
B. Prosedur Penjualan Kredit
Prosedur penjualan kredit pada PT. Toyota Sales Operation Auto 2000 SM. Raja sangat erat kaitannya dengan vendor yang menangani pembiayaan
kredit customer pelanggan yang dinamakan leasing yang menjadi mitra bisnis PT. Toyota Sales Operation Auto 2000 SM. Raja dalam pembiayaan kredit. Baik
Auto 2000 SM. Raja maupun leasing yang ditunjuk sebagai pembiaya kredit harus sama-sama memberikan penilaian terhadap customer pelanggan apakah
menyetujui permohonan kredit dari customer atau tidak. Prosedur penjualan kredit pada PT. Toyota Sales Operation Auto 2000
SM. Raja adalah sebagi berikut : 1.
Perusahaan biasanya menerima order customer pelanggan melalui wiraniaga baik dilapangan Salesman , melalui telepon, ataupun
pelanggan langsung mendatangi kantor perusahaan. Penerimaan pesanan dan pengusulan kredit dilakukan oleh bagian order penjualan Counter
Sales . 2.
Bagian order penjualan Counter Sales Salesman membuat surat pesanan kendaraan SPK setelah lebih dahulu customer memastikan unit
kendaraan yang akan dibeli. 3.
Bagian order penjualan akan mengajukan kredit yang diinginkan customer yang meliputi :
Universitas Sumatera Utara
- Berapa besar jumlah DP Down Payment yang akan dibayarkan customer
- Menentukan leasing mana yang akan dipilih customer setelah
salesman counter sales memberi pilihan leasing yang akan menjadi pelaksana pembiayaan kredit. Dalam hal ini salesman
counter sales juga mengajukan leasing ACC Astra Credit Company sebagai leasing yang akan menjadi pelaksana
pembiayaan kredit. ACC merupakan leasing mitra bisnis Auto 2000 SM. Raja yang berada dibawah naungan Astra Group. Akan
tetapi seluruhnya diserahkan kepada customer leasing mana yang dipilih yang akan menjadi pelaksana pembiayaan kreditnya. Selain
ACC, terdapat juga Oto Multiartha, Dipo Star ataupun pihak-pihak Bank yang mampu menjadi pembiaya kredit seperti BCA, ataupun
Panin Bank -
Tenor lama waktu kredit. Lama waktu kredit akan mempengaruhi angsuran per bulan maupun total pembayaran yang
akan dibayarkan oleh customer. -
Jenis Asuransi yang diinginkan customer. Apakah All Risk, TLO Total Lost ataupun kombinasi All Risk dengan TLO. Selain
asuran si All Risk, biasanya customer lebih memilih kombinasi antara All Risk tahun I dan tahun berikutnya adalah Total Lost
TLO .
Universitas Sumatera Utara
- Menghitung berapa total pembayaran yang akan dibayarkan
customer maupun angsuran per bulannya. 4.
Setelah terjadi kesepakatan kredit, maka customer akan dihadapkan kepada pihak leasing yang telah dipilih customer untuk melengkapi
berkas-berkas yang harus dipenuhi customer agar dapat diterima pengajuan kreditnya. Adapun berkas-berkas yang dibutuhkan yaitu :
- Fotocopy Kartu Keluarga KK
- Fotocopy Kartu Tanda Penduduk KTP suami-istri
- Rekening Koran Tagihan Listrik
- Slip Gaji Fotocopy Tabungan 3 tiga bulan terakhir
5. Setelah berkas-berkas yang dibutuhkan dipenuhi, pihak leasing akan
melakukan survey. Survey inidibagi menjadi 2 dua yang antara lain : 1.
Survey melalui telephon yang meliputi : -
memastikan alamat tempat tinggal, nomor telepon rumah HP -
Jenis pekerjaan customer sebagai yang mengajukan permohonan kredit, jabatan maupun penghasilan per bulan
- Jenis usaha lain yang menambah pendapatan secara rutin
2. Survey yang dilakukan surveyor.
Surveyor langsung terjun kelapangan untuk memastikan alamat tempat tinggal customer pemohon kredit.
6. Penandatangan perjanjian kontrak kredit antara customer pelanggan
dengan pihak leasing. Dalam hal ini customer harus terlebih dahulu membayar total pembayaran yang telah ditetapkan. Perhitungan yang
Universitas Sumatera Utara
terdapat di SPK DP, Angsuran maupun Total Bayar harus sama dan sesuai dengan perhitungan yang ada di kontrak.
7. Setelah kontrak perjanjian kredit telah ditandatangani oleh customer,
selanjutnya kontrak perjanjian akan diserahkan kepada bagian administrasi Auto 2000 SM. Raja yang menangani kontrak kredit. Kontrak perjanjian
akan ditandatangani oleh pihak yang berwenang di Auto 2000 SM. Raja yang dalam hal ini dilaksanakan oleh Kepala Cabang ADH. .
8. Jika kontrak telah selesai ditandatangi oleh pihak-pihak yang telah
ditentukan, bagian order penjualan salesman counter sales akan melakukan entry SPK atas unit tersebut menjadi unit yang telah terjual
dengan melakukan entry DO Delivery Order . Cetakan DO ini nantinya harus ditandatangai oleh Customer Pelanggan, Wiraniaga maupun Kepala
Cabang ADH. 9.
Test drive unit kendaraan yang telah dijual, pemeriksaan kelengkapan kendaraan hingga keluarnya delivery kendaraan oleh customer. Dalam
hal pengeluaran unit kendaraan, salesman counter sales harus menandatangi BAPK Berita Acara Penyerahan Kendaraan bekerjasama
dengan pihak PDC Pre Delivery Centre dan harus ditandatangani oleh Kacab ADH Administration Head . Berita Acara Penyerahan
Kendaraan ini harus ditunjukkan diserahkan kepada pihak Satpam. Ini dilakukan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.
Setelah disetujuinya permohonan kredit customer oleh pihak leasing, demikian juga pihak leasing dengan Auto 2000 SM. Raja dalam hal pembayaran
Universitas Sumatera Utara
kekurangan customer, maka segala bentuk pembayaran customer terhadap leasing per bulannya menjadi tanggungjawab customer kepada leasing dan bukan lagi
menjadi tanggungjawab Auto 2000 SM. Raja. Dengan disetujuinya perjanjian kredit customer, maka otomatis Auto 2000 SM. Raja mempunyai piutang terhadap
leasing yang setuju menjadi pembiaya kredit dan pihak leasing mempunyai kewajiban membayar kekurangan customer kepada Auto 2000 SM. Raja.
C. Prosedur Penagihan Piutang dan Penerimaan Kas
