ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi. Fungsi pemeriksa intern berada di tangan bagian pemeriksa intern.
2. Dokumen dan Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penagihan piutang adalah : a.
Surat pemberitahuan b.
Daftar surat pemberitahuan c.
Bukti setor bank d.
Kuitansi
a. Surat Pemberitahuan Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran
yang dilakukannya. Surat pemberitahuan ini biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur yang dikirimkan melalui penagih perusahaan atau
pos bersama dengan cek. Bagi perusahaan yang menerima kas dari piutang, surat pemberitahuan ini digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan
berkurangnya piutang di dalam kartu piutang. Surat pemberitahuan juga dapat berupa salinan faktur tagihan perusahaan atau potongan pernyataan piutang yang
dikirim perusahaan. b.
Daftar Surat Pemberitahuan Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang
dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos, fungsi sekretariat bertugas membuka surat dan
memisahkan surat pemberitahuan dengan cek, serta membuat daftar surat
Universitas Sumatera Utara
pemberitahuan yang diterima. Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan, pembuatan daftar surat pemberitahuan dilakukan
oleh fungsi penagihan. Daftar surat pemberitahuan dikirimkan ke fungsi kas untuk membuat bukti setor bank dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen
pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas kedalam jurnal penerimaan kas.
c. Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang
diterima dari piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari piutang ke bank. Dua
lembur tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh
fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang ke
dalam jurnal penerimaan kas. b.
Kuitansi Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh
perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka. Kuitansi sebagai tanda penerimaan kas ini dibuat dalam sistem perbankan yang
tidak mengembalikan cancelled check kepada pembuat cek check issuer. Jika cancelled check dikembalikan kepada check issuer, kuitansi sebagai tanda
penerimaan kas digantikan fungsinya oleh cancelled check. Adapun yang dimaksud dengan cancelled check adalah “cek yang telah digunakan untuk
Universitas Sumatera Utara
membayar dan oleh penerima cek telah diuangkan atau dicairkan ke bank” Mulyadi, 2001:483.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam penagihan piutang adalah : a.
Jurnal penjualan b.
Jurnal return penjualan c.
Jurnal umum d.
Jurnal penerimaan kas e.
Kartu piutang
Untuk seluruh aktifitas penerimaan kas dari piutang, dibutuhkan suatu pengawasan intern demi menjaga keamanan kas dari bentuk-bentuk pencurian
maupun penyelewengan. Mulyadi berpendapat 2001:490, “unsur pengendalian intern dalam sistim penerimaan kas dari piutang terdiri dari : organisasi, sistim
otorisasi dan prosedur pencatatan dan praktik yang sehat”.
Organisasi
a. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi
penerimaan kas b.
Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
Sistim Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
c. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas
nama atau dengan cara pemindahbukuan bilyet giro
Universitas Sumatera Utara
d. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang
yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. e.
Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi bagian piutang harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari
dibitur.
Praktek yang Sehat
f. Hasil penghitungan kas harus direkam dalam berita acara penghitungan
kas dan disetor penuh ke bank dengan segera. g.
Para penagih dan kasir harus diasuransikan fidelity bond insurance h.
Kas dalam perjalanan baik yang ada ditangan bagian kasa maupun di tangan penagih perusahaan harus diasuransikan cash-in-safe dan cash-
intrnsit insurance
Universitas Sumatera Utara
BAB III METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Penelitian yang dilakukan berupa studi deskriptif yang menguraikan tentang sifat-sifat dan keadaan sebenarnya dari suatu objek penelitian
1. Tempat dan waktu Penelitian
Penelitian dilakukan pada PT Toyota Sales Operation Auto 2000 SM. Raja Medan.
B. Jenis Data
Jenis data yang dikumpulkan penulis adalah data yang bersifat kuantitatif dan kualitatif yang terdiri dari
:
a. Data Primer Data primer merupakan data yang diambil lansung dari PT Toyota Sales
Operation Auto 2000 SM. Raja Medan berupa data-data yang masih akan diolah lebih lanjut oleh penulis berupa hasil wawancara dengan
pihak perusahaan dan hasil observasi. b. Data Sekunder
Merupakan data yang bersumber dari perusahaan yang sudah diolah dan terdokumentasikan yaitu berupa pengumpulan literatur, tulisan, ilmiah,
dan sumber lainnya yang berhubungan dengan objek penelitian seperti
Universitas Sumatera Utara
