1. Tergantung banyak pekerjaan yang ada di hotel.
2. Sistem standart hotel yang dianut.
3. Cara pembagian pekerjaan atau tugas-tugas yang ada di dalam bagian.
Struktur organisasi di Front Office pun tergantung dari besar kecilnya hotel. Semakin besar suatu hotel, maka semakin lengkap departemen atau seksi yang ada di
dalamnya, dan sebaliknya semakin kecil sebuah hotel, maka semakin banyak posisi yang bisa dirangkap oleh staff sehingga struktur organisasinya menjadi semakin
sederhana. Sambodo dan Bagyono, 2006:85
2.4 Job Description Pada Bagian Front Office Department
Berikut ini beberapa contoh uraian pekerjaan dan cakupan pekerjaan berbagai personel pada Front Office Department. Job Description ini merupakan dasar yang
dalam penerapannya di lapangan dapat diubah atau disesuaikan dengan kondisi setempat.
2.4.1 Front Office Manager
Tugas Pokok: • Menyeleksi, menempatkan, melatih, dan mengevaluasi karyawan Front Office.
• Memastikan bahwa semua staff Front Office menguasai sistem komputer hotel, etika dalam menerima telepon, dan standar-standar yang ada di hotel.
• Menjaga keharmonisan kerja dengan Departemen Sales and Marketing tentang up-selling dan penanganan tamu secara khusus.
Universitas Sumatera Utara
• Menyambut tamu VIP. • Menangani komplin tamu yang tidak dapat diselesaikan oleh staff Front Office.
• Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian, maupun untungrugi atau Profit and Loss Front Office.
• Menjaga kedisiplinan staff Front Office dengan memberikan peringatan dan sanksi bagi yang melanggar.
• Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan Departemen Front Office dan memberikan reward khusus untuk yang berprestasi.
• Membuat budget tahunan, menganalisis operasi dan pendapatan hotel secara harian dari sisi kamar.
2.4.2 Assistant Front Office Manager
Tugas Pokok: • Membantu pekerjaan Front Office Manager dalam hal kontrol dan administrasi.
• Membuat jadwal kerja Duty Manager, Recepsionist, Telephone Operator. • Memantau operasional di Front Office.
• Mengarahkan dan supervisi terhadap pekerjaan Recepsionist dan Concierge. • Memimpin briefing pada waktu shift malam.
• Terjun ke operasional pada saat ramai tamu. • Menghadiri briefing pagi hotel, mewakili Front Office Manager jika berhalangan
hadir. • Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan.
Universitas Sumatera Utara
2.4.3 Night Manager
Tugas Pokok : • Mengontrol operasional kantor pada malam hari sampai pagi hari.
• Mengontrol operasional seluruh hotel pada malam hari. • Menyiapkan laporan pendapatan hotel pada hari itu.
• Menangani keluhan tamu pada malam hari. • Menjadi Chief of Fire Brigade bila sewaktu-waktu terjadi kebakaran pada malam
hari. • Menandatangani setiap pengeluaran maupun uang yang terjadi pada malam hari
dengan membuat laporan pertanggungjawaban untuk shift pagi dan siang hari.
2.4.4 Duty Manager
